Event Services Coordinator

**General Information**:

- Country/Region- Mexico- Province/City- Riviera Maya- Location- Rosewood Mayakoba- Department- Sales & Marketing- Job Type- Full-time Permanent**Posición**:Event Services Coordinator**

**Grupo de Trabajo**: Grupos y Eventos

**Lugar de** **Trabajo**: Grupos y Eventos

**División**: Ventas y Mercadotecnia

**Reporta a**: Grupos y Eventos

**Responsable de**: Asistente administrativo

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**ALCANCE**

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Coordinador de grupos y eventos se destaca por ser una posición con línea directa con Gerentes Departamentales y con los demás talentos referentes a distintas áreas administrativas y operativas, con propósito de coordinar de manera satisfactoria cualquier requerimiento que se llegara a presentar.

**FUNCIONES BÁSICAS**

Identificar las necesidades de los grupos y bodas, coordinación de amenidades, llegadas y salidas, transportación, logística de proveedores, montajes en locaciones para eventos a fin de contribuir con un cierre exitoso del programa (Grupo/Boda).

**DEBERES Y RESPONSABILIDADES**

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**I.** **Operación de Grupos y Bodas**
- **1.1 Llegadas y Salidas**

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- Participación de junta de llegadas.
- Revisión de Rooming List.
- Tener completo conocimiento respecto a las cualidades del hospedaje, de acuerdo con las necesidades del grupo con la inspección de habitaciones a las llegadas.
- Llevar tarjetas de bienvenida a Suite Service para la amenidad de llegada.
- Recibir y dar la bienvenida a los Coordinadores, Notables, Wedding Planners y Novios de una manera cortes y amable; tener la habilidad para mantener una conversación con el huésped de una manera natural y espontanea.
- **1.2 Montaje de evento en locaciones**
- Agenda de proveedores en la fecha de su servicio con una explicación de horarios de montaje, códigos de vestimenta y conducta y señalamiento oportuno de su acceso a la propiedad.
- Tener el conocimiento de información respectiva al evento en cuestión como horarios, menú, proveedores lay out, notables, etc.
- Asegurarse de que el lugar de trabajo y sus alrededores se mantengan limpios y ordenados en todo momento.
- Verificar que se esté llevando a cabo el montaje acorde a la información proporcionada por el departamento de Grupos y Eventos, se revisara esto en caso de cuestiones externas afecten el proceso.

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- **1.3 Servicio al Cliente**
- Proveer un servicio cortés, profesional, eficiente y flexible en todo momento.
- Tener completo conocimiento de los servicios e instalaciones ofrecidos por el hotel.
- Servir a nuestros huéspedes de una manera tranquila, discreta y cortes, respetando los estándares de tiempo.

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- **1.3 Amenidades y Actividades sobre Grupos y Bodas**
- Tener completo conocimiento de las actividades del Grupos/Bodas, incluyendo llegadas, salidas, eventos, actividades programadas tanto dentro como fuera del Hotel.
- Coordinar con todos los departamentos las necesidades del Grupo/Boda, de una manera cortés, amable y profesional.
- Asistir al coordinador y Wedding Planner a revisar la agenda del Grupo/Boda, para poder organizar las actividades del día, así como el resto de su estancia.
- Reportar las quejas o problemas de huéspedes del Grupo/Boda a los coordinadores y Gerentes del hotel, y encontrar una solución inmediata dando seguimiento al mismo.
- Comunicar a los centros de consumo las reservaciones solicitadas por medio de nuestro departamento.
- Habilidad para poder coordinar eventos y comunicar apropiadamente la información a todos los departamentos.

**About Us**:
Since its grand opening in 2008, Rosewood Mayakoba beckons guests in search of the ultimate escape. Inspired by Mayan traditions, this 620-acre resort enclave sits along a mile‐long arc of white Caribbean sand, nestled just north of the picturesque waterfront town of Playa del Carmen. Designed to blend harmony with natural landscapes, Rosewood Mayakoba is an oasis of luxury offering 129 suites with private plunge pools, garden showers, individual docks and the finest modern design and details. For further peace of mind, the resort is built to abide by the highest of eco-standards, offering indulgence with awareness, and has received the Rainforest Alliance Certification. Rosewood Mayakoba takes guests on an exclusive trip of a cultural immersion. From the ruins of Mayan civilization to the lush natural landscape, Riviera Maya is the perfect destination for art lovers and culture buffs. For fashionistas, shopping in Playa del Carmen and Cancun promises a luxurious and fun experience. Scattered along gilded avenues are the authentic markets that showcase an impressive mix of only the best Mexican handicrafts and silverware.