Auxiliar Administrativo Almacen

Objetivo General: Llevar el control y seguimiento del stock del almacén o centro de distribución, realizando inventarios físicos, periódicos y cíclicos para verificar la existencia, cantidad y estado de las mercancías, así como identificar y reportar diferencias en los registros.

Apoyar en la gestión de entradas y salidas de mercancías bajo la coordinación del jefe de Almacén y/o Logística, supervisando, coordinando y optimizando las actividades administrativas y operativas. Garantizar la exactitud de los inventarios, la adecuada gestión de recursos y el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, con la finalidad de asegurar una operación eficiente, organizada y confiable.

Funciones y responsabilidades del puesto

1. Control y gestión de inventarios

• Planificar, coordinar y ejecutar inventarios físicos, periódicos y cíclicos del mobiliario, equipo y materiales almacenados.
• Supervisar y mantener actualizado el control de existencias, garantizando la concordancia entre el inventario físico y los registros del sistema.
• Realizar auditorías de inventario para identificar, documentar y dar seguimiento a diferencias, faltantes, sobrantes y mermas.
• Monitorear los niveles de stock y coordinar oportunamente las necesidades de reabastecimiento.
• Registrar las entradas, salidas, movimientos y altas de materiales nuevos en el sistema de inventarios.
• Elaborar reportes semanales sobre existencias, movimientos, mermas, productos de alta y baja rotación e incidencias detectadas.
• Mantener registros y documentación actualizados para facilitar auditorías internas y externas.

2. Planeación y coordinación operativa de eventos

• Planificar y coordinar la disponibilidad del mobiliario, equipo y materiales de acuerdo con el cronograma de eventos confirmados.
• Revisar diariamente los archivos y requerimientos de los eventos, asegurando su correcto seguimiento y actualización en el sistema.
• Verificar y actualizar las órdenes de servicio destinadas al proceso de packing, garantizando su disponibilidad con al menos 15 días de anticipación.
• Coordinar la recepción, almacenamiento, preparación y distribución del mobiliario y materiales requeridos para cada evento.
• Supervisar las requisiciones de materiales generales y operativos, dando seguimiento oportuno con el área de Compras.
• Identificar anticipadamente posibles faltantes o necesidades operativas que puedan comprometer el cumplimiento de los eventos.

3. Administración de recursos y personal eventual

• Coordinar y supervisar al personal eventual requerido para el cumplimiento de las actividades operativas.
• Gestionar oportunamente las solicitudes y controles administrativos relacionados con pagos y viáticos del personal eventual, conforme a las autorizaciones correspondientes.
• Optimizar la utilización de recursos materiales, humanos y espacios disponibles dentro del almacén.
• Apoyar y coordinar las actividades diarias de los auxiliares de almacén, promoviendo una distribución eficiente de las tareas y condiciones seguras de trabajo.

4. Coordinación interdepartamental y mantenimiento

• Mantener comunicación constante con las áreas de Compras, Logística y Mantenimiento para asegurar la disponibilidad y funcionalidad del mobiliario y equipo.
• Gestionar y dar seguimiento a las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo del mobiliario.
• Coordinar la recepción, revisión y registro de materiales y artículos de nueva adquisición.
• Reportar oportunamente daños, deterioros o condiciones que afecten la disponibilidad y utilización de los recursos.

5. Control administrativo y mejora continua

• Preparar y presentar reportes administrativos y operativos relacionados con los principales indicadores de desempeño del almacén.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos de almacenamiento, inventario, distribución y control de recursos.
• Proponer e implementar acciones correctivas y preventivas que contribuyan a reducir costos, mermas y errores operativos.
• Promover buenas prácticas de organización, orden, limpieza y aprovechamiento del espacio.
• Asegurar el cumplimiento de las políticas internas, procedimientos operativos y normativas de seguridad aplicables.
• Contribuir al cumplimiento de los objetivos corporativos y del sistema de gestión de calidad de la empresa.