Pasantía en Registro y Mantenimiento de Archivo

hace 4 semanas

Ciudad de México, Ciudad de México UNHCR A tiempo completo
Hardship Level: A (least hardship) Family Type: Family Staff Member / Affiliate Type: Internship Target Start Date: Not specified Job Posting End Date: May 30, 2024 Terms of Reference


• This position is open to internal and external candidates who are legally present in Mexico at the time of application, recruitment, and hire. Only Mexican nationals or individuals with permanent residency or valid work permits in Mexico will be considered eligible.


• Vaccination against COVID-19 is mandatory for all UNHCR staff and affiliates, including interns, regardless of the contract terms. Proof of vaccination must be provided prior to recruitment.


• Applications are welcome from all qualified candidates without discrimination based on race, color, gender, nationality, age, religion, disability, sexual orientation, or gender identity.


• Only short-listed candidates will be contacted. The recruitment process may involve written tests and/or oral interviews. Late applications will not be accepted.


• UNHCR does not charge any fees at any stage of the recruitment process.


• This internship position is offered until 31/12/2024 with a possibility of extension.

Unidades de Administración (1) y Recursos Humanos (1)
ACNUR, the United Nations Refugee Agency, is offering 2 full-time internships in the Administration and Human Resources Units at the ACNUR Headquarters in Mexico City.

Established in December 1950, ACNUR is a global organization dedicated to saving lives, protecting rights, and building a better future for asylum seekers, refugees, returnees, internally displaced communities, and stateless persons. Each year, millions are forced to flee their homes to escape conflicts and persecutions. ACNUR currently operates in over 130 countries, leveraging its vast experience to protect and assist millions of people.

Title: Internship in Registry and Archive Maintenance
Duty Station: Mexico City
Duration: 6 months
Contract Type: Internship
Start Date: June 1

Organizational Context
ACNUR, the United Nations Refugee Agency, is offering an internship with the Administration and Human Resources Units in Mexico City. This exciting opportunity provides a unique chance to gain work experience with ACNUR in the field of document management and information analysis to support initiatives worldwide.

The Position

The overall goal of the Internship in Registry and Archive Maintenance is to support the operations of the Administration and Human Resources areas by managing, organizing, and systematizing information at the ACNUR Office in Mexico City, Mexico. The selected individual will work with the Administration (1) and Human Resources (1) Units for an initial period of 6 months. We are seeking a young professional, dynamic and skilled, with analytical thinking and some experience in improving archive maintenance processes. The ideal candidate should be independent, results-oriented, highly motivated, and possess strong teamwork skills.

Duties and Responsibilities

Under the guidance of the Administration Officer and Human Resources Officer, the Intern in Registry and Archive Maintenance will be responsible for:

Administration Internship:


• Maintaining unit work records, creating files for correspondence, reports, and confidential files;

• Organizing and forwarding dispatched file records and keeping their record;

• Updating the unit's file system and coding material related to various subjects;

• Liaising with other ACNUR units as per the supervisor's instructions;

• Document digitization;

• Ensuring an orderly and systematic filing system for timely use;

• Following ACNUR's file policy and making recommendations regarding the file system's organization;

• Organizing, storing, preserving, protecting, and disposing of office records following ACNUR's Records and Archives procedures;

Human Resources Internship:


• Organizing recruitment documentation (CARs, Interview Reports, PHFs, written tests, and recruitment process documentation) and digitizing them for preservation and dissemination when necessary.

• Organizing digital folders and ensuring that documentation is orderly and complete. Tracking missing files.

• Archiving documents in the physical file and entering information into databases.

• Ensuring an organized and systematic filing system (active and passive) for efficient and timely file retrieval.

• Ensuring new file movements are correctly recorded.

• Ensuring the general maintenance and proper functioning of the Unit's file system; physical disposition, cleanliness, and taking necessary actions to ensure file integrity and security.

Minimum Qualifications Required

To be eligible for the internship, candidates must meet the following requirements:


• Recent graduates (completed studies at least 2 years ago) or current undergraduate students at a university or higher education institution accredited by IAU/UNESCO;

• Completed at least two years of university studies in Library Science, Archival Science, Administration, or related fields.

NOTE: Individuals with immediate family members employed by ACNUR, including those on Temporary or Affiliate contracts, are not eligible for internships.

Desired Qualifications and Competencies


• Proficiency in MS Office technology.

• Excellent attitude and teamwork skills.

• Proficiency in speaking, reading, and writing in Spanish and English.

Conditions

This is a full-time internship with a schedule of 8:30 am to 5:00 pm from Monday to Thursday and 9:00 am to 2:30 pm on Fridays (35 hours per week). The selected candidate will be based in Mexico City to support the team.
Allowance: Interns without external financial support will receive a subsidy to partially cover food, local transportation, and accommodation expenses.

How to Apply
Interested candidates should apply through the provided portal.
The ACNUR workforce comprises diverse nationalities, cultures, languages, and opinions. ACNUR aims to maintain and enhance this diversity to ensure equal opportunities and an inclusive working environment for all. Applications from qualified candidates are encouraged, regardless of race, color, gender, nationality, age, religion, disability, sexual orientation, or gender identity.

ACNUR does not charge fees at any stage of the recruitment process.
Applications from refugees or stateless individuals are welcome.

Standard Job Description Required Languages Desired Languages Additional Qualifications

Skills
Education
Certifications
Work Experience

Other Information

This position does not require a functional clearance.

Home-Based

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