Administrateur Financier, Hias Tchad

**RESUME DU POSTE**:
HIAS recherche un assistant administrateur financier pour appuyer le département des finances du Tchad. Sous la supervision du Coordinateur de terrain, l’Administrateur-Financier des bases collabore étroitement avec la Responsable des Finances, et apporte également un appui au Responsable des Programmes. Il devra bases devra veiller à ce que toutes les transactions journalières soient menées de manière efficace et de façon la plus efficiente possible dans les meilleurs délais en accord avec toutes les politiques financières et comptables de HIAS et des différents bailleurs pour la bonne marche de la Finance de la Mission. Il doit veiller à la protection des actifs de HIAS

**RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**:

- Veiller au respect des procédures administratives et financières dans la mise en œuvre sur le terrain selon les procédures de HIAS et des bailleurs de fonds
- Suivre les opérations comptables journalières pour la mise à jour du livre de caisse (Cash-book)
- Assurer le bon déroulement des autres activités quotidiennes de la Finance et de la logistique pour le bureau de terrain ;
- Gestion du coffre-fort.
- Appui au programme dans le cadre de gestion financière.

**RESPONSABILITÉ ET TACHES **SPÉCIFIQUES**:

- **Appui à l’administration et Ressources Humaines**:

- Préparer les timesheets de tout le staff et veiller à la signature par ces derniers tous les derniers jours du mois et soumettre à l’Area Manager pour validation,
- Respecter et promouvoir le respect du Code de Conduite et l’éthique de travail de HIAS
- Assurer le lien entre HIAS et l’Inspection du travail pour ce qui est des procédures de gestion des ressources humaines,
- Assurer le suivi des dossiers du staff affecté aux projets à la CNPS ainsi qu’ailleurs selon les besoins ;
- Préparer la planification des congés du staff en étroite collaboration avec le coordonnateur de terrain, faire le suivi des congés, et veiller à l’archivage des fiches de congés ;
- Proposer le personnel journalier pour le recrutement en cas de nécessité et après validation par la coordination de N'Djamena
- Veiller à ce que chaque staff signe un contrat avant de commencer à travailler (même en cas de renouvellement)
- En liaison avec Ndjamena, assurer les demandes de réservation des vols du staff des camps sous sa responsabilité.
- Superviser et coordonner le travail des équipes des chauffeurs, gardiens et femmes de ménage
- En étroite collaboration avec l’Area Manager, préparer les courriers destinés aux partenaires, réceptionner et classer systématiquement les courriers reçus ;
- Veiller au respect de la confidentialité des données et à un meilleur système d'archivage des documents de HIAS.
- Préparer les demandes de paiements en collaboration avec le Superviseur et l’Area Manager, en suivant les procédures et politiques de HIAS et des différents bailleurs de fonds
- Compléter quotidiennement le livre de caisse (cash-book) et le soumettre au coordonnateur de terrain pour transmission a Ndjamena à la fin de chaque semaine ;
- S’assurer que toutes les demandes d’avances du mois ont fait l’objet de paiement au cours du mois en question
- En collaboration avec l’Area Manager, préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse pour les activités à mettre en œuvre selon la planification ;
- En collaboration avec l’Area Manager et le superviseur, collecter de la part des collègues assistants, logisticiens et chauffeurs tous les justificatifs des dépenses du projet.
- S’assurer que les pièces soumises au paiement soient complètes et respectent les procédures administratives et financières ;
- Veiller au paiement des salaires du personnel et des mobilisateurs, à l’acheminement de toutes les pièces justificatives à Ndjamena à la fin des paiements
- S’assurer du paiement des différentes retenues sur salaires auprès des organismes concernés sur le terrain dans les délais ;
- Veiller à la mise à jour de la comptabilité des projets, et participer à la clôture de la comptabilité mensuelle.

**V. Appui logistique et autres activités quotidiennes de gestion de la base**:

- Procéder à l’actualisation des inventaires des biens et matériels de HIAS dans les bases et dans les bureaux et magasins des camps de la Sous-délégation en collaboration avec l’Area Manager.
- En collaboration avec le superviseur, faire le suivi des demandes des NFI, leur transport et leur stockage, et veillez à présenter les rapports des distributions et autres fiches de distribution dans les meilleurs délais pour la validation par le coordonnateur de terrain
- En collaboration avec le superviseur, veiller à prendre toutes les dispositions logistiques nécessaires pour la bonne marche de l'activité de distribution générale des vivres
- Faire le classement des pièces justificatives des activités du projet de la semaine ainsi que autres documents co