Analista Administrativo

PERFIL DE PUESTO: ANALISTA DE CÉLULA DE NEGOCIO

1) Identificación del puesto

• Nombre del puesto: Analista de Célula de Negocio
• Área: Servicio / Operaciones (Modelo Célula de Negocio)
• Reporta a: Jefe (Líder) de Célula de Negocio
• Relación funcional diaria con: Coordinador de Servicio, Técnicos de Servicio, Refacciones/Almacén, Facturación/Crédito y Cobranza, Compras, Ventas, Planeación/Supply Chain, Calidad.

2) Propósito del puesto

Asegurar la ejecución administrativa y el control operativo de la Célula de Negocio para que el servicio se entregue en tiempo, con documentación correcta, y cumpliendo requisitos del cliente, manteniendo una comunicación constante con el cliente y con las áreas internas para evitar paros, reducir retrabajos y acelerar el flujo de facturación/cobranza.

3) Principales funciones y actividades (claras y accionables)

A. Administración del servicio y relación operativa con el cliente

• Cargar facturas y documentación soporte en portales de clientes (PDF, XML, evidencias, actas, etc.) y dar seguimiento hasta confirmación de recepción/aceptación.
• Gestionar y dar seguimiento a órdenes de compra (OC) del cliente: solicitud, validación de requisitos, recepción, registro y liberación interna para facturar.
• Tramitar permisos de ingreso para técnicos: accesos, gafetes, listas, inducciones, EPP requerido, preregistros, formatos de seguridad, etc.
• Mantener contacto operativo con áreas del cliente: almacén, mantenimiento, energías, seguridad/patrimonial, RH, calidad, compras, ventas/planeación/supply chain según aplique.
• Coordinar certificaciones/constancias relacionadas con operación segura de montacargas (con RH/Seguridad/Calidad del cliente): recopilación de documentos, agendas, evidencias y liberación.

B. Control y seguimiento de órdenes de servicio y continuidad operativa

• Dar seguimiento diario al estatus de órdenes de servicio (abiertas, en proceso, pendientes por refacción, por autorización, cerradas).
• Asegurar que cada orden de servicio cuente con: descripción, diagnóstico, evidencias, autorización del cliente, refacciones requeridas, tiempos, firmas y cierre.
• Mantener comunicación con el Coordinador de Servicio para priorizar servicios críticos (equipos productivos/paros) y asegurar recursos/documentación.
• Escalar oportunamente al Jefe de Célula los riesgos de paro: falta de OC, falta de refacciones, accesos, autorizaciones, temas de seguridad o calidad.

C. Refacciones: solicitud, logística documental y trazabilidad

• Apoyar al Coordinador de Servicio en la solicitud de refacciones: alta de requerimientos, seguimiento de surtido, confirmación de entrega y evidencia.
• Asegurar trazabilidad administrativa de refacciones: OC, remisiones, entregas, devoluciones, garantía (si aplica), y su asociación correcta a Orden de Servicio/equipo/cliente.
• Mantener comunicación con Almacén/Compras/Planeación para prevenir faltantes recurrentes (alertas y reportes).

D. Gestión de anomalías, no conformidades y experiencia del cliente

• Registrar, clasificar y dar seguimiento a anomalías y no conformidades reportadas por el cliente o detectadas en campo.
• Documentar: fecha, equipo, ubicación, técnico asignado, causa preliminar, evidencia, acción inmediata, responsable y fecha compromiso.
• Coordinar con Calidad/Servicio la respuesta formal al cliente cuando aplique (acuse, plan de acción, lecciones aprendidas).
• Controlar el historial de incidentes por cliente/equipo para identificar repetitivos y apoyar acciones preventivas.

E. Facturación, cobranza y cumplimiento documental

• Preparar el expediente de facturación por servicio/contrato: Orden de Servicio cerrada, firmas, evidencias, OC, portal, requisitos fiscales.
• Reducir rechazos de factura por requisitos incompletos: validar formatos, campos, códigos, centros de costo, fechas, referencias del cliente.
• Coordinar con Facturación/Crédito y Cobranza el seguimiento a estatus de pago, aclaraciones y re-facturación cuando sea necesario.

