Encargado/A De Administración Y Logística

**Descripción****FUNCIONES PRINCIPALES****Gestión Contable y FinancieraFinanzas**Apoyo y participación en la construcción presupuestaria anual de la base, en coordinación con la responsable de programa y apoyo del coordinador administrativo.Realizar mensualmente el seguimiento y la proyección presupuestaria, con la Responsable de Programa.Participación en la elaboración de las propuestas y de los informes para las financiadoras.Gestión de la tesorería (inventarios, gestión de las cajas en divisas, del banco, suministro )Establecimiento de los pagos, gestión de los anticipos y seguimiento de los plazos de pago de los contratos.Pagar las facturas relativas al funcionamiento de los programas de MdM, una vez validadas por la Responsable de Programa.Realizar las operaciones bancarias necesarias a las operaciones (transferencias, depósitos, retiros).ContabilidadAsegurar la contabilidad de la base de acuerdo con las reglas de MDM (entrada, comprobante, asignación contable), cerrar, archivar y transmitir los documentos al coordinador administrativo:El registro de las operaciones (libros diarios de caja, de banco, el registro de los anticipos) será en el programa informático de contabilidad (SAGA)Asignación analítica (códigos contables y presupuestarios)Reconciliación, control de la coherencia, búsqueda y análisis de desvíos.Realizar conciliaciones a nível de caja y bancarias (mensualmente)Clasificación y archivado de los documentos contables.Gestión de Recursos HumanosApoyar la realización de los procesos de contratación y/o de finalización de contrato del equipo:Apoyo en la selección de personal (publicación de anuncios, clasificación de los CV, convocatoria de las entrevistas, organización de las pruebas escritas, recogida de referencias, etc.)Realizar la gestión administrativa de los documentos relacionados con RRHH (contratos y documentos del expediente de personal);Pago de los salarios, gestionar elaboración de las nóminas, gestionar los trámites posteriores a las pagas (cargas sociales y cotizaciones patronales)Implementación del marco contractual de Recursos Humanos para el personal nacional definido y explicaciones para el personal base (reglas internas, condiciones de contratación, políticas, código de conducta y valores de MdM) y garantizar, junto con el Coordinador del sitio, que se respete el marco;Participación en el establecimiento del plan de formación (seguimiento de los organismos de formación, seguimiento de los expedientes individuales de formación**Gestión LogísticaCompras**Realizar y monitorear las compras locales/nacionales de conformidad con los procedimientos internos de MdM y de los donantes (solicitud de cotizaciones, archivos de compra, cotizaciones, etc.) en todas las etapas de la cadena de suministro de pedidos al recibir los pedidos;Gestionar los proveedores y prestadores de servicios desde su identificación hasta la fase de negociación y de seguimientoEstablecer contratos marco con proveedores locales sobre compras rutinarias;Constitución, documentación y seguimiento de los expedientes relativos.**Stock**Gestión de locales, materiales y equipos (identificación de necesidades de mantenimiento, seguimiento de usos/consumos, etc.)Elaboración de fichas de stock, rotación inventario.Organizar los espacios de almacén y suministros en base a normativa MdM.Realizar el control de inventarios (cada mes)**Transporte**Organización del transporte de los bienes y de las personas.Definir y darles seguimiento a los diferentes medios de transporte, dependiendo del tipo de desplazamiento necesario para la realización de las actividades de la base.Apoyar al equipo operativo en la preparación de las actividades del proyecto y asegurar la operatividad de los aspectos logísticos (equipos y vehículos): seguimiento de movimientos, planificación diaria, reserva de habitaciones, etc.;**Gestión de Seguridad**Participar en la definición de las normas de seguridad, en su ámbito de actividad.Compartir cualquier información y/o análisis del contexto y de las condiciones de seguridad a la persona referente de seguridad en el lugar de actuaciónSer responsable del buen funcionamiento y uso adecuado de los equipos relacionados con la seguridad;Velar por las condiciones de seguridad de oficina, señalamientos**Gestión Administrativa**Establecimiento y seguimiento de los contratos de prestación de servicios y de seguros (médicos, de previsión...)Redacción de cartas administrativasVigilancia del marco legal (derecho social, fiscalidad )Gestión de los visados, los permisos de trabajo y de autorizaciones diversas (solicitudes de obtención, seguimiento de las fechas de vencimiento, renovación).**Otros**Participa en la reunión semanal del equipo;Proporcionar un informe de misión y/o documento de entrega al final del contrato.Otras actividades delegadas por la Re