Asistente de Dirección General

**DESCRIPCION DE PUESTO**
- **Información del Puesto**

**Nombre del Puesto**:
ASISTENTE EJECUTIVA

**Jefe Inmediato**:
DIRECTOR GENERAL

**Área / Departamento**:
ADMINISTRACION

**Lugar de trabajo**:
COLIBRI 14, COL. BELLAVISTA, DELEG. ALVARO OBREGON, C.P. 01140
- **Misión del Puesto**
- Describa la razón de ser del puesto, comenzando con verbos de acción, seguido de la función principal, especifique resultados más importantes_

Asistir al Director General en la organización de sus actividades, como en la programación de su agenda, redacción de oficios y de igual manera dar una cordial atención a todas las personas con las que tiene contacto tanto personal como vía telefónica.
- **Responsabilidades del Puesto**
- Describa las 4 principales responsabilidades del puesto en orden de importancia ¿Qué hace, ¿cómo lo hace y para qué lo hace?_
- Gestionar y programar agenda: Organizar el calendario, generar reuniones, reserva de vuelos y alojamiento.
- Recepción y envío de documentación: Controlar el envío y recepción de documentación confidencial.
- Control de llamadas y atención de visitas: Atención cordial de llamadas y visitas a Dirección General.
- Archivo y redacción de informes: Mantener la información confidencial correctamente ordenada y archivada. Redactar informes especiales solicitados por Dirección General.
- **Análisis de problemas y tomas de decisiones del puesto**
- De acuerdo a las funciones del puesto, selecciona la manera en la que el ocupante del puesto soluciona los problemas que enfrentará día a día_
- Análisis y resolución de Problemas

Aplica soluciones que requieren una simple elección de cosas aprendidas.

Aplica soluciones en situaciones repetitivas dentro de instrucciones establecidas.

Analiza situaciones diferentes para su solución que requieren de interpretación y evaluación.

Se enfrenta a situaciones variables en las que requiere de un juicio y criterio propio para solucionarlas, así como bases para definir estrategias.
- Toma de decisiones

El jefe inmediato le dice que hacer y cómo hacerlo.

El jefe inmediato le dice que hacer y el titular del puesto decide como hacerlo.

El titular del puesto decide qué y cómo hacerlo.
- Enlista las 4 decisiones más importantes o relevantes que debe de tomar el puesto
- En caso de algún accidente de trabajo. Si no es grave, se gestiona con contabilidad un presupuesto para atención médica particular. Si es grave se dispone de un chofer de bodega para trasladar al trabajador a la atención médica del IMSS.
- Negociar la terminación laboral cuando un trabajador acude sumamente molesto, logrando la firma de los documentos necesarios para protegernos ante una demanda.
- Cuando se requiere personal operativo de manera urgente por la carga de trabajo: contratación y asignación de departamento de manera inmediata.
- Hacer descuentos en nómina como quitar el bono a algún trabajador que reincida con alguna falta. O por el contrario otorgar un bono adicional como premio del buen desempeño.
- **Relaciones Internas**
- Detalla con que puestos dentro de la compañía se relacionará directamente (excluyendo jefes y reportes directos)_

**Área o Puesto**

**¿Para qué?**

**Frecuencia**

**(diaria, frecuente, esporádica)**

Personal Administrativo

Para ser el punto de contacto entre Dirección General y el personal administrativo.

Diaria, muy frecuente.
- **Relaciones Externas**
- Detalla con que, puestos, personas o instituciones se relaciona fuera de la compañía_

**Organización / institución**

**¿Para qué?**

**Frecuencia**

**(diaria, frecuente, esporádica)**

Clientes

Para atenderlos vía telefónica y/o durante su estancia en la empresa.

Esporádica.

Proveedores

Para atenderlos vía telefónica y/o durante su estancia en la empresa.

Esporádica.

Contactos personales

Para atenderlos vía telefónica y/o durante su estancia en la empresa.

Esporádica.
- **Contribución del Puesto**
- 3 principales indicadores anuales (Ejemplo: Ventas, Headcount directo e indirecto, Volumen, Participación de mercado, cumplimiento de plan de producción, asertividad del presupuesto, cumplimiento de un plan, manejo de número de proveedores_

**Indicador**

**Monto Anual (Pesos o Cantidad)**
- **Entorno Organizacional del Puesto**
- Ubicación del puesto en la estructura organizacional_
- Mencione el Puesto al que reporta directamente

Director General
- ¿El puesto tiene personal a su cargo? De ser afirmativo nro. de personas a su cargo
- Esquema del puesto en la organización (Nombres de puestos, funciones)

Siguiente Nível al jefe

Dueño

Puesto del Jefe inmediato

Director General

Puesto que se describe

Asistente Ejecutiva

Pares del puesto se describe

Asistente de Gerencia de Recursos Humanos, Asistente de Gerencia de Producción.

Reportes del puesto que se describe

Reporte diario de llamadas, Reporte de envío y recepción de documentos para control de números de guía, Reporte de rese