Facilities/events Manager

Descripción general:
Contribuir al eficiente flujo del departamento administrativo y del funcionamiento óptimo de la oficina, así como dar servicio al personal, clientes y visitas de la empresa. Además de proporcionar ayuda para la organización de la logística de eventos en general de la compañía.

Estado de trabajo:

- Tiempo completo
- Salario
- Reporta a: Director empresas Retail
- Ubicación: Mexicali, Baja California

Actividades del Puesto:

- Coordinar y supervisar funcionalidad y mantenimiento de los edificios y estacionamientos en conjunto con el administrador arrendador correspondiente.
- Coordinar simulacros y eventos oficiales de las comisiones de seguridad e higiene con el administrador arrendador correspondiente.
- Coordinar la comunicación oficial interna con personal en oficinas y personal foráneo.
- Recibir y atender visitas en oficinas: clientes, proveedores, compañeros de empresa, etc.
- Coordinar y supervisar traslados del personal, clientes o visitas a San Diego, Tijuana, Yuma, Calexico, etc.
- Llevar a cabo negociaciones con proveedores de mantenimiento, limpieza, servicios, agencias, entre otros.
- Coordinar la contratación de servicios de subcontrato tales como limpieza, fumigación, extintores, centro de copiado, renta del edificio.
- Coordinar y supervisar al personal de los servicios subcontratados.
- Coordinar y ejecutar las solicitudes de ampliación o movimiento de layout en áreas de trabajo.
- Coordinar, supervisar e instruir la ejecución de actividades del personal a su cargo, auxiliar de oficina, recepción y asistente administrativo.
- Supervisar que los convenios con hoteles se encuentren con tarifas dentro del rango de la política de gastos, en las necesidades de la empresa, firmados y actualizados.
- Supervisar que las pólizas de seguros se encuentren actualizadas, pagadas y distribuidas de las 6 empresas.
- Supervisar el control de gastos de caja chica y tarjetas corporativas.
- Supervisar la logística de diligencias fuera de oficina asignadas a su personal.
- Supervisar y autorizar las compras de insumos y suministros solicitados para el buen funcionamiento de la oficina. (artículos limpieza, papelería, cafetería, muebles)
- Asignación de lugares de oficina para personas de nuevo ingreso, personas promovidas, practicantes, o ajustes de layout por reestructuras de personal.
- Revisar, filtrar y autorizar por medio de plataforma los reembolsos de gastos que sean solicitados por el personal a su cargo.
- Coordinar y supervisar el control de vehículos utilitarios en oficina.
- Coordinación, supervisión y ejecución de eventos dentro y fuera del grupo, tales como, Reuniones Generales por Empresa, Happy Half Hour, Sé Gowan, Festividades especiales, Posada, Brindis de Año Nuevo, Eventos Deportivos, Pláticas de Inducción, Working Lunch, Global Gathering Yuma, entre otros (eventos 10-200 personas).
- Coordinación, supervisión y ejecución de eventos solicitados en específico por los Gerentes, ya sea dentro o fuera de Mexicali.
- Coordinar y ejecutar ocasionalmente diligencias específicas que solicitan los directivos.
- Mantener comunicación y coordinación con personal administrativo de Yuma.
- Actividades del día a día, solución de problemas, atención a las 6 empresas.

Educación:

- Licenciatura administrativa o afín.

Experiência/ Conocimientos / Habilidades:

- 3 años o más en puesto similar.
- Bilingüe
- Manejo de plataforma Office, Internet, Outlook.
- Excelente actitud de servicio
- Liderazgo
- Iniciativa
- Dinamismo
- Discreción
- Confidencialidad
- Habilidad para relaciones públicas
- Habilidades de comunicación
- Escucha activa
- Organizado
- Precisión y atención al detalle
- Ética profesional
- Trabajo en equipo
- Habilidades para resolver problemas, manejo de conflictos

Expectativas del puesto / Condiciones de trabajo:

- Disponibilidad y flexibilidad de horario.
- Necesidad de Viajar: Ocasionalmente.