Auxiliar Administrativo

Auxiliar Administrativo (con experiencia en IMSS, Infonavit, SAT y Odoo)

Objetivo del puesto

Brindar apoyo administrativo y operativo en AS Consultoría Integral, asegurando el correcto manejo de facturación, trámites ante IMSS / Infonavit / SAT, gestión de practicantes y actualización de información en ERP (Odoo) y herramientas digitales, manteniendo orden documental y cumplimiento normativo.

Principales responsabilidades

Facturación y administración contable básica

• Revisar y realizar facturas pendientes en ERP Odoo o directamente en el SAT, verificando datos fiscales, uso de CFDI y régimen fiscal antes de emitir.
• Descargar XML y PDF de las facturas y enviarlas al correo institucional para su resguardo.
• Elaborar facturas recurrentes específicas (por ejemplo, facturación mensual a ciertos clientes) y llevar registro en Excel/Google Sheets.
• Realizar complementos de pago en Odoo, conciliando con el estado de cuenta bancario (fecha, monto y cliente).
• Solicitar facturas externas en portales de proveedores y registrar la información en el Excel administrativo, subiendo los archivos a carpetas correspondientes en Drive.

Gestión de correos y comunicación institucional

• Revisar diariamente el correo general , incluyendo bandeja principal y spam.
• Clasificar los correos por tipo: facturación, currículums/prácticas, proyectos, consultas generales, etc.
• Dar seguimiento o canalizar cada correo al área correspondiente y marcar como no leído los que deban atender otros departamentos.

Apoyo en reclutamiento e inducción de practicantes

• Revisar CVs y solicitudes de practicantes que llegan al correo institucional.
• Realizar llamadas de filtro (5–10 minutos) para validar: carrera, universidad, periodo de prácticas, horario disponible, motivación e intereses de desarrollo.
• Validar que cumplan criterios internos (no servicio social + prácticas al mismo tiempo, etc.).
• Coordinar con la jefatura del área para agendar entrevistas o confirmar aceptación.
• Elaborar y enviar mensajes de bienvenida, compartir enlaces de carpetas para documentación y agregar a grupos de WhatsApp de nuevo ingreso.
• Apoyar en el proceso de inducción, compartiendo el curso de inducción en Odoo eLearning y, en su caso, los cursos específicos según área (Auxiliar Administrativo, Diseñadores, Community Manager, etc.).

Trámites ante instituciones (IMSS, Infonavit, SAT)

• Apoyar en el proceso de alta y movimientos de trabajadores en IMSS mediante IDSE: captura de datos, envío de movimientos y descarga de acuses.
• Acceder al portal empresarial de Infonavit para descargar constancias de situación fiscal y verificar que no existan adeudos.
• Ingresar al portal del SAT para descargar constancias de situación fiscal y opiniones de cumplimiento, usando los datos proporcionados por la empresa.
• Realizar CFDI de nómina en el SAT cuando sea necesario, siguiendo lineamientos internos.

Gestión de documentación y formatos oficiales

• Elaborar constancias DC-3, utilizando el formato de Excel automatizado, capturando la información del trabajador, curso, agente capacitador y demás campos requeridos, generando el PDF y guardándolo en la carpeta correspondiente o enviándolo al cliente.
• Llenar formatos institucionales como Formato 9 (evaluación de la entidad receptora al estudiante) y otros que se requieran para las universidades o programas de prácticas.
• Mantener actualizado el archivo administrativo con enlaces, registros de facturas, constancias y documentación.

Apoyo en plataformas y servicios básicos

• Realizar el pago de servicios (ej. luz CFE) en portales en línea, asegurando descarga y resguardo del comprobante.
• Cargar cursos al módulo de eLearning en Odoo: crear curso, agregar secciones/contenido, vincular material desde Drive y publicar.

Requisitos del puesto

Escolaridad:

• Técnico o Licenciatura en Administración, Contaduría, Recursos Humanos o afín.

Experiencia:

• Mínimo 1–2 años en un puesto administrativo similar.
• Experiencia comprobable en:
• Facturación electrónica (SAT y/o ERP).
• Manejo básico de IMSS (IDSE), Infonavit y SAT para consultas y descargas de constancias.
• Gestión de correos institucionales y seguimiento administrativo.

Conocimientos técnicos:

• Manejo de ERP (idealmente Odoo) para facturación, contabilidad o eLearning.
• Conocimientos básicos de trámites patronales (altas, movimientos, descargas de acuses).
• Manejo de Excel/Google Sheets (búsquedas, filtros, completar registros, ligas a documentos).
• Uso de Google Drive o herramientas similares para organización de documentos.

Habilidades y competencias blandas

• Alta atención al detalle (datos fiscales, nombres, fechas, formatos oficiales).
• Organización y seguimiento, manejo de varias tareas en paralelo.
• Comunicación escrita clara y formal para correos e interacción con instituciones/universidades.
• Trato amable y profesional con practicantes, clientes internos y externos.
• Discreción y confidencialidad en el manejo de información sensible (datos fiscales, laborales, personales).
• Proactividad para proponer mejoras en los procesos administrativos.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Sueldo: $10,000.00 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial