Personal Assistant

Asistente de Dirección Comercial / Acceso / Government Affairs (CDMX)**Responsabilidades**:- Prepara documentos y materiales de presentación; responde a la correspondencia, consultas y llamadas entrantes; realiza borradores de cartas y comunicados oficiales; organiza y asiste a reuniones; toma y distribuye las actas.Capaz de expresarse en su propio idioma y en inglés.- Gestiona las citas y programas de los ejecutivos y realiza los preparativos de los viajes para hacer un uso adecuado del tiempo- Recopila, compila, verifica y analiza la información que utilizarán los ejecutivos en documentos como memorandos, cartas, informes, discursos, presentaciones y comunicados- Coordina reuniones / conferencias internas y externas y supervisa todos los detalles, como la planificación de las horas de las reuniones, los preparativos de los viajes de los asistentes y la disponibilidad de distintos materiales y actividades relacionados con las reuniones- Facilita la comunicación entre ejecutivos y otros ejecutivos, managers y empleados así como con terceros como medios, clientes y el público- Proporciona soporte administrativo especializado basado en proyectos si es necesario- Maneja información confidencial y mantiene la seguridad de los registros y archivos de los ejecutivos- Mantiene los registros administrativos y contables de los ejecutivos; supervisa, revisa y aprueba gastos estándar para garantizar la realización de las actividades de la oficina según los presupuestos establecidos- Realiza otras tareas administrativas necesarias de manera individual para las que se requiere organización y discreción- Planea, organiza y programa su propia carga de trabajo para que todas las actividades se realicen de forma eficaz y a tiempo- Puede supervisar a empleados con menos antigüedad del departamento de ayudantes personales y secretariosRequerimientos Mandatorios:- Experiência previa como PA- Capacidad para seguir procesos- Buenas habilidades comunicativas- Amplia experiência en tareas administrativas, de secretaria o similares- Conocimiento general de las políticas y procedimientos de la empresa- Capacidad para gestionar múltiples proyectos, tareas y asignaciones simultáneamente y de manera eficaz- Habilidad y conocimientos demostrables en aplicaciones informáticas- Perfil de atención al cliente interno y externo