Asistente Administrativa TDC

hace 2 semanas

Cabo San Lucas, México Twin Dolphin A tiempo completo

REPORTS TO: Club Director, Restaurant Manager & Director of Finance

 

POSITION SUMMARY: 

The Administrative Processing Assistant is a highly skilled professional who serves as a vital link between finance and operations, focusing on streamlining processes and enhancing efficiency. This role requires a strong attention to detail in managing administrative systems, processes, and reports. The position reports directly to the Club Director, Restaurant Manager, and Director of Finance, working closely with each to ensure smooth operations.

 

POSITION REQUIREMENTS:

The Administrative Processing Assistant will be responsible for managing and processing requisitions, handling various administrative tasks, tracking payments, and ensuring the seamless execution of processing procedures.

 

POSITION EXPECTATIONS & RESPONSIBILITIES:


·        Invoice & Requisition Management: Process, record, and manage invoices and requisitions efficiently.

·        Follow-up: Track and follow up on invoices, payments, requisitions, and purchase orders.

·        Vendor Relations: Maintain knowledge of all Club vendors, suppliers, and contractors. Foster professional relationships and ensure clear communication to meet delivery deadlines.

·        Payment Processing: Request necessary information from vendors for timely payment processing. Ensure all vendor paperwork is current and compliant with company standards.

·        Finance Coordination: Collaborate closely with the finance team to ensure prompt payment processing.

·        Documentation: Prepare and update vendor-related documentation, such as Opinion de Cumplimiento, Ordenes de Trabajo, and Complementos de Pago.

·        Payment Tracking: Consistently track payments and follow up with vendors to ensure deadlines are met.

·        Amenity Purchases: Manage and coordinate the purchase of amenities for various areas, including the Golf Course, Club House, Dos Arroyos, The Courts, and The Backyard. This includes ordering snacks, beverages, cleaning supplies, event equipment, and other necessary items.

·        Inventory Management: Monitor delivery schedules, forecast purchasing needs, and ensure optimal inventory levels.

·        Receiving: Assist in receiving and retrieving merchandise as required. Daily pickups to Maravilla purchasing

·        Document Management: Ensure accurate filing and organization of documents related to purchases and payments.

·        Payroll Support: Assist in managing and processing eClock payroll systems for the Food & Beverage (F&B) department.

·        Administrative Support: Help prepare administrative and financial reports as needed.

·        Scheduling: Manage your work schedule to align with the Club’s operational needs.

·        Event Coordination: Assist with coordinating reservations and developing layouts for the TDC restaurant and special events.

·        Event Support: Provide operational support during golf tournaments and other special events, collaborating on logistics, event details, and quotes.

 



Requirements:
  •  Education and Experience:



o   Bachelor's Degree

o   Hospitality experience

o   Service Industry Operations experience

o   Administrative experience 


QUALIFICATIONS:

  • Skills:

o   Actively Listening - Give full attention to what managers, supervisors, coworkers, and clients are saying, taking note to understand the points being made, asking questions as appropriate. Determine the needs of your clients by actively listening to provide an exceptional product and experience.

o   Speaking – Clearly communicate with managers, supervisors, and colleagues. Clearly communicate with clients to produce a great product and experience. 

o   Time Management – Manage the time you have with your clients/group to deliver an effective product in the time provided.

o   Critical Thinking – Follow safety protocols. Make sound decisions regarding safety issues related to weather, changing conditions, animals, and client behaviors.

  • Abilities:

o   Oral Expression – The ability to communicate information and ideas in specific terms that others will understand.

o   Problem Sensitivity – The ability to recognize that there is a problem and determine the best course of action to remedy the issue; whether handling it yourself or notifying a supervisor or manager.

o   Written Comprehension – The ability to read and understand information that is presented in writing. 

o   Oral Comprehension – The ability to listen to and understand information as it is presented through spoken words and sentences.

o   Communication - Ability to communicate and work with a variety of age and skill levels

o   Teamwork- The desire and ability to work in a cooperative, team-oriented atmosphere

 


  • Asistente Administrativa

    hace 5 meses

    Cabo San Lucas, México Crosica A tiempo completo

    **Vacante para la empresa Crosica en Los Cabos, Baja California Sur**: Asistente Administrativo ¡Nos encontramos en crecimiento, y estamos en búsqueda de Asistente Administrativo! Experiência Laboral: Mínimo 1 año en el puesto **Habilidades**: - Buena presentación - Buena actitud - Facilidad de palabra - Resolución y manejo de conflictos - Manejo...

