Asistente de Dirección en Agencia Digital

Descripción del Puesto: Asistente de Dirección

Resumen del Puesto:

El Asistente de Dirección en una agencia de marketing digital es responsable de apoyar al Director General y al equipo ejecutivo en la gestión de tareas administrativas, operativas y de comunicación. Este rol clave asegura que la dirección de la agencia funcione de manera eficiente, gestionando agendas, coordinando reuniones, y facilitando la comunicación tanto interna como externa. El Asistente de Dirección también participa en la preparación de informes, manejo de documentación confidencial, y brinda apoyo en la ejecución de proyectos especiales.

Responsabilidades Principales:

Gestión de Agenda y Coordinación de Reuniones:

• Administrar la agenda del Director General, organizando reuniones, eventos y compromisos clave.
• Coordinar y preparar reuniones internas y externas, incluyendo la logística, el envío de invitaciones y la preparación de materiales.
• Hacer seguimiento de las tareas y compromisos derivados de las reuniones, asegurando que se completen a tiempo.

Gestión Administrativa:

• Manejar la correspondencia entrante y saliente, incluyendo correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia física.
• Preparar informes, presentaciones y documentos de apoyo para reuniones ejecutivas y clientes.
• Gestionar y organizar documentos importantes, asegurando la correcta clasificación y confidencialidad de la información.

Apoyo en Proyectos Especiales:

• Colaborar con el Director General en proyectos específicos, brindando soporte administrativo y operativo.
• Realizar investigaciones y recopilar información relevante para decisiones estratégicas o presentaciones ejecutivas.
• Coordinar eventos internos y externos, como capacitaciones, lanzamientos de productos, o eventos corporativos.

Comunicación Interna y Externa:

• Facilitar la comunicación entre la dirección y otros departamentos de la agencia, asegurando que la información fluya de manera efectiva.
• Actuar como enlace entre el Director General y clientes importantes, asegurando una comunicación fluida y profesional.
• Redactar y distribuir comunicaciones internas, como memorandos o anuncios de la dirección.

Manejo de Documentación y Reportes:

• Preparar y mantener informes financieros y operativos, trabajando de cerca con el departamento de contabilidad o finanzas.
• Recopilar y analizar información para la preparación de informes periódicos de rendimiento o de proyectos.
• Gestionar contratos, acuerdos y otros documentos legales relacionados con la agencia o los clientes.

Tareas de Apoyo General:

• Organizar viajes y reservas para la dirección, incluyendo transporte, alojamiento y agendas de eventos.
• Supervisar las necesidades de oficina de la dirección, gestionando suministros y equipo cuando sea necesario.
• Asistir en la gestión de redes de contactos de la dirección, manteniendo actualizadas las listas de contactos clave.

Requisitos del Puesto:

• Educación:
• Licenciatura en Administración de Empresas, Comunicación, Secretariado Ejecutivo o un campo relacionado.
• Experiencia:
• Mínimo 2-3 años de experiencia en un rol similar de asistencia ejecutiva, preferentemente en el entorno de una agencia o empresa de marketing.
• Experiencia comprobada en la gestión de agendas y coordinación de reuniones a nivel ejecutivo.
• Habilidades Técnicas:
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y herramientas de gestión de correo electrónico y calendarios.
• Conocimientos básicos en marketing digital y familiaridad con el entorno de una agencia es un plus.
• Habilidad para manejar información confidencial de manera discreta y profesional.
• Habilidades Blandas:
• Excelentes habilidades de organización y capacidad para manejar múltiples tareas de manera simultánea.
• Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita, con un enfoque en la precisión y claridad.
• Capacidad para trabajar de manera proactiva, con un enfoque orientado a la solución de problemas.

Beneficios:

• Oportunidad de trabajar en un entorno dinámico y colaborativo dentro de una agencia en crecimiento.
• Posibilidades de desarrollo profesional y participación en proyectos de alto impacto.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Beneficios:

• Opción a contrato indefinido

Lugar de trabajo: Empleo presencial