Asistente Administrativo

Asistente Administrativo & Logístico Tapachula

Date: 6 Sep 2024

Location: tapachula o ciudad juarez, Mexico

Company: Plan International

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls. We believe in the power and potential of every child but know this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it is girls who are most affected.

Working together with children, young people, supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges girls and vulnerable children face. We support children’s rights from birth until they reach adulthood and we enable children to prepare for and respond to crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

For over 85 years, we have rallied other determined optimists to transform the lives of all children in more than 80 countries.

We won’t stop until we are all equal.

propósito

Plan International, promueve los derechos de la niñez. Está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, a través del empoderamiento, particularmente de las niñas y las adolescentes.

A través de proyectos transformadores de género, se busca el empoderamiento de las niñas, la prevención y eliminación de la violencia basada en género, en particular la violencia sexual, incluido el acoso de la que son víctimas en la mayor parte de espacio en los que se desenvuelven.

Plan, toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con las políticas de protección de la niñez y de igualdad de género. Asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo.

En México, Plan International desarrolla un programa a fines de prevenir violencia y brindar servicios a niñas, adolescentes y familias en situación de movilidad. Más específicamente, el proyecto, desde Plan International México, se ha elaborado con la intención de abordar dos componentes críticos de la crisis migratoria centroamericana: (1) Brindar apoyo en el acceso a servicios multisectoriales a la población migrante con un enfoque especifico a niñas, niños, adolescentes y víctimas de violencia de género. (2) cubrir las necesidades básicas, inmediatas y urgentes con el fin de mitigar la exposición a violencia de la población migrante con un enfoque especifico a niñas, niños y adolescentes y víctimas de violencia de género.

El propósito de la plaza es contar con la persona indicada, que en colaboración con la/el Oficial de Protección y la Coordinadora de la Unidad Programática de Tapachula, los y las personas trabajadoras sociales y la asistencia humanitaria apoye en la implementación, y seguimiento de las actividades a nivel local, para el cumplimiento de los resultados del proyecto. Esta persona será responsable, de:

Realizar el seguimiento administrativo y financiero del proyecto. Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística del proyecto

dimensiones del rol

Alcance del puesto : Unidad de programa Tapachula

Grupos dependientes de su gestión : Equipo Técnico del PU

Presupuesto asignado :$19,328.89 / mes bruto, con beneficios (seguro de vida, seguro gastos médicos mayores.

Tiempo de duración del PU : Hasta 31 de julio de 2025 con posibilidad de continuidad según disponibilidad de fondos

Tipo de contratación : asalariados

Activo fijo asignado : Computadora y accesorios, estación de trabajo

Información confidencial : Se manejará casos especiales de niñez o jóvenes y tendrá acceso a datos de personas de las comunidades y población migrante.

Tipo de reportes:

Financieros-administrativos.

Áreas afectadas por el incumplimiento de sus funciones:

Programas. Compras, licitaciones y contrataciones. Finanzas.

RESPONSABILIDADES principales

Responsabilidades generales - Resultados finales claves para la posición:

Realizar el seguimiento administrativo y financiero del proyecto. Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística del proyecto

Actividades de cada responsabilidad

Realizar el seguimiento administrativo y financiero del programa

• Ejecución y documentación del desarrollo del proyecto con apoyo del personal de Plan para dar seguimiento y cumplimiento a las actividades del proyecto.

• Ejecución de la planificación administrativa, financiera y de compras/adquisiciones.

• Asegurar que las planificaciones financieras estén alineadas con la planificación administrativa.

• Proporcionar con anticipación y proactivamente los materiales, insumos, procesos de consultorías, entre otros requeridas por el proyecto.

• Elaborar requisiciones, órdenes de compra, términos de referencia y solicitudes de egreso en base a lineamientos técnicos de la coordinación del proyecto.

• Participar en las reuniones de equipo técnico del proyecto y nacionales cuando se requiera.

• Elaboración y entrega de correspondencia a personal responsable del proyecto y al equipo de Plan International Mexico.

• Asegurar el cumplimiento de las normas de GH, ROA y Plan International México.

• Documentar contable y financieramente las inversiones y gastos derivados de la implementación del proyecto.

• Coordinar con proveedores la entrega de bienes o/y servicios.

• Facilitar con otras áreas de Plan la buena gestión administrativa y financiera del proyecto.

Indicadores de éxito:

• Documentación archivada y ordenada.

Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística de la Unidad Programática

• Realizar un buen registro administrativo contable del proyecto.

• Monitoreo en el sistema SAP la ejecución del presupuesto y procesamiento de la información periódicamente en las fechas requeridas.

• Archivos del proyecto se mantienen completos y con toda la información de soporte.

• Supervisión del levantamiento y cumplimiento de la documentación y medios de verificación del proyecto.

• Coordinación con la administración para las adquisiciones y compras necesarias para la ejecución de los proyectos del proyecto.

• Participar y apoyar en las auditorias de Plan o del donante facilitando la información requerida completa, ordenada y de manera oportuna.

• Elaboración de informes financieros, de rendición de cuentas y apoyo a los informes narrativos.

• Llevar un archivo de forma digital y físico de toda la documentación de respaldo del proyecto.

• Elaborar WorkBooks trimestrales del proyecto.

• Elaborar borrador de propuestas de modificación al presupuesto

• Elaborar, dar seguimiento y cumplir con el plan de compras anual del proyecto

Indicadores de éxito:

• Documentación del proyecto recopilada en carpeta del PO en base a lineamientos de Plan y requerimientos del donante.

• Información en SAP actualizada.

• Plan de compras implementado adecuadamente.

• El 100% de los informes presentados corresponden a políticas y lineamientos institucionales, y cumplen con los estándares definidos.

EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Calificaciones y experiencia

• Título universitario en administración de empresas o similares.

• Manejo de Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico.

• Conocimiento de la Teoría de Género, Derechos de la Niñez, Derechos Humanos, Participación ciudadana.

• Experiencia en gestión financiero- administrativa y de compras en programas similares (1 año como mínimo).

• Elaboración de informes financieros, planes de acción e instrumentos de monitoreo y control.

Habilidades específicas al puesto

• Excelente comunicación oral y escrita.

• Creatividad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.

• Habilidad numérica

• Excelente redacción y ortografía.

• Análisis de datos y capacidad de síntesis.

• Habilidad para trabajar en equipo y en un ambiente multidisciplinario.

• Dominio oral y escrito del inglés deseado

Otros requisitos:

• Empatía con la igualdad de género y diversidad sexual.

• Sensibilidad social

• Interés y compromiso de trabajo con niños, niñas jóvenes y mujeres.

• Disposición de viajar al interior del país.

Location: ciudad juarez o tapachula

Closing Date: 19 de septiembre

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.

We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.

Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International's Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment.

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