Especialista académico administrativo

Objetivo del puesto

Gestionar y ejecutar de manera eficiente, ordenada y oportuna los procesos de admisión, inscripción e integración de expedientes de licenciatura y posgrado, garantizando el cumplimiento de la normatividad SEP,  la calidad de la información, la correcta operación administrativa y una atención personalizada a aspirantes, estudiantes y programas académicos.

Responsabilidades

- Conocer la operación del proceso de admisión.

- Proceso de Inscripción (Licenciatura y Posgrado) nacional e internacional:

• Asegurar el cumplimiento de la legislación educativa vigente (leyes, reglamentos, acuerdos secretariales, lineamientos de la SEP), disponibilidad, integridad y confidencialidad de la documentación - expedientes de aspirantes. 

• Dar seguimiento a aspirantes confirmados a través de chats y coordinación con Promoción.

• Contactar aspirantes por correo y WhatsApp.

• Solicitar documentación escaneada y validar formatos.

• Asesorar a aspirantes sobre su documentación y llenar formatos.

• Coordinar entrevistas psicopedagógicas cuando se requiera.

• Completar expedientes digitales y gestionar VoBo de inscripción.

• Registrar inscritos en BBDD y actualizar carpetas en Drive.

- Corte semanal de inscripciones  (Licenciatura y Posgrado):

• Actualizar base de datos e indicadores durante la semana.

• Elaborar reporte semanal de inscritos.

• Reunirse semanalmente con Ámbito Estudiantes y Promoción para conciliación.

• Compartir listas actualizadas de inscritos.

- Validación de antecedentes académicos y cumplimiento normativo (Licenciatura y Posgrado):

• Validar los antecedentes académicos de los estudiantes de nuevo ingreso.

• Realizar consultas y validaciones en las plataformas oficiales correspondientes.

• Identificar inconsistencias o situaciones que requieran aclaración.

• Dar seguimiento a casos pendientes hasta su regularización.

• Mantener evidencia de las validaciones realizadas de manera física y digital.

- Integración de expedientes físicos y digitales  (Licenciatura y Posgrado):

• Integrar y mantener actualizados los expedientes físicos y digitales de los estudiantes.

• Validar la información registrada en PwC y en las bases de datos internas.

• Organizar y archivar expedientes físicos por programa y semestre.

• Asegurar la correcta clasificación y resguardo de documentación.

• Verificar la consistencia entre el expediente físico, el expediente digital y la información registrada en los sistemas institucionales.

• Detectar expedientes incompletos y dar seguimiento para su regularización.

• Mantener actualizados los controles de documentación por estudiante.

- Recuperación de documentación oficial (Licenciatura y Posgrado):

• Dar seguimiento a estudiantes con constancia parcial hasta que entreguen los documentos originales, necesarios para cumplir la normatividad SEP, que deben integrar los expedientes de los estudiantes de nuevo ingreso

• Informar a los estudiantes sobre la documentación faltante y los plazos para su entrega.

• Recibir, revisar y registrar documentación original.

• Generar acuses de recepción y actualizar las bases de datos y PwC.

• Digitalizar documentación y complementar los expedientes electrónicos.

• Mantener un control permanente de documentos pendientes hasta lograr la integración completa del expediente.

- Atención y seguimiento a estudiantes:

• Brindar atención y orientación a estudiantes sobre los diferentes procesos, servicios y trámites relacionados con el área, de acuerdo con las políticas y procedimientos institucionales.

• Atender y dar seguimiento a las solicitudes de los estudiantes a través de correo electrónico, llamadas telefónicas y atención presencial.

• Resolver consultas, proporcionar información y orientar a los estudiantes sobre requisitos, procedimientos, fechas, tiempos de respuesta y canales de atención.

• Canalizar a las áreas correspondientes aquellos casos que requieran una intervención especializada, dando seguimiento hasta su resolución.

• Mantener comunicación con los estudiantes durante las diferentes etapas de sus solicitudes, informando sobre avances, pendientes y resoluciones.

• Dar seguimiento a casos particulares o situaciones que requieran atención individual, procurando una respuesta oportuna y adecuada.

- Realizar o apoyar en todas las actividades/proyectos académicos administrativos  que se requiera dentro del área.

- Reportar cualquier situación que ponga en riesgo la calidad del servicio o la reputación de la Institución.

- Fomentar un clima laboral sano y propicio para la adecuada convivencia y mejora continua.

- Cumplir con las políticas y procedimientos asociados a su puesto, así como con el código de ética