Recepcionista / Auxiliar Administrativo

• Soporte a la Dirección General y Gerencia Administrativa:
• Dar seguimiento a mensajes, encargos y órdenes de comunicación solicitados por los gerentes de área, controlándolos mediante formatos diseñados para ello.
• Brindar soporte a las áreas administrativas (contabilidad, recursos humanos, compras, control de obra, recepción), especialmente en casos de ausencias, permisos, vacaciones o incapacidades.
• Supervisar y controlar las mercancías y compras tanto de IIEE como de Hitek que lleguen a las bodegas en El Paso (incluyendo las de la oficina de Hitek y las de la importadora), notificando puntualmente a la dirección para programar importaciones o documentar los gastos correspondientes a Hitek. Dar seguimiento con la agencia aduanal para realizar importación o exportación de productos indicados por la dirección general, cubriendo los requisitos documentales requeridos.
• Brindar apoyo al Director General en asuntos personales, tales como gestión de gastos, pagos de servicios, impuestos prediales, mensajería, entre otros.
• Soporte a la Dirección General y/o socios en el manejo de cuentas, gastos, facturación y pagos como personas físicas.
• Apoyo a la Dirección General en elaboración de documentos, así como en el seguimiento cuando sea necesario.
• Proveer atención personalizada a los directivos de IIEE, ofreciendo bebidas como café, agua, té, entre otras, de manera continua, con el fin de brindar apoyo emocional y moral cuando se considere necesario.
• Elaborar minutas de las juntas virtuales y hacer seguimiento a los compromisos adquiridos con los clientes durante dichas reuniones por parte del Director General.
• HITEK

o Llevar control de la documentación y enviarla al despacho contable en tiempo y forma, incluyendo: facturas, pagos a proveedores, gastos de operación, ventas, pago de clientes, impuestos, entre otros.

o Ejecutar puntualmente el procedimiento de importación y exportación de mercancías entre IIEE y Hitek, de acuerdo con los procedimientos e instrucciones de la agencia aduanal.

o Administrar plataformas administrativas de clientes.

o Gestionar cuentas bancarias y tarjetas de crédito de Hitek.

o Elaborar facturas de Hitek y dar seguimiento a su cobranza.

o Llevar control de pagos de clientes y realizar conciliación bancaria mensual, registrando los pagos recibidos y los gastos realizados.

o Controlar los pagos a proveedores, solicitar los comprobantes de pago y facturas, y prepararlas conforme al procedimiento del contador externo.

o Colaborar estrechamente con el despacho contable para asegurar el pago puntual de impuestos, servicios y derechos.

Control de Inventarios:

• Mantener un inventario detallado de equipos de cómputo, mobiliario y equipo de oficina, así como realizar la asignación a los diferentes usuarios de acuerdo con las especificaciones de cada equipo.
• Llevar registro de fallas reportadas en el equipo de cómputo, así como darles seguimiento hasta su reparación, o en caso de ser necesario el reemplazo del equipo.
• Realizar registros fotográficos, etiquetado con códigos de barras y actualizar el inventario en el SIGA.
• Realizar auditorías periódicas de equipos y mobiliario para verificar su estado, y ubicar responsabilidades en caso de pérdida, daño o mal uso.
• Controlar el inventario de llaves de oficina, vehículos y otras áreas, con un registro detallado y actualización de asignaciones a los empleados.
• Asegurarse de que en la caja de control de llaves se encuentren duplicados de todas las llaves, excepto de lockers y cajas de herramientas.
• Seguimiento de Proyectos y Tareas Administrativas:
• Apoyar en la gestión de proyectos, seguimiento de plazos y tareas administrativas generales, como la organización y reservaciones de viajes.
• Apoyar en la captación de información para la toma de decisiones y elaboración de informes de avance.
• Organizar reuniones, citas y eventos para la dirección, asegurando el seguimiento de compromisos y actividades diarias.
• Coordinación con la Dirección:
• Brindar apoyo en las evaluaciones de desempeño y colaborar en el desarrollo de estrategias para mejorar el ambiente laboral y los procesos administrativos.
• Colaborar con la dirección y la gerencia administrativa en la planificación y aplicación de acciones correctivas dentro de la empresa.
• Interacción con Proveedores y Desarrolladores de Sistemas:
• Mantener comunicación con proveedores de servicios y sistemas para asegurar su correcta funcionalidad, así como gestionar mejoras y aclaraciones.
• Realizar revisiones semanales del uso y funcionamiento de los sistemas administrativos y de gestión, como el SIGA.
• Dar seguimiento a las sugerencias de mejora al sistema SIGA llevando registro y seguimiento a las que son autorizadas por la dirección.
• Apoyo a la Capacitación y Desarrollo:
• Dar seguimiento a los procesos de capacitación interna.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Sueldo: $3, $3,800.00 a la semana

Beneficios:

• Teléfono de la empresa

Lugar de trabajo: Empleo presencial