F. Reporteo y control operativo del desempeño de la célula

• Abrir y seguimiento a "Llamadas Técnicas" en BlackTool.
• Emitir reportes semanales (o según estándar de célula) de:
• Ordenes de Servicio abiertas/cerradas y resurtido de refacciones
• Tiempo de atención y pendientes por causa (refacción/OC/acceso/autorización)
• Rechazos de facturas y causas
• No conformidades y estatus
• Mantener tableros actualizados (Excel/ERP/CRM) como fuente única de información.

4) Responsabilidades clave (lo que "se mide" en el puesto)

• Cero retrasos por falta de documentación cuando depende del Analista.
• Reducción de Ordenes de Servicio detenidas por temas administrativos (OC, accesos, portal, firmas).
• Minimizar rechazos de facturas y acelerar la aceptación en portal.
• Control y cierre oportuno de no conformidades / anomalías documentadas.
• Flujo de información claro entre cliente – coordinador – técnicos – áreas internas.

5) Indicadores (KPIs sugeridos)

• % facturas aceptadas en primer intento (sin rechazo)
• Tiempo promedio de carga y aceptación en portal (días)
• Ordenes de Servicio detenidas por causa administrativa (número y % del total)
• Tiempo de respuesta a solicitudes del cliente (accesos, OC, evidencias)
• No conformidades abiertas vs cerradas (SLA y reincidencia)
• Cumplimiento documental por expediente (checklist completo)

6) Autoridad y límites de decisión

Puede:

• Solicitar información/documentación a áreas internas y al cliente.
• Coordinar accesos y agendas con el cliente.
• Actualizar trackers oficiales, cerrar checklist documental y liberar expediente a facturación.

No debe (sin autorización del Jefe de Célula / Coordinador):

• Comprometer precios, descuentos, alcances técnicos o fechas fuera de la planeación.
• Autorizar cambios técnicos, garantías o decisiones comerciales.

7) Relaciones internas y externas

• Internas: Coordinador de Servicio, Técnicos, Refacciones/Almacén, Compras, Facturación, Crédito y Cobranza, Calidad, Ventas, Planeación/Supply Chain, Seguridad e Higiene.
• Externas (Cliente): Compras, Almacén, Mantenimiento, Seguridad/Patrimonial, RH, Calidad, Energías, Planeación/Supply Chain.

8) Requisitos del puesto

Escolaridad

• Carrera técnica o licenciatura trunca/terminada (Administración, Industrial, Logística, Comercio, Contabilidad, afín).

Experiencia

• 1–3 años en roles administrativos operativos en industria/servicio B2B (ideal: mantenimiento, refacciones, facility, automotriz, logística, equipos industriales).
• Deseable experiencia con portales de clientes, OC, facturación y control documental.

Conocimientos técnicos deseables

• Flujo de servicio: Orden de Servicio → evidencia → OC → factura → cobranza.
• Control documental y estándares de cumplimiento (seguridad/accesos).
• Nociones de refacciones/partes y logística (para seguimiento).
• Manejo de ERP/CRM (SAP, Oracle, Dynamics, Odoo o similar) y Excel intermedio (tablas, filtros, seguimiento).

Habilidades y competencias

• Orden y disciplina administrativa (documentos impecables, seguimiento diario).
• Comunicación asertiva (con cliente y áreas internas).
• Sentido de urgencia y priorización (equipos críticos / paros).
• Orientación al cliente y resolución de problemas (evitar "rebotes").
• Atención al detalle (cero errores en OC, factura, evidencias).
• Trabajo en equipo (con Coordinación de servicio y técnicos).
• Tolerancia a presión (picos operativos y cierres de mes).

9) Condiciones de trabajo

• Jornada mixta oficina/visitas a sitio de cliente (según modelo de célula).
• Uso de portales, llamadas, correos, seguimiento continuo.
• Interacción frecuente con áreas del cliente y auditorías documentales (calidad/seguridad).

10) Perfil ideal (en 1 frase)

Una persona muy ordenada, orientada al cliente y con empuje, capaz de administrar y destrabar el flujo documental–operativo del servicio, para que los equipos del cliente no se detengan y el ciclo Orden de Servicio–OC–Factura–Cobro avance sin fricción.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Sueldo: $11,560.00 al mes

Beneficios:

• Servicio de comedor

Lugar de trabajo: Empleo presencial