Office Manager

Buscamos un Office Manager altamente organizado, proactivo y orientado al detalle para supervisar las operaciones diarias de la oficina y asegurar que todas las actividades administrativas se desarrollen de manera eficiente. La persona ideal será el punto de contacto central para empleados, proveedores y visitantes, garantizando un ambiente de trabajo funcional, ordenado y profesional. Este rol requiere habilidades de coordinación, comunicación, resolución de problemas y una fuerte capacidad para priorizar tareas en un entorno dinámico

Responsabilidades: 

• Administrar y conciliar estados de cuenta de proveedores y clientes, asegurando exactitud en los saldos, seguimiento oportuno a pagos y cobranza, así como una comunicación fluida con todas las partes involucradas.
• Registrar y actualizar los movimientos contables de la empresa, garantizando que la información esté completa, ordenada y cumpla con los lineamientos contables y fiscales vigentes.
• Dar seguimiento a procesos de cobranza, incluyendo emisión de recordatorios, coordinación de pagos, negociación de fechas y registro de ingresos.
• Gestionar la facturación de manera puntual y precisa, verificando datos, montos, conceptos y cumplimiento de requisitos fiscales.
• Preparar y enviar reportes a autoridades regulatorias, asegurando que la información sea correcta y se entregue dentro de los plazos establecidos.
• Supervisar el cálculo y cumplimiento de obligaciones fiscales e impuestos, coordinando con asesores contables externos en caso de ser necesario.
• Liderar la gestión contable general, manteniendo resguardos adecuados, orden documental y procesos auditables para la empresa.
• Controlar y monitorear los gastos operativos, elaborando reportes periódicos que permitan analizar áreas de mejora y optimización.
• Generar reportes ejecutivos para dirección general y accionistas, presentando información clara, estructurada y orientada a la toma de decisiones.
• Administrar movimientos bancarios, conciliaciones, apertura/cierre de cuentas y relación con instituciones financieras.
• Gestionar y mantener actualizada la plataforma del sistema administrativo/operativo (Nexus), asegurando que la información esté cargada correctamente y que los usuarios internos la utilicen de forma adecuada.
• Supervisar la operación diaria, asegurando el cumplimiento de procesos internos y la detección temprana de desviaciones.
• Coordinar actividades de logística, incluyendo programación de entregas, seguimiento de envíos, comunicación con transportistas y solución de incidencias.
• Identificar oportunidades de optimización operativa, proponiendo mejoras en procesos administrativos, operativos y de comunicación interna.
• Supervisar y coordinar al personal administrativo, asignando tareas, dando seguimiento a desempeño y garantizando un ambiente de trabajo organizado.
• Elaborar reportes periódicos de desempeño, resultados y operación para dirección, integrando información financiera, operativa y administrativa.

Requerimientos

• Altas capacidades de organización, con habilidad para estructurar información, mantener control de múltiples procesos simultáneos y asegurar que todas las tareas sigan un flujo ordenado y eficiente.
• Habilidades de liderazgo, orientadas a coordinar equipos administrativos, tomar decisiones informadas, guiar procesos y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y productivo.
• Excelente administración del tiempo, priorizando actividades críticas, gestionando plazos y asegurando el cumplimiento oportuno de reportes, pagos, entregas y requerimientos internos.
• Capacidad para delegar actividades de manera estratégica, asignando responsabilidades según habilidades del equipo y dando seguimiento para garantizar resultados de calidad.
• Conocimientos sólidos de contabilidad, incluyendo registros, reportes financieros, control de gastos y comprensión de obligaciones fiscales.
• Conocimiento en logística, manejo de rutas, coordinación con transportistas, seguimiento de entregas y solución de imprevistos operativos.
• Comprensión de procesos operativos, identificando oportunidades de mejora y asegurando que las tareas de la operación diaria se ejecuten de manera eficiente y conforme a procedimientos establecidos.
• Habilidad para interactuar con clientes y proveedores, con una comunicación clara, profesional y orientada a construir relaciones de confianza y resolver necesidades o incidencias.
• Inglés avanzado, capaz de comunicarse verbalmente y por escrito con clientes, proveedores y accionistas internacionales, así como comprender documentación corporativa.
• Conocimiento de la industria energética, entendiendo sus dinámicas, normativas, actores clave y particularidades operativas, contables o regulatorias.