AE Project Administrator

En Haskell, no solo te incorporas a una empresa; te unes a un lugar de trabajo de excelencia reconocido a nivel nacional, donde las perspectivas diversas y una mentalidad inclusiva impulsan resultados más sólidos. Ya sea que estés iniciando tu trayectoria, ampliando tu experiencia o liderando el camino, encontrarás una cultura fundamentada en la confianza, impulsada por la excelencia y diseñada para respaldar tus objetivos. Aquí tendrás la oportunidad, la flexibilidad y el sentido de pertenencia necesarios para desarrollar tu carrera a tu manera, al tiempo que generas un impacto real.

El Administrador de Proyectos AE trabaja en estrecha colaboración con el personal de arquitectura e ingeniería para coordinar adecuadamente las necesidades del proyecto, las propuestas y las soluciones de apoyo para las operaciones comerciales y la gestión eficiente del personal.

• Operaciones Comerciales:
  • Compila y crea informes de gastos una vez que los recibos están organizados y codificados para el reembolso.
  • Actualiza y produce organigramas para la unidad de negocio asignada, proyectos y propuestas según sea necesario.
  • Asiste en la revisión de hojas de tiempo (verificando la exactitud y los proyectos, números de cuenta apropiados, etc.) y en la aprobación.

• • Soporte de EcoSys para los gerentes de ingeniería y diseño, incluyendo la configuración del proyecto, la entrada de datos y la generación de informes.
• Operaciones de Proyectos:
  • Formateo de especificaciones, compilación, corrección de estilo, coordinación y actualización.
  • Formateo, compilación, corrección y actualización de análisis de diseño.
  • Revisión final, compilación y envío/distribución de paquetes de proyecto para Permiso, Licitación, Construcción, etc.
  • Preparar facturación cuando se solicite y facturas internas y facturas de clientes por servicios de diseño únicamente.
  • Preparación de la documentación para Órdenes de Campo, Adendas, etc.
  • Recibir, fechar y coordinar y distribuir eficientemente todos los materiales relacionados con documentos de construcción.
  • Actualizar Newforma con los datos demográficos del contrato e información adicional.

• • Registrar las horas dedicadas a prospectos sin números de proyecto y emitir solicitudes de Comprobante de Diario de Costo de Trabajo según sea necesario.

• Administración de la Construcción:
  • Crear y modificar todos los documentos relacionados para el propietario y el contratista.
  • Recibir, fechar y coordinar y distribuir eficazmente todo el material relacionado con la Administración de la Construcción.
  • Procesar Reportes de Campo, Listas de Pendientes, notas de reuniones OAC y todo otro material relacionado con la CA.

• Servicios de Personal:
  • Mantener un calendario de eventos del personal para registrar nuevas contrataciones, salidas, promociones, etc. dentro de la unidad de negocios.
  • Ayudar con la configuración de nuevos empleados (configuración de estación de trabajo con suministros apropiados, placas de identificación, teléfono, computadora, solicitudes de tecnología de usuario, tarjetas de presentación, etc.)
  • Programar reuniones y reservar salas de conferencia. Solicitar comidas para reuniones cuando se requiera. Responsable de preparar las salas de conferencia con la tecnología y los recursos apropiados, así como de la preparación y limpieza de comidas en reuniones y salas de conferencia.

• • Actualizar la hoja de cálculo de personal del proyecto según sea necesario y distribuir el informe de fechas objetivo generado en la Reunión de Personal de AE.

• Servicios Administrativos:
  • Realiza un alcance completo de aplicaciones de procesamiento de textos y hojas de cálculo, así como documentos que contienen datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal. Capaz de crear presentaciones usando PowerPoint u otro software aplicable.
  • Recopila y compila datos de varias fuentes de información.
  • Procesa el correo y paquetes salientes. Recibe el correo entrante de la oficina de correos y lo distribuye al personal según corresponda.
  • Ordenar y mantener suministros de oficina para la unidad presupuestaria asignada.

Se requiere diploma de escuela secundaria; se prefiere algo de educación universitaria o certificación comercial aplicable. Un mínimo de tres años de experiencia en oficina/administrativa.

• Buenas habilidades organizativas; atención al detalle.
• Man