Auxiliar administrativo

Objetivo del puesto

Ejecutar y mantener al día las actividades administrativas relacionadas con los servicios que DH&S presta a empresas, incluyendo facturación, conciliación de pagos, complementos de pago, portales de proveedores, control de pacientes y envío de avances.

Trabajará directamente con Operaciones para cuadrar diariamente la información de campañas y servicios de nuevo ingreso. También mantendrá comunicación con los clientes para atender sus requerimientos administrativos.

Responsabilidades

• Elaborar y enviar facturas a clientes empresariales.
• Emitir y enviar complementos de pago.
• Aplicar y conciliar los pagos recibidos.
• Mantener actualizado el control de facturas emitidas, pagadas y pendientes.
• Dar seguimiento a cuentas por cobrar y fechas comprometidas de pago.
• Cargar facturas, órdenes de compra, evidencias y documentos en portales de proveedores.
• Revisar diariamente el estatus de las facturas dentro de los portales.
• Atender rechazos, aclaraciones y solicitudes administrativas relacionadas con la facturación.
• Revisar órdenes de compra y validar que correspondan con el servicio prestado.
• Solicitar a los clientes las órdenes de compra, autorizaciones o documentos faltantes.
• Mantener actualizados los expedientes administrativos y fiscales de los clientes.
• Trabajar diariamente con Operaciones para revisar los avances de las campañas empresariales.
• Cuadrar los pacientes programados, atendidos, pendientes, adicionales y cancelados.
• Verificar que los estudios realizados coincidan con lo autorizado y cotizado.
• Elaborar y enviar a los clientes los cuadros diarios de avance.
• Llevar el control administrativo de los pacientes atendidos en campañas y servicios de nuevo ingreso.
• Preparar los cierres administrativos de cada campaña o servicio.
• Integrar listas de atención, evidencias, reportes y documentación requerida por el cliente.
• Mantener comunicación directa con las áreas de Compras, Recursos Humanos, Servicio Médico y Cuentas por Pagar.
• Atender solicitudes administrativas de los clientes y dar seguimiento hasta su resolución.
• Visitar las instalaciones de los clientes para revisar el desarrollo de los servicios y atender pendientes administrativos.
• Mantener ordenados y actualizados los archivos físicos y digitales.
• Utilizar correctamente los formatos y procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad.
• Integrar evidencias documentales para auditorías internas o revisiones de clientes.
• Informar diariamente a Dirección sobre facturas pendientes, pagos, avances de campañas y asuntos administrativos relevantes.
• Apoyar en otras actividades administrativas relacionadas con la operación de los servicios.

Perfil requerido

• Licenciatura o carrera técnica en Administración, Contabilidad, Gestión Empresarial o área afín.
• Experiencia mínima de dos años en actividades administrativas operativas.
• Experiencia en facturación electrónica CFDI 4.0 y complementos de pago.
• Experiencia en conciliación de pagos y seguimiento de cuentas por cobrar.
• Experiencia utilizando portales de proveedores.
• Experiencia trabajando con clientes empresariales B2B.
• Manejo intermedio de Excel.
• Facilidad para elaborar controles, concentrados y cuadros de seguimiento.
• Experiencia trabajando con procedimientos, formatos y controles documentales.
• Deseable conocimiento de sistemas de gestión de calidad.
• Licencia de conducir vigente.
• Manejo indispensable de automóvil estándar y automático.
• Disponibilidad para visitar clientes en Querétaro y zonas cercanas.

Competencias

• Organización y seguimiento constante.
• Atención al detalle.
• Rapidez y precisión en la ejecución.
• Disciplina administrativa.
• Apego a procesos.
• Comunicación profesional.
• Sentido de urgencia.
• Capacidad para trabajar con diferentes áreas.
• Facilidad para resolver pendientes.
• Orientación al servicio al cliente.
• Responsabilidad y confidencialidad.