  • Asistente Administrativo Contable

    hace 5 meses

    Cabo San Lucas, México Clandestinna A tiempo completo

    En Marianna Idirin Experience Designers estamos buscando asistente adminsitrativo / contable con enfoque en facturación. compras que trabaje en conjunto con la Coordinación de compras de nuestras cuatro marcas. INDISPENSABLE VIVIR EN CABO SAN LUCAS Horario de lunes a viernes 9 AM a 6 PM y sábados medio día. Funciones principales: - Recibir órdenes...

  • Auxiliar Administrativo

    hace 2 meses

    Cabo San Lucas, México Crosica A tiempo completo

    **Vacante para la empresa Crosica en Los Cabos, Baja California Sur**: **Asistente Administrativo** ¡Nos encontramos en crecimiento, y estamos en búsqueda de Asistente Administrativo! **Experiência Laboral**: Mínimo 1 año en el puesto **_ INDISPENSABLE _**_INGLES INTERMEDIO- AVANZADO_** **Habilidades**: - Buena presentación - Buena actitud -...

  • Asistente Administrativo Bilingüe

    hace 5 meses

    Cabo San Lucas, México Solmar Hotels & Resorts A tiempo completo

    Desarrolla tu talento como **Asistente Operativo de AyB en Restaurantes Externos** **(Romeo y Julieta y Pícaro)** - Requisitos_: - Experiência mínima en: cajas, hostess, mesero - Excelente actitud - Atención a clientes - Conocimientos en manejo efectivo y paquetería Office Postúlate, queremos conocerte. **¡Vive la experiência...

  • Asistente Dental

    hace 5 meses

    Cabo San Lucas, México Empleando Mexico A tiempo completo

    **Vacante para la empresa Empleando Mexico en Los Cabos, Baja California Sur**: ¡Únete a nuestro gran equipo de trabajo dental! Importante clínica dental especializada, está en busca de tu talento como Asistente de odontólogo en San José del Cabo. Funciones: - Asistencia médica a odontólogos y cirujanos dentales especialistas - Gestión de...

  • Asistente de Servicios Residenciales

    hace 1 mes

    Cabo San Lucas, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del puesto: Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos de Maravilla Residential Services conforme a los estándares organizacionales y normativa interna, contribuyendo a la excelencia organizacional​. Descripción general: El Asistente Administrativo será responsable de la ejecución adecuada de procesos administrativos, cobros y...

  • Asistente Personal y Administrativo

    hace 4 meses

    Cabo San Lucas, México kua private chef service A tiempo completo

    Asistente adminitrativo. y peronal de Kua private Chef services, es la persona segunda acargo de las organizacion y desenpeño de eventos, asi como compra de insumos, organización de personal, elaboracion de menus en base a las especificacione de la chef, asi como llevar a la agenda personal y adminitrativa de la chef ejecutiva, hacer acto de presencia en...

  • Auxiliar Administrativo Comercial

    hace 1 mes

    Cabo San Lucas, México LORSA A tiempo completo

    Estamos en búsqueda de una persona para desempeñarse como Asistente Administrativo Soporte Las actividades a desempeñar son: Seguimiento a cotizaciones. Coordinar internamente la entrega de productos. Requisición interna de productos. Atención a clientes. Los requisitos: Bachillerato general/técnico terminado. Capacidad de organización y trabajo en...

  • Asistente Administrativo-ventas

    hace 2 semanas

    San José del Cabo, B.C.S., México Hotelhause A tiempo completo

    Latin Hotel te esta buscando......Intégrate a nuestro equipo de trabajo como **ASISTENTE ADMINISTRATIVO -VENTAS** **Requisitos**: Bachillerato o carrera técnica en administración, turismo o afin Experiência 2 a 4 años asistente de ventas o asistente administrativa, Atención a clientes AAA, Imprescindible vivir en San José Los Cabos BCS, Ingles...

