Oficial De Soporte

Department**Mexico**Workplace**Reynosa, Tamaulipas**Contract Type**National contract**Posted**06 Nov ******Expires**24 Nov ********TÉRMINOS DE REFERENCIA****VACANTE: OFICIAL DE SOPORTE****INTRODUCCIÓN**El Consejo Danés para Refugiados (DRC) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia con un enfoque basado en derechos para las **personas refugiadas, solicitantes de asilo, desplazadas internas, retornadas y otras personas en movilidad, además de poblaciones locales vulnerables/comunidades de acogida**.**CONTEXTO****OBJETIVO GENERAL DEL CARGO**Bajo la supervisión directa del Base Manager, el Oficial de soporte.Será responsable de dar apoyo Administrativo, Financiero y logístico en la base de Tamaulipas con la finalidad de lograr el buen funcionamiento de la oficina.**OBJETIVO GENERAL DEL CARGO**Cadena de Suministros:- Proporcionar apoyo en la gestión de solicitudes de compra (PR) y requisición de servicios profesionales relevantes para los programas de DRC en la oficina de Terreno.- Preparar toda la documentación relevante para DRC y garantizar un apoyo adecuado, incluyendo una correcta documentación de acuerdo con los procesos establecidos de adquisiciones, selección de proveedores, elaboración de contratos y toda la documentación relacionada para la correcta implementación de las compras y/o servicios solicitados.- Recopilar cotizaciones de proveedores, hacer análisis de ofertas y dar seguimiento de las compras / contratos con proveedores según lo indique las necesidades de la operación de Tamaulipas.- Realizar un seguimiento del estado de Solicitud de Compra y mantiene al(los) solicitante(s) al tanto del tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas.- Gestiona el inventario de suministros de oficina y consumibles, así mismo planifica compras trimestrales, semestrales y/o anuales para los insumos de oficina.- Mantener y actualizar un sistema de archivo digital de documentos que respalden las adquisiciones.- Producción de informes mensuales de adquisiciones (Informe de valor de PR, Rastreador de compras), activos y IT solicitados por la oficina de coordinación del país.- Prepare y presentar el listado de pagos que se requieren tramitar con el departamento de finanzas Cualquier otra tarea que le asigne el Gerente de Línea / Técnico.Inventarios:- Llevar a cabo un inventario (semestral) de todos los artículos del almacén.- Asegurarse de que todos los artículos en el almacén estén correctamente almacenados, apilados y contabilizados con precisión en todo momento.Gestión de vehículos:- Requisita los reportes de utilización del vehículo según los estándares establecidos por DRC- Apoyar en la planificación de rutas de desplazamiento, considerando distancias, tiempos, condiciones de las vialidades, entre otras.- Reportar cualquier incidente o situación fuera de normativa presentando en el uso del vehículo.Finanzas:- Dar soporte mensual al oficial de finanzas para llevar el control de anticipos logísticos y programáticos de la base- Dar soporte al equipo de programas para cerrar los reportes de viaje y gastos reembolsables.- Apoyar a los oficiales con la solicitud de información financiera y logística para las auditorias de donantes/ HQ.- Da seguimiento presupuestal a los gastos de soporte relacionados a la base y a los proyectos asignados a la oficina de Reynosa.Otras actividades administrativas:- Da soporte al oficial de RH en la aplicación de pruebas y entrevistas presenciales en la base.- Apoya en el proceso de inducción del nuevo personal.- Se encargada de dar seguimiento a la actualización de las computadoras y/o equipos IT asignadas a la base, realizando la limpieza/formateo de estos y gestiona las reparaciones en caso de ser necesario.- Organiza la logística del personal que viaja a la base, esto incluye reservación de hoteles, traslados internos- En conjunto con el gerente base organiza la logística del personal programático que viaja otras localidades cercanas.**Experiência Técnica y Competencias**- Mínimo 2 años de experiência en áreas administrativas, preferiblemente 1 año de experiência en finanzas y logística en organizaciones humanitarias- Máximo nível de respeto e integridad con clientes internos y externos de la organización- Orientación a la resolución de problemas- Capacidad de trabajo bajo estrés- Excelente manejo con herramientas tecnológicas- Manejo intermedio en MS Word, Excel y PowerPoint- Conocimientos básicos de finanzas y gestión de compras.- Motivación por el sector humanitario- Buena comunicación**Educación**:- Diploma o Título universitario en Administración de Empresas / Logística / Comercio Internacional / Contaduría o su equivalente en experiência.**Lenguajes**:- Deseable dominio básico