Facilities Specialist 2

Facilities Specialist 2-220005F2

**Applicants are required to read, write, and speak the following languages**: English, Spanish

**Preferred Qualifications**
**Descripción**:
Este puesto tiene funciones/responsabilidades principalmente administrativas sobre los servicios, procedimientos e instalaciones del área de Real Estate y Facilities en la organización Oracle de México S.A. de C.V. en Guadalajara, Jalisco. Este puesto establece, verifica y ejecuta tareas relacionadas con el servicio otorgado a clientes internos e instalaciones de uso común. Algunos de estos servicios son: Snacks y Bebidas, Agua potable, Papelería general para empleados, Servicios de impresión, Servicio de café, Control de llaves de cubículos/oficinas de empleados, Administración del presupuesto, Colocación de órdenes de compra, etc. Es su responsabilidad el mantener en óptimo estado de operación las instalaciones, otorgar el mejor servicio a los clientes, atender y orientar en forma y tiempo a los usuarios finales sobre el portafolio de servicios del área, recibir, desarrollar y supervisar el servicio de proveedores (vendor management).

**Puesto de naturaleza administrativa, con funciones de**:

- Contacto con proveedor y establecimiento de mantenimientos calendarizados para equipos bajo responsabilidad del área de Facilites como equipo multifuncional (impresoras) y servicios de impresión (copy center).
- Administración del presupuesto para cada servicio bajo su responsabilidad.
- Análisis de gastos y seguimiento al gasto de cada orden de compra
- Solicitud de cotizaciones, participación en licitaciones
- Búsqueda de proveedores
- Contacto con proveedor y supervisión del servicio brindado
- Llevar métricas a través de reportes con el objetivo de medir el nível de servicio del proveedor pactado mediante el SLA (Service Level Agreement, cotización o contrato legal)
- Atención a dudas y resolución de problemas de usuarios finales

**Reporta a**:
1er línea - Gerente de Facilities local

2nda línea
- Gerente Regional de Facilities

3era línea - Director Latinoamérica de Facilities

**ACTIVIDADES ESTRATEGICAS Y TACTICAS**

Control y administración básica de proyectos

Diseño de formatos de reporte y control de presupuesto

Manejo avanzado de Excel

Creación de planes de comunicación

**Habilidades**:

- Coordinación de servicios de mantenimiento a equipos. Administración de proyectos relacionados con el área de Real Estate & Facilities.
- Comunicación efectiva y asertiva. Con sus Gerentes, usuarios, compañeros, Administración del edificio y proveedores.
- Fuerte habilidad de organización. Organización de actividades, establecimiento de prioridades, atención a reuniones, conferencias telefónicas y cursos.
- Alta capacidad de Planeación.
- Alto sentido de comprensión, servicio y urgencia que representa a los clientes internos
- Entendimiento claro del sentido de urgencia y aplicación del mismo cuando se requiera
- Compromiso. Altamente comprometido con los resultados para mantener la satisfacción del cliente y elevar los níveles de servicio en función de las necesidades del cliente interno y las políticas y procedimientos de RE&F
- Trabajo en equipo.
- Ser Proactivo. Atiende requerimientos de usuarios de diferentes níveles y está en contacto con ellos (Peers, Junior, Senior, Gerentes, Directores, VP’s)
- Criterio flexible, abierto y adecuado. Decidir y escalar problemas y tomar decisiones. Contacto con usuarios finales para comunicar si una solicitud es aceptada o rechazada por el área.
- Colaboración. Se requiere persona proactiva y profesional.
- Servicio al cliente final (empleados usuarios finales) alcance: 600-800 empleados a corto-mediano plazo.
- Habilidad para trabajar de manera independiente con la mínima supervisión
- Multitareas
- Cumplimiento de Políticas y procedimientos de la empresa.
- Actitud de servicio
- Orientación a resultados
- Enfoque a clientes y mejora continua
- Flexibilidad de horario
- Conocimientos de sistemas de administración y control de inventarios
- Pensamiento estratégico
- Capacidad de rápida para identificar problemas y estructurar soluciones
- Creación de planes de proyectos y monitoreo del progreso y avance
- Capacidad analítica
- Excelente habilidad de comunicación: escrita y verbal
- Pensamiento creativo
- Disponibilidad para trabajar fuera del horario hábil
- Disponibilidad para viajar en caso de ser necesario
- Administración del tiempo

**Competencias**:

- Innovación
- Organización y Planeación
- Calidad en su trabajo
- Servicio al cliente
- Honestidad e Integridad
- Negociación

**Responsabilidades**:

- Contacto frecuente con proveedores
- Evalúa y desarrolla proveedores
- Establece níveles de servicio con proveedores y da seguimiento al mantenimiento de equipo a su cargo
- Atiende a usuarios finales. Evaluación de requerimientos y comunicación activa con su Gerente de 1era línea.
- Asiste a reuniones o conferencias