Administrador /a de oficina

Descripción de la empresa

Buscamos contratar a un o una profesional con pasión, creatividad y dedicación, siempre con disponibilidad a traspasar los límites, gran jugador, jugadora o jujadore de equipo y, en general, un buen ser humano, que comprenda y aprecie el valor de liderar con el ejemplo.

Nos guían los valores fundamentales de WWF:

VALENTÍA Demostramos valentía a través de nuestras acciones, trabajamos por el cambio donde se necesita e inspiramos a las personas e instituciones para hacer frente a las mayores amenazas de la naturaleza y el futuro del planeta, que es nuestro hogar.

COLABORACIÓN Producimos impacto al nivel de los desafíos que enfrentamos mediante el poder de la acción colectiva y la innovación.

INTEGRIDAD Vivimos los principios que pedimos a otros que cumplan. Actuamos con integridad, responsabilidad y transparencia, y confiamos en los hechos y la ciencia para guiarnos y asegurar que aprendamos y evolucionamos.

RESPETO Respetamos las voces y el conocimiento de las personas y comunidades a las que servimos, y trabajamos para asegurar un futuro sostenible para todos y todas.

Descripción del empleo

• Función Principal

Asegurar el funcionamiento eficiente, ordenado y presentable de la oficina, mediante la gestión de recursos, mantenimiento, logística, proveedores y apoyo administrativo, brindando soporte a todas las áreas y garantizando un entorno laboral óptimo.

• Principales Responsabilidades

Gestión de Oficina y Mantenimiento

• Supervisar el mantenimiento general de la oficina, asegurando instalaciones limpias, funcionales y presentables.
• Coordinar la compra de insumos (papelería, café, té, productos de limpieza, etc.) en conjunto con el personal de limpieza.
• Mantener el control del inventario de insumos y mobiliario.
• Supervisar la recepción de catering y asegurar la correcta presentación de espacios comunes.
• Controlar el acceso y uso de salas de juntas.

Relación con el Edificio

• Ser el punto de contacto con la administración del edificio para temas como cartas responsivas, avisos, contratos de renovación, mantenimiento y otros asuntos relacionados.

Gestión de Bodegas y Almacenamiento

• Administrar la bodega interna y externa, incluyendo almacenaje de cajas, archivo muerto, entre todas las cosas que se deban guardar en bodegas externas.
• Coordinar limpieza y organización de bodegas, así como el control de llaves.
• Dar seguimiento al archivo muerto y depuración de documentos de más de 10 años.

Apoyo Administrativo y Logístico

• Administrar y dar seguimiento al proceso de timesheets: archivo, firmas y control.
• Gestionar la firma y archivo de contratos y otros documentos importantes.
• Impresión de credenciales de nuevo ingreso y reposiciones.
• Escanear y archivar documentos relevantes.
• Apoyar en la logística de eventos internos y externos.
• Realizar reservaciones de hotel para colegas de otros países.
• Apoyar en la recepción y atención de visitantes (funciones de recepción).
• Coordinar mensajería y envíos.

Proveedores y Convenios

• Buscar y gestionar convenios con proveedores (hoteles, coffee break, etc.).
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores estratégicos.

Apoyo a Dirección y SMT

• Apoyar en comprobaciones de gastos del equipo de alta dirección (SMT).
• Coordinar la entrega de calendarios institucionales o todo lo relacionado con entrega a personal. (WWF u otros).
• Asegurar que la oficina mantenga una imagen profesional y acogedora.

Requisitos

• Requisitos Mínimos

• Escolaridad: Licenciatura en Administración, Gestión Empresarial o afín.

• Experiencia: Mínimo 2 años en administración de oficina o puestos similares.

Conocimientos:

• Manejo de proveedores y compras.
• Gestión de inventarios y bodegas.
• Herramientas de Office (Excel, Word, Outlook).
• Organización de eventos y logística.

Habilidades:

• Organización y atención al detalle.
• Proactividad y resolución de problemas.
• Comunicación efectiva.
• Capacidad de relacionamiento.
• Trato amable y profesional.

Información adicional

• Las solicitudes que no cumplan con lo requerido no serán revisadas.
• Esta descripción del trabajo cubre las tareas principales y el tipo de tareas que se anticipan de forma proactiva por parte del personal. Se pueden asignar otras tareas según las necesidades de la organización.
• WWF se reserva el derecho de modificar las fechas tanto de entrevistas como del proceso de selección de candidatos/propuestas, atendiendo a las condiciones sanitarias y cuestiones internas de la organización.

Toda su información se mantendrá confidencial de acuerdo con las pautas de EEO.

Las personas interesadas deberán postularse como fecha máxima el 29 de enero 2026.

Comprometidos con la construcción y el fortalecimiento de una cultura de inclusión dentro y entre equipos.

• Identifica y se alinea con los valores fundamentales de WWF: Valentía, Integridad, Respeto y Colaboración:
• Demuestra valor al hablar incluso cuando es difícil o impopular.
• Genera confianza con los colegas actuando con integridad, reconociendo los errores y siendo uno mismo responsable.
• Acepta otros puntos de vista e ideas, reconociendo y adoptando perspectivas diferentes y contrarias con amabilidad, curiosidad y aliento.
• Hace esfuerzos conscientes para promover prácticas, comportamientos y formas de trabajo cooperativos entre muchos grupos e individuos.