Guadalajara | Supervisor Pedimentos

Guadalajara | Supervisor Pedimentos & Glosa - Aduanas

Alcance de la Posición:

Coordinar una operación productiva y eficiente asegurando el máximo nivel de atención al cliente, cumpliendo con todas las regulaciones y leyes vigentes, los procedimientos y las políticas corporativas, así como el desarrollo de los integrantes del equipo.

Principales Tareas y Responsabilidades:

Obligaciones y Responsabilidades

• Entender todos los aspectos de los servicios de la operación aduanal que se otorga a nuestros clientes.
• Asegurase de que todos los Customer SOP estén al corriente y en caso contrario coordinar esfuerzos con el Customer Service para su actualización.
• Cerciorarse que se sigan puntualmente todos los Customer SOP, Manuales de OPS, Políticas y Procedimientos locales, a través de auditorías periódicas, de manera recurrente y aleatorias.
• Ejecutar procesos de Transición de nuevas cuentas asegurando la estabilización de estas. Con ayuda del Gerente de Operaciones asignar al Ejecutivo de Pedimentos que llevará la cuenta y coordinar la transición y tareas operativas desde el primer embarque.
• En conjunto con el Team Lead, fungir como respaldo en ausencia de algún miembro del equipo, de ser necesario ejecutar la operación.
• Llevar juntas semanales en individual con cada integrante del equipo para revisión del desempeño desde el PDC (One on One), asegurando que la herramienta sea utilizada de forma correcta.
• Asegurarse de que todos los miembros del equipo cumplan con las métricas de desempeño del departamento KPI´s.
• Identificar la causa raíz de los problemas y asegurarse que se tomen acciones correctivas para evitar la reincidencia.
• Sugerir mejoras, automatizaciones o monitores como sea necesario, así como asegurarse de que las ideas de mejora dentro del equipo sean escuchadas, utilizando los espacios o foros que mejor convengan y canalizándolos con el Gerente de Operaciones/Gerente de Producto o los recursos asignados por la compañía para dicho fin.
• Llevar la minuta de las Juntas Operativas y enviarla al Gerente de Operaciones/Gerente de Producto.
• Corroborar que los documentos, es decir tanto la Factura, como el conocimiento de embarque, carta de instrucciones y demás documentos que se requieran para el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias se vean reflejadas en el documento oficial por parte de la autoridad (Pedimento) para el despacho de las mercancías.
• El cumplimiento de las regulaciones, leyes y restricciones gubernamentales vigentes en Materia Aduanera y de Comercio Exterior para todos los embarques, asegurándose que todos los documentos necesarios (fiscales, comerciales y todo otro documento que aplique) cumplan con lo requerido legalmente.
• Soporte al equipo comercial en lo referente a consultas, asesorías en la materia.
• Estar al pendiente de las actualizaciones en materia de comercio exterior, en el sitio del Diario Oficial de la Federación y las Secretarias correspondientes.
• No impacto al ingreso o penalización de pagos por errores. (rectificaciones o multas que no puedan cobrarse al cliente, etc.). Lo que aplique.
• Ser proactivo, adelantándose a las necesidades del cliente. Asegurarse de notificar de manera veraz y oportuna a CSR y al equipo correspondiente en caso de ser necesario de cualquier retraso o toma de decisión que pudiera traer afectación al embarque en cuestión o al mismo cliente.
• Siga las pautas y estándares de comunicación.
• Realizar cambios al pedimento cuando así se requiera.
• Ejecutar la validación y el pago del pedimento cuando así se requiera.

Cumplimiento de Procedimientos Locales y de Aduana

• Seguir todos los procedimientos señalados por la Aduana Mexicana, Manuales de O.P.S y Procedimientos Locales.
• Conocer, entender y cumplir con las métricas de desempeño del departamento KPI´s.
• Seguimiento a todas las políticas y procedimientos.
• Administración del sistema de Captura de pedimentos, en lo referente a accesos de usuarios, perfiles de clientes, catálogos, manifestaciones de valor y restricciones, de manera que dicha administración refleje exactitud, integridad y estandarización de datos en la documentación que se genere.
• Asegurar el cumplimiento con todas las regulaciones, leyes y restricciones gubernamentales vigentes.
• Asegurar los mecanismos de comunicación eficiente u oportuna entre el equipo de Servicio a Clientes y los de Operación en Puerto, Cumplimiento Aduanero, Facturación y Pedimentos.
• Administración de personal (Vacaciones, Asistencia, Incidencias, etc).
• Hacer seguimiento diario del “Dashboard” para asignar cargas de trabajo y asegurar la fluidez de la operación.
• Mejorar continuamente la efectividad y eficiencia de los procesos operativos actuales.
• Aten