Coordinadora de Soporte a Dirección

Descripción del puesto En el puesto de Coordinadora de Soporte a Dirección en Zion Transaccional, te encargarás de gestionar y coordinar las solicitudes y casos que lleguen a la dirección, asegurando su seguimiento y resolución oportuna. Organizarás agendas, reuniones, comunicaciones internas y externas, y apoyarás en la preparación de informes y presentaciones para la dirección. También coordinarás con otros equipos para canalizar incidencias, requerimientos operativos y necesidades de servicio, garantizando una atención eficiente y ordenada. Este es un puesto de tiempo completo, presencial y ubicado en La Magdalena Contreras, CMX, donde trabajarás en estrecha colaboración con la dirección para mejorar la comunicación y los flujos de trabajo.

Principales responsabilidades

1. Coordinación y gestión administrativa

• Coordinar y dar seguimiento a las actividades administrativas y operativas asignadas por la Dirección.
• Supervisar el cumplimiento de tareas, fechas compromiso, procedimientos y objetivos.
• Mantener controles administrativos, reportes, bases de datos y documentación actualizados.
• Coordinar solicitudes y actividades con las diferentes áreas de la empresa.
• Identificar áreas de oportunidad y proponer mejoras en los procesos internos.
• Resolver situaciones operativas y administrativas dentro de sus facultades, escalando únicamente aquellos asuntos que requieran autorización directiva.

2. Apoyo ejecutivo y gestión de Dirección

• Administrar la agenda, reuniones, compromisos y actividades de la Dirección.
• Preparar reportes ejecutivos, presentaciones, minutas y documentación para la toma de decisiones.
• Dar seguimiento a acuerdos, proyectos y asuntos prioritarios hasta su conclusión.
• Anticipar necesidades, identificar pendientes y asegurar que los compromisos se cumplan oportunamente.
• Gestionar información confidencial con discreción y responsabilidad.
• Apoyar en la coordinación de proyectos y actividades especiales de Dirección.

3. Toma de decisiones e iniciativa

• Analizar situaciones y proponer soluciones viables antes de solicitar instrucciones.
• Tomar decisiones operativas dentro de los límites de autoridad establecidos.
• Priorizar actividades de acuerdo con su urgencia e impacto.
• Dar seguimiento a problemas hasta su resolución, evitando que los asuntos queden pendientes sin responsable.
• Investigar y aprender de manera autodidacta el funcionamiento de nuevos procesos, sistemas y herramientas.
• Presentar propuestas de mejora acompañadas de alternativas y recomendaciones.
• Mantener una actitud orientada a resultados, con responsabilidad sobre los compromisos asumidos.

4. Comunicación y atención corporativa bilingüe

• Gestionar comunicaciones en español e inglés, tanto por correo electrónico como por teléfono y videoconferencia.
• Elaborar y revisar documentos, reportes y presentaciones bilingües.
• Coordinar reuniones con clientes, proveedores y socios comerciales.
• Mantener una comunicación profesional y representar adecuadamente a la Dirección en las actividades que le sean encomendadas.
• Licenciatura concluida, trunca o carrera técnica en Administración, Negocios, Gestión Empresarial o áreas afines.
• Experiencia mínima de 3 años en puestos administrativos, preferentemente como coordinador(a) administrativo(a), responsable de área, asistente ejecutivo(a) senior o posición similar.
• Experiencia comprobable coordinando actividades, administrando procesos y dando seguimiento a responsabilidades de otras personas o áreas.
• Experiencia tomando decisiones operativas y resolviendo problemas sin supervisión constante.
• Inglés avanzado, hablado y escrito.
• Manejo de Excel, Word, PowerPoint, Outlook y herramientas digitales de gestión.
• Excelente redacción, organización y capacidad de análisis.
• Capacidad para manejar información confidencial y asuntos de importancia para la Dirección.
• Presentación profesional acorde con un entorno corporativo y ejecutivo, con comunicación, trato y vestimenta apropiados para las responsabilidades del puesto.

Competencias clave

• Liderazgo y coordinación administrativa.
• Toma de decisiones y resolución de problemas.
• Iniciativa y autonomía.
• Aprendizaje autodidacta.
• Organización y seguimiento puntual.
• Comunicación ejecutiva en español e inglés.
• Discreción y manejo de información confidencial.
• Capacidad de análisis y mejora continua.
• Orientación a resultados y cumplimiento de objetivos.
• Sueldo mensual de $17,000 a $22,000 MXN, según experiencia y competencias.
• Prestaciones de ley.
• Colaboración directa con la Dirección.
• Oportunidad de asumir responsabilidades de mayor alcance