M24143 Administrative Assistant KMIT

CIMMYT es una organización internacional vanguardista y sin fines de lucro dedicada a resolver los problemas del mañana hoy mismo. Se encomienda en fomentar una mejor cantidad, calidad y confiabilidad de los sistemas de producción y cereales básicos como el maíz, el trigo, el triticale, el sorgo, el mijo y los cultivos asociados a través de la ciencia agrícola aplicada, especialmente en el Sur Global, mediante la construcción de sólidas alianzas. Esta combinación mejora las trayectorias de subsistencia y la resiliencia de millones de agricultores pobres en recursos, al mismo tiempo que trabaja hacia un sistema agroalimentario más productivo, inclusivo y resistente dentro de los límites planetarios. CIMMYT es un Centro de Investigación fundamental del CGIAR, una asociación global de investigación para un futuro seguro en términos de alimentos, dedicada a reducir la pobreza, mejorar la seguridad alimentaria y nutricional y mejorar los recursos naturales. Para más información, visita www.cimmyt.org.

CIMMYT está en busca de un profesional sobresaliente, auto motivado y orientado a resultados para el puesto de Asistente Administrativo en el departamento de KMIT.

La posición se encuentra en el campus de CIMMYT en Texcoco, Estado de México, ubicado a 45 km al noreste de la Ciudad de México, México.

Principales responsabilidades:

• Brindar apoyo administrativo y logístico para el personal del programa y los consultores, incluidos, entre otros, informes de gastos, solicitudes de pago, viajes, reembolsos, informes de actividades, asignación de solicitudes de oficina y computadoras, capacitación, etc.
• Llevar a cabo la administración de los planes oficiales de teléfonos móviles emitidos a los usuarios elegibles del CIMMYT asegurando el cumplimiento de la política de telefonía móvil.
• Apoyar en la solicitud de cotizaciones y órdenes de compra, coordinar las entregas de proveedores, así como programar y asegurar el mantenimiento de las instalaciones y equipos del programa.
• Elaborar informes estándar (por ejemplo, informe de actividad mensual, informe de tarjeta de crédito…).
• Organizar y mantener un sistema de archivo eficiente para el supervisor, incluyendo archivos de materias, índices y / o referencias cruzadas.
• Elaborar y / o revisar sub-acuerdos con colaboradores.
• Preparar formularios relacionados con la donación de equipos (es decir, etiquetas de inventario), etc.
• Administrar la correspondencia de rutina del supervisor, determinando la mejor manera de encaminar ciertas preguntas y consultas y respondiendo a mensajes seleccionados.
• Apoyar reuniones de alto nivel, incluida la reserva de salas, la organización de catering, la preparación de paquetes / documentos de la junta y la correspondencia con cada participante antes y después de la reunión. Grabe y distribuya las actas de las reuniones.
• Brindar soporte a todo el ciclo de vida administrativo de la suscripción de revistas y otras fuentes de información con proveedores de servicios a nivel nacional e internacional.
• Apoyar las necesidades de reclutamiento y personal del Programa de Personal Local, consultores locales y personal de servicio social.
• Coordinar cualquier servicio para la integración de nuevos empleados al equipo de trabajo (computadora, espacio de oficina, vehículo, vivienda, teléfono celular, etc.)
• Controlar la ejecución de flujos de aprobación de compras para optimizar tiempos de respuesta, en colaboración con SCU.
• Elaborar solicitudes de servicios internos de las demás áreas del CIMMYT (almacén, cafetería, flota vehicular, Facilities etc.)
• Otras actividades de apoyo que le sean asignadas por su supervisor inmediato.

Requirements

• El titular del puesto deberá contar mínimo con una Carrera Técnica en Área Administrativa
• El candidato deberá tener experiencia de 2 años en puesto similar.
• El poseer conocimientos del idioma inglés, representará una ventaja.
• El titular debe ser una persona responsable, honesta, con iniciativa, proactiva, con liderazgo, enfocado a resultados.

Benefits

CIMMYT Ofrece un atractivo paquete de compensación y apoyo para el desarrollo Profesional. Adicional a las prestaciones contempladas por las leyes mexicanas; incluye aguinaldo (40 días), prima vacacional (56%), vacaciones (15 días), vales de despensa, prestaciones sociales mexicanas (IMSS, SAR/Infonavit). Adicional ofrecemos Seguro de Vida y Gastos Funerarios.