Asistente Ejecutiva Bilingüe

**Posición objetivo**:
Asistente Ejecutiva es la encargada de brindar al del director de la OSC apoyo directo, para planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos. Estará en estrecha comunicación con otros gerentes de oficina de la región.

**Requisitos**:

- Grado Licenciatura
- Experiência en el manejo de una amplia gama de tareas relacionadas con el soporte administrativo y ejecutivo
- Excelente conocimiento de MS Office
- Alto sentido de urgencia
- Excelentes habilidades organizativas.
- Honesto, discreto y con altos níveles de integridad.
- Interactúa positivamente y trata a todas las personas con cortesía y respeto.
- Sentido de urgencia
- Respeta la confidencialidad
- Bilingüe inglés/español
- Horario disponibilidad
- Disponibilidad de viaje

**Principales Responsabilidades**:

- Ser el primer punto de contacto y el vínculo entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y demás empleados, interactuando con ellos de manera profesional y efectiva
- Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de ejecutivos.
- Administre todas las llamadas entrantes y salientes, correos electrónicos, correspondencia, etc.
- Supervisar notas, entregas e informes entrantes y salientes.
- Coordinar servicios de mensajería.
- Supervise, responda y reenvíe constantemente los correos electrónicos entrantes.
- Actualizar y mantener las listas de contactos existentes.
- Escribir y revisar presentaciones escritas, informes, presentaciones y hojas de cálculo.
- Generar los informes correspondientes.
- Entregar revisiones e informes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
- Administre el calendario profesional y el personal ejecutivo, así como los requisitos de cumplimiento, coordinando sus citas para garantizar una gestión eficaz del evento.
- Asegurar que todos los proyectos y tareas se lleven a cabo a tiempo.
- Reserve salas de conferencias u otros lugares.
- Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la alimentación, además de encargarnos de la logística del evento.
- Gestione las agendas de las reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
- Encárgate de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
- Archive y organice documentos físicos y digitales, como correos electrónicos, informes y otros documentos administrativos:

- Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
- Interiorizar y conocer la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
- Administrar y reportar gastos:

- Realizar tareas contables cuando sea necesario.
- Coordinar las actividades del CEO con las demás plantas de la empresa.
- Coordinar las actividades de los demás gerentes de oficina de la región.
- Seguimiento de procesos migratorios.
- Realización de reservas de hoteles y vuelos para el personal de la empresa.
- Realizar los gastos de viaje de los socios y ayudarlos en este proceso.
- Responsabilidad sobre el uso y mantenimiento de los vehículos de empresa.
- Definir y organizar las actividades del conductor.
- Brinda apoyo a todas las áreas para el transporte.
- Brinda soporte para compras urgentes.
- Responsable de compras de material de oficina.
- Encargado de pagar los servicios y rentas, así como velar por la limpieza de las casas alquiladas, buscando casas cuando se solicitan.
- Brinda apoyo a los empleados extranjeros y sus familias (si están aquí).

**Habilidades**:

- Excelentes habilidades interpersonales
- bien organizado
- trabajo en equipo
- Flexible
- Orientado al cliente
- interactor multisitio
- Principio moral

Tipo de puesto: Tiempo completo, Por tiempo indeterminado

Salario: A partir de $1.00 al mes

Horario:

- Turno de 8 horas
- Turno mixto

Prestaciones:

- Estacionamiento de la empresa
- Seguro de gastos médicos mayores
- Seguro de vida

Tipos de compensaciones:

- Bono de productividad

Idioma:

- Inglés (Obligatorio)