Coordinador de Cuentas por Cobrar HP

Fairmont Hotels & Resorts
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Fairmont Heritage Place Mayakobaes un destino de lujo ubicado en la Riviera Maya, rodeado de selva tropical, lagunas y playa. Ofrece residencias privadas espaciosas y elegantes con servicio personalizado de mayordomo, acceso a actividades exclusivas, gastronomía internacional, spa de clase mundial y opciones de deportes acuáticos en un entorno natural y tranquilo.

Objetivo del puesto:
Asegurar el correcto registro, facturación, cobranza, aplicación y conciliación de los ingresos y cuentas por cobrar de propietarios y condóminos, manteniendo saldos actualizados, documentación soporte y seguimiento oportuno a cartera vencida.

Responsabilidades principales:

• Registrar y aplicar en ACCPAC y OPERA cuotas condominales, pagos, intereses moratorios, energéticos, servicios, consumos y demás cargos correspondientes.
• Emitir facturas, notas de crédito, complementos de pago y facturación global, asegurando el correcto resguardo de XML, PDF y documentación soporte.
• Administrar la cobranza trimestral de cuotas condominales, incluyendo envío de estados de cuenta, recordatorios, seguimiento a propietarios y desarrollador, y atención de aclaraciones.
• Mantener actualizado y conciliado el Aging de Cuentas por Cobrar, documentando comentarios, acciones y resoluciones de cada cuenta.
• Dar seguimiento puntual a cartera vencida, cuentas con más de dos trimestres de adeudo e incobrables, incluyendo reportes mensuales y montos a provisionar.
• Revisar diariamente movimientos bancarios, identificar depósitos, investigar pagos no identificados, aplicar pagos y conciliar ingresos.
• Dar seguimiento a PX y PM en OPERA, coordinándose con Front Desk para evitar saldos abiertos fuera de los tiempos establecidos.
• Conciliar y facturar cargos relacionados con agua, gas, electricidad, chargebacks, uso casa, servicios extras/a la carta y otros consumos de propietarios.
• Gestionar cobros mediante terminales bancarias y plataformas de pago, así como el control de efectivo, sobres de concentración y envío de valores en coordinación con Seguridad y Cometra.
• Verificar anticipadamente las llegadas de propietarios con adeudos y coordinar con Front Desk la entrega de estados de cuenta y cobranza a la llegada.
• Llevar el control, conciliación, facturación y cobranza de créditos otorgados a propietarios, así como operaciones relacionadas con fideicomisos y otros esquemas aplicables.
• Preparar y participar en el Credit Meeting mensual, presentando el estado de la cartera, antigüedad de saldos, seguimiento y acciones requeridas.
• Mantener actualizado el expediente contable y fiscal de cada propietario, incluyendo información fiscal, facturas, comprobantes de pago y registros correspondientes.
• Dar de alta a nuevos propietarios en los sistemas y controles correspondientes, explicando cuotas, métodos de pago y proceso de facturación.
• Atender oportunamente solicitudes y correos de propietarios relacionados con facturación, pagos y estados de cuenta, procurando respuesta dentro de las primeras 24 horas.
• Atender requerimientos de auditorías internas y externas y mantener organizada la documentación y reportes mensuales del área.
• Apoyar en las demás actividades de Cuentas por Cobrar y Finanzas necesarias para asegurar una operación eficiente y un adecuado control de los ingresos.
• Mínimo 1 año de experiencia en Cuentas por Cobrar, facturación o cobranza.
• Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel.
• Experiencia en OPERA; deseable conocimiento de ACCPAC u otros sistemas contables.
• Facilidad para aprender y adaptarse a nuevos sistemas y plataformas.

Competencias

• Organización y alto nivel de atención al detalle.
• Comunicación efectiva y orientación de servicio.
• Seguimiento y sentido de urgencia.
• Capacidad de análisis y conciliación.
• Proactividad y resolución de problemas.
• Trabajo en equipo.
• Responsabilidad y manejo confidencial de información financiera.

Beneficios para Colaboradores:
Únete a nuestro equipo y disfruta de una amplia gama de beneficios exclusivos para colegas, que incluyen upgradessin costo, estancias extendidas, tarifas preferenciales en Hoteles Fairmont & Raffles alrededor del mundo, descuentos especiales en alimentos, bebidas y bienestar, así como otros privilegios diseñados para enriquece