  • Asistente Administrativo de Proyectos

    hace 5 meses

    Cabo San Lucas, México Chileno Bay Resort A tiempo completo

    **Descripción de la empresa** Chileno Bay Resort & Residences, Auberge Resorts Collection, está situado en la playa más codiciada para nadar de Cabo y trae un espíritu fresco y contemporáneo junto con un ambiente atractivo para crear el escape perfecto para familias, grupos de amigos y parejas. El complejo cuenta con 99 habitaciones de hotel y 60 villas...

  • Asistente de Limpieza de Autos

    hace 1 mes

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del Puesto:El Asistente de Limpieza de Autos es responsable de lavar los vehículos de propietarios, socios, prospectos y de operación, de acuerdo con el programa establecido y las solicitudes recibidas, cuidando los detalles de excelencia organizacional, con un servicio personalizado y sentido de urgencia.Descripción General:Este puesto requiere...

  • Asistente de Compras e Inventarios

    hace 5 meses

    Cabo San Lucas, México Clandestinna A tiempo completo

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  • Administrador de Servicios Residenciales

    hace 1 mes

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del PuestoEl Asistente Administrativo de Twin Dolphin será responsable de asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos y de facturación del área, contribuyendo a la excelencia organizacional.Descripción GeneralEl Asistente Administrativo será responsable de la ejecución adecuada de procesos administrativos, cobros y pagos tanto a...

  • Asistente de Limpieza de Autos

    hace 3 semanas

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del Puesto:El Asistente de Limpieza de Autos es responsable de lavar y mantener los vehículos de los propietarios, socios y visitantes del club, siguiendo los estándares de limpieza y sanitización establecidos.Descripción General:Este puesto requiere una persona capaz de trabajar de pie durante largos períodos de tiempo, con una actitud de...

  • Administrative Support Specialist

    hace 2 semanas

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Administrative Processing AssistantReports to: Club Director, Restaurant Manager & Director of FinanceJob Summary:The Administrative Processing Assistant plays a vital role in streamlining processes and enhancing efficiency within the finance and operations departments at Twin Dolphin Club. This position requires a strong attention to detail in managing...

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    hace 1 mes

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del PuestoEn Twin Dolphin, buscamos a un profesional experimentado en compras de construcción para asegurar la adquisición eficiente y oportuna de materiales y suministros necesarios para nuestros proyectos. El objetivo es garantizar que se cumplan los estándares de calidad, costos y plazos establecidos.Descripción del PuestoEl Asistente de...

  • Asistente de Compras de Construcción

    hace 2 meses

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del PuestoEn Twin Dolphin, estamos buscando a un profesional apasionado por la gestión de compras y la logística para unirse a nuestro equipo de construcción. Como Asistente de Compras de Construcción, serás responsable de asegurar la adquisición eficiente y oportuna de materiales y suministros necesarios para nuestros proyectos, garantizando...

  • Asistente de Compras de Construcción

    hace 3 semanas

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del puesto:En Twin Dolphin, buscamos a un profesional experimentado en compras para gestionar la adquisición de materiales y suministros necesarios para nuestros proyectos de construcción. El objetivo es asegurar la eficiencia y oportunidad en la adquisición, garantizando que se cumplan los estándares de calidad, costos y plazos...

  • Asistente de Compras de Construcción

    hace 4 semanas

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del PuestoEn Twin Dolphin, buscamos a un profesional que se encargue de la adquisición eficiente y oportuna de materiales y suministros necesarios para nuestros proyectos de construcción. El objetivo es garantizar que se cumplan los estándares de calidad, costos y plazos establecidos.Descripción del PuestoEl Asistente de Compras de Construcción...

  • Asistente de Compras de Construcción

    hace 4 semanas

    Cabo San Lucas, Baja California Sur, México Twin Dolphin A tiempo completo

    Misión del PuestoEn Twin Dolphin, buscamos a un profesional experimentado en compras y suministros para proyectos de construcción que pueda asegurar la adquisición eficiente y oportuna de materiales y suministros necesarios para nuestros proyectos, garantizando que se cumplan los estándares de calidad, costos y plazos establecidos.Descripción del...