ASISTENTE ADMINISTRATIVO

1. MISIÓN DEL PUESTO El Asistente Administrativo de la Pastoral Universitaria gestiona y da seguimiento a los procesos operativos del área, brindando apoyo en la atención al público, la coordinación y seguimiento de proyectos y reuniones, el control de trámites, las actividades litúrgicas, así como en la elaboración, organización y gestión de la documentación y demás requerimientos administrativos. Asimismo, facilita la comunicación y coordinación con las distintas áreas administrativas del campus, contribuyendo a que las actividades y proyectos de la Pastoral se desarrollen de manera eficiente, ordenada y efectiva. 4. FUNCIONES PRINCIPALES: No. FUNCIONES PRINCIPALES ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace? ¿Cómo contribuye? INDICADORES 1 Atención al público en general: atender y dar seguimiento a llamadas telefónicas, correos electrónicos y personas que acuden presencialmente a las oficinas de Pastoral. Entrega resultados para el área. Evaluación semanal 2 Coordinación con áreas de la Universidad: gestionar y dar seguimiento a las relaciones operativas con las distintas áreas de la Universidad, incluyendo Mantenimiento, Logística, Comunicación Institucional, Finanzas, Sistemas, Limpieza, Vigilancia y otras áreas involucradas en las actividades de Pastoral. Entrega resultados para el área. Evaluación periódica con el director 3 Seguimiento de reuniones y objetivos: preparar y dar seguimiento a las reuniones y acuerdos del equipo de Pastoral, así como apoyar en la medición, seguimiento y reporte del cumplimiento de los objetivos establecidos en el POA y ESR. Entrega resultados para el área. Seguimiento semanal con el director 4 Gestión de proveedores y materiales: mantener la relación operativa con proveedores y con el área de Compras, asegurando la disponibilidad y reposición oportuna de los materiales e insumos necesarios para la Capilla, las oficinas y las actividades y eventos de Pastoral. Entrega resultados para el área. 5 Gestión administrativa y financiera: gestionar la facturación y comprobación de los gastos del director y del área en general, así como elaborar reportes económicos cuando sea requerido. Entrega resultados para el área 6 Gestión de la Capilla y el Oratorio: coordinar la preparación y logística de las misas y Horas Eucarísticas celebradas en la Capilla Universitaria y el Oratorio de Pastoral, incluyendo celebraciones ordinarias, de escuelas y facultades, graduaciones, áreas administrativas, eventos institucionales e intenciones especiales de miembros de la comunidad universitaria. Asimismo, coordinar y dar seguimiento al mantenimiento y abastecimiento de la sacristía. Entrega resultados para el área. Revisión periódica 7 Mantenimiento de las oficinas: coordinar y dar seguimiento a las necesidades de mantenimiento, limpieza, adecuación y funcionamiento de las oficinas de Pastoral, asegurando que los espacios se encuentren en condiciones adecuadas para el trabajo del equipo y la atención a la comunidad universitaria Entrega resultados para el área. Revisión periódica 8 Control y seguimiento administrativo: llevar el registro de asistencia y apoyar en el seguimiento de proyectos, así como en el control y reporte de las horas de becarios y prestadores de servicio social. Entrega resultados para el área. Revisión periódica 9 Gestión de programas formativos: organizar, ejecutar y dar seguimiento al Curso de Sacramentos, las Pláticas para Padrinos y el Curso de Acólitos dirigidos a la comunidad universitaria. Entrega resultados para el área. Revisión periódica NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO: Superior EXPERIENCIA LABORAL Deseable
- Administración
- 1 a 3 años CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y/O CERTIFICACIONES Indispensable
- Manejo de Office Inglés
- Intermedio Deseable
- Diseño digital IDIOMAS NECESARIOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO N/A DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: Ocasionalmente 9. PERFIL DE COMPETENCIAS Integración institucional (Nivel 2) Orientación a resultados (Nivel 2) Comunicación (Nivel 3) Organización y planeación (Nivel 3) Empatía (Nivel 4) Acompañamiento Adaptabilidad (Nivel 4) Adaptabilidad-flexibilidad (Nivel 4) Amigabilidad (Nivel 4) Aprendizaje continuo Capacidad para aprender (Nivel 4) Liderazgo (Nivel 3) Relaciones interpersonales (Nivel 4) 10. OTROS REQUISITOS