credito/cobranza y compras

Objetivo General del Puesto

Ejecutar las operaciones administrativas del día a día: procesar compras, registrar y conciliar facturas y pagos, gestionar cobros y lectura de contadores/medidores de copiadoras para facturación, controlar inventarios de insumos y apoyar en reportes y cumplimiento de políticas definidas por el Supervisor Administrativo.

Responsabilidades y Funciones Clave

1. Procesamiento y control de compras

○ Procesar requisiciones, generar órdenes de compra (PO), recibir facturas y preparar documentación para pago.

○ Mantener registro actualizado de proveedores y condiciones (plazos, descuentos).

○ Implementar controles para evitar duplicidad de pagos (matching PO, recepción, factura).

1. Facturación y lectura de copiadoras

○ Coordinar el proceso mensual de lectura (manual o automática) de copiadoras y validar datos para facturación por volumen (meter reads). Registrar discrepancias y comunicarlas a Comercial/Operaciones.

○ Emitir facturas y notas de cargo según contratos y políticas (timely billing). 3. Cuentas por cobrar y conciliaciones

○ Realizar seguimientos de cobranza, emitir estados de cuenta y coordinar conciliaciones con clientes.

○ Apoyar en conciliaciones bancarias y cierre de caja (POS), realizando conciliaciones diarias/semanales según sea necesario.

1. Cuentas por pagar y control de gastos

○ Preparar paquetes de pago, coordinar autorizaciones y programar pagos en ERP, manteniendo evidencia para auditoría.

○ Monitorear descuentos por pronto pago y optimizar términos.

1. Control de inventarios (consumibles / repuestos)

○ Ejecutar conteos cíclicos y físicos, registrar discrepancias y coordinar ajustes. Implementar 7 pasos de reconciliación y procedimientos para reducir diferencias.

1. Soporte operativo y reportes

○ Entregar reportes operativos mensuales (movimiento de consumibles, facturación por copia, ageing de clientes).

○ Apoyar a Comercial y Operaciones en aclaraciones administrativas y evidencia requerida.

1. Cumplimiento y procesos

○ Mantener la documentación contractual y asegurar que cada venta/renta tenga su PO / contrato / SLA asociado; archivar y facilitar auditorías.

Requisitos del Puesto

Formación: Técnico o Licenciatura en Administración, Contabilidad o afín (mínimo técnico).

● Experiencia: 2–4 años en administración de back office, facturación y control de inventarios; experiencia en facturación por meter reads es un plus.

● Herramientas: manejo de ERP/contabilidad, Excel intermedio/avanzado y sistemas POS/ticketing.

Conocimiento Técnico

● Procedimientos de CxP/CxC y conciliaciones bancarias.

● Procesos de reconciliación de inventarios y conteos cíclicos.

● Familiaridad con sistemas de lectura automática de medidores/telemetría o procesos manuales de meter reading.

Habilidades y Competencias

● Organización, detalle y enfoque en control.

● Comunicación para coordinar con operaciones y clientes.

● Honestidad y apego a procesos para evitar conflictos de interés.

● Capacidad para trabajar con plazos y responder a auditorías.

Indicadores de Desempeño (KPIs sugeridos)

● % de facturación mensual emitida a tiempo.

● Tiempo promedio de cobro.

● Precisión de inventarios (discrepancias %).

● % de facturas AP procesadas sin error.

● Tiempo de respuesta a aclaraciones del cliente (horas/días).

Autoridad y Límites de Decisión

● Autoridad para procesar pagos y requisiciones bajo políticas y firmas autorizadas; no puede aprobar compras mayores sin firma del Supervisor.

● Puede ejecutar conciliaciones y ajustes menores documentados; ajustes de mayor monto requieren supervisión.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Sueldo: $12, $16,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial