Nom & Administration Coordinator

Sailun Tire Mexico – Coordinador de NOM y Administración

Reporta a – Gerente de Operaciones

Resumen y objetivo

El Coordinador de NOM y Administración coordina la documentación, las solicitudes, la organización de pruebas y el seguimiento necesarios para la certificación de productos conforme a las Normas Oficiales Mexicanas (NOM), y brinda apoyo administrativo diario a STMX. Colabora con STA, equipos internos, laboratorios, organismos de certificación y prestadores de servicios para mantener registros precisos, cumplir los plazos y apoyar las operaciones del negocio. Se requiere una comunicación eficaz en inglés, tanto oral como escrita, para interactuar directamente con colegas regionales e internacionales.

Funciones principales

Coordinación de certificaciones NOM

• Coordinar solicitudes, renovaciones, modificaciones y otras actividades necesarias para mantener las certificaciones NOM aplicables a los productos.
• Recopilar, verificar la integridad y organizar las especificaciones de productos, documentos técnicos, informes de pruebas y registros de respaldo proporcionados por fabricantes y equipos internos.
• Servir de enlace con organismos de certificación, laboratorios y especialistas internos para confirmar los requisitos documentales, los pasos de presentación, los costos y los plazos.
• Coordinar muestras de productos y la organización de pruebas con proveedores, equipos de logística y laboratorios; dar seguimiento al avance y a los requisitos pendientes.
• Mantener un registro de certificaciones que incluya productos cubiertos, referencias de certificados, fechas de vigencia, hitos de renovación, responsables y estado actual.
• Dar seguimiento a consultas, documentos faltantes, resultados de pruebas y acciones correctivas; informar oportunamente al Gerente de Operaciones sobre retrasos o posibles brechas en la cobertura de certificación.
• Coordinarse con Ventas, Logística y otras áreas pertinentes para comunicar el estado de las certificaciones y proporcionar la documentación vigente necesaria para sus actividades.
• Monitorear las actualizaciones comunicadas por los organismos de certificación y las fuentes oficiales pertinentes; coordinar la evaluación de su impacto con el Gerente de Operaciones y los especialistas técnicos o de cumplimiento correspondientes.
• Apoyar revisiones, inspecciones y auditorías de certificación mediante la organización de registros y el seguimiento al cierre de las acciones asignadas.

Administración y apoyo operativo

• Brindar apoyo administrativo al Gerente de Operaciones y coordinar las necesidades habituales de oficina, suministros, solicitudes de servicio y seguimiento a proveedores.
• Preparar correspondencia, informes, presentaciones, materiales para reuniones y registros administrativos en español e inglés.
• Coordinar reuniones, documentar decisiones y acciones, y dar seguimiento a los plazos asignados.
• Recopilar cotizaciones y coordinar solicitudes de compra, facturas, documentación de gastos y seguimiento de pagos con Finanzas, conforme a los procedimientos de autorización.
• Mantener archivos electrónicos organizados de certificaciones, proveedores, gastos y administración operativa, con controles de acceso y gestión de versiones adecuados.
• Coordinarse con STA y otros equipos internos para resolver solicitudes administrativas y asegurar el flujo oportuno de información.
• Manejar con discreción la información comercial, financiera y corporativa de carácter confidencial.
• Realizar otras funciones según se requiera.

Viajes

• No se requiere viajar.

Habilidades y competencias

• Conocimiento práctico de los procesos de certificación NOM de productos, incluida la documentación, presentación de solicitudes, renovaciones, registros de certificación y coordinación con laboratorios y organismos de certificación.
• Capacidad para revisar con precisión documentos administrativos y de certificación, mantener registros completos y actualizados, dar seguimiento a los plazos y comunicar oportunamente los riesgos o requisitos pendientes al responsable correspondiente.
• Sólida organización, atención al detalle y seguimiento, con capacidad para gestionar múltiples solicitudes de certificación y prioridades administrativas.
• Habilidades de comunicación clara y desarrollo de relaciones de trabajo, con capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar con Operaciones, Finanzas, Ventas, Logística, STA y proveedores externos.
• Manejo de Microsoft Excel, Word, Outlook y herramientas de gestión documental; se valorará el conocimiento de sistemas ERP o de compras.
• Dominio profesional del español y nivel funcional de inglés oral y escrito para el trabajo, incluida la capacidad para participar