Auxiliar Administrativo

Propósito del Rol

Ejecutar y administrar de manera integral los procesos operativos y de soporte administrativo, asegurando su eficacia, rastreabilidad y adherencia a las políticas internas y marco normativo aplicable.

El profesional en este rol se encargará de la administración, coordinación logística, registro, monitoreo y control documental de las actividades formativas, garantizando la operatividad de los programas y la elaboración de informes precisos mediante el uso de herramientas especializadas de gestión (Excel, ERP, portales institucionales).

Funciones Clave

1. Gestión Administrativa y Logística Operativa

• Planificar y ejecutar toda la logística de los programas de formación (gestión de convocatorias, proceso de inscripciones, reserva de espacios, preparación de materiales, control de asistencia y aplicación de evaluaciones).
• Realizar el monitoreo y registro meticuloso de la asistencia, puntualidad y cumplimiento de los participantes en cada actividad formativa.
• Mantener y actualizar de manera sistemática las bases de datos y los expedientes electrónicos de capacitación del personal (historial, constancias, certificaciones).
• Garantizar la gestión, validación y custodia segura de la documentación comprobatoria y archivos administrativos del área.

2. Monitoreo, Control de Gestión y Generación de Reportes

• Desarrollar y elaborar reportes de avance, cobertura y resultados de los programas formativos, utilizando Excel Avanzado (aplicando tablas dinámicas, manejo de bases de datos, macros y creación de cuadros de mando visuales).
• Construir y actualizar tableros de control (dashboards) con los indicadores clave (KPIs) del desempeño de la capacitación para facilitar la visualización y análisis.
• Consolidar y cargar la información requerida a las plataformas internas y sistemas gubernamentales, asegurando el cumplimiento de los reportes obligatorios.
• Actuar como enlace operativo entre el cliente, los proveedores externos y las diferentes áreas internas para la ejecución fluida de los cursos.
• Brindar soporte y resolver consultas a colaboradores y mandos respecto a la programación, acceso a cursos, emisión de constancias y certificaciones.

3. Coordinación y Comunicación Efectiva

• Coordinar con el área de Recursos Humanos y el cliente la calendarización de las sesiones, la disponibilidad de instructores y la asignación de aulas o recursos.
• Participar activamente en reuniones de seguimiento, aportando información precisa y análisis operativo que sirva de insumo para la toma de decisiones.

Perfil Requerido

Experiencia Profesional

• Experiencia demostrable en puestos de control administrativo, manejo de información y generación de reportes.
• Experiencia deseable en funciones de back office, coordinación operativa o soporte en áreas de capacitación.
• Experiencia en la atención a clientes internos y externos.

Competencias Técnicas (Hard Skills)

• Office Avanzado (Requisito Indispensable): Dominio comprobado de Excel (tablas dinámicas, bases de datos, macros, fórmulas avanzadas). Nota: Se aplicará una evaluación práctica.

Habilidades Conductuales (Soft Skills)

• Organización excepcional, orientación al detalle y precisión en el manejo documental.
• Capacidad de comunicación efectiva para interactuar con todos los niveles jerárquicos.
• Proactividad, orientación a resultados y capacidad para trabajar con autonomía.
• Habilidad para gestionar múltiples tareas y priorizar eficazmente en un entorno dinámico.
• Actitud de servicio, responsabilidad y disposición para el trabajo en equipo.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Sueldo: $10,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

Tipo de puesto: Tiempo completo

Sueldo: $10,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial