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Coordinador de Grupos y Eventos

hace 1 mes

San Miguel de Allende, México Rosewood Hotel Group A tiempo completo

**General Information**:

- Country/Region- Mexico- Province/City- San Miguel de Allende, Gto.- Location- Rosewood San Miguel de Allende- Department- Sales & Marketing- Job Type- Full-time Permanent- Descripción del Puesto- Responsable de administrar, coordinar y ejecutar los grupos, eventos y bodas asignadas por el subdirector de Catering y Eventos.- Monitorear todos los bloqueos de habitaciones, espacio para reuniones y eventos, concesiones de alimentos y bebidas bajo el contrato o cambios solicitados por el cliente.- De igual manera deberá efectuar la venta proactiva de eventos tipo catering, efectuando citas en la región y tomando la responsabilidad de cualquier lead de este segmento asignado por el subdirector o algún otro directivo del hotel.- Planeación de los eventos, trabajo administrativo y supervisión de la estancia de estos, de acuerdo con los estándares establecidos por Rosewood San Miguel de Allende.- Responsable de cumplir y superar la meta de ingresos por banquetes del Hotel.- Tareas y **Responsabilidades**:
- Generar ingresos en banquetes a través de la venta proactiva de catering.
- Asegurar que todo grupo asignado por el subdirector de catering y eventos no solo cumpla los ingresos contratados pero que los supere a través de acciones de upsellings.
- Efectuar solicitudes de permisos municipales para todos los eventos del departamento.
- Llevar control junto con el Asistente administrativos de pagos de facturas de todos los proveedores contratados.
- Asistir en la comunicación constante entre el hotel y los clientes acerca el status de solicitudes/negocio de manera puntal. Esto incluye comunicación vía telefónica, personal y por medio de correo electrónico.
- Dar servicio a los clientes asignados, en cuanto a reservación de habitaciones para los grupos sociales, visitas de inspección, solicitudes VIP, solicitudes y contratación de proveedores y otros requerimientos especiales, asegurándose que los mismos sean acordes a los estándares de la compañía.
- Responsable de la creación de BEO (Banquet Event Order), instructivos de grupos/bodas/eventos para ser distribuido a todos los departamentos involucrados.
- Asegura que el equipo de Banquetes cuente con toda la información para la ejecución de los eventos, a tiempo.
- Supervisar que los eventos estén siendo ejecutados a la perfección.
- Monitorear y manejar los bloqueos de habitaciones, junto con el departamento de reservaciones, he involucrar al Gerente de Ventas cuando un adendum de cuartos es necesario.
- Manejo de Salesforce tanto para cuentas comerciales, como para todos los eventos (Seguimientos - Depósitos - Bloqueos de espacios y habitaciones).
- Responsable del cierre de cuentas junto con el departamento de Finanzas, de todos los grupos/bodas/ eventos asignados.
- Mantenerse el contacto con los clientes antes, durante y posterior a su evento, asegurándose que sus expectativas sean satisfechas, previa elaboración de Instructivos de Grupo y BEO’s de Eventos.
- Coordinar las reuniones programadas de pre-convención y asistir a las requeridas por otras áreas del hotel.
- Dar servicio a los clientes con necesidades como visitas de inspección, solicitudes de información, cotizaciones y otros requerimientos especiales tanto para eventos y banquetes, así como de habitaciones para los mismos.
- [2] Descripción de trabajo: Coordinador de Grupos y Eventos Rosewood San Miguel de Allende 15 de mayo de 2023- Asistir en la organización de estrategias de negocios para promover banquetes y eventos. Esto incluye asegurarse que los elementos de promoción y material para distribución estén cubiertos. Realizar cualquier otra tarea requerida por el Director de Ventas y Mercadotecnia y/o Subdirector de Catering y Eventos.- Contribuciones Generales:
- Brindar un servicio cortés, profesional, eficiente y flexible en todo momento.
- Tener pleno conocimiento del campo y la capacidad de realizar todas las funciones y tareas enumeradas en la descripción de su puesto. Tenga en cuenta que la descripción del trabajo puede revisarse o cambiarse periódicamente de acuerdo con los cambios en las tendencias, las expectativas de los huéspedes y las filosofías operativas.
- Tener pleno conocimiento de los servicios e instalaciones que ofrece el hotel.
- Asegurarse de que el lugar de trabajo y los alrededores se mantengan limpios y ordenados en todo momento.
- Realizar todas sus funciones con el mismo nível de prioridad y dedicación.
- Atender a nuestros huéspedes de manera tranquila, discreta y cortés, respetando en todo momento los estándares de Rosewood San Miguel de Allende.
- Entender y adherirse estrictamente a las Normas y Reglamentos establecidos en el Manual del Empleado, Políticas del Hotel, Salud, Bienestar y Seguridad del Hotel.
- Tener el conocimiento adecuado de todos los SOP de Servicios de Eventos y la estrategia de ventas del hotel.
- Mantener altos estándares de apariencia personal e higiene en todo mom

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