Coordinador/a/ de Administraci/n de Ventas

RESUMEN DE LA POSICIÓN:

Coordina todas las actividades operativas del proceso de ventas desde el análisis de los datos, la planeación, supervisión del suministro, manejo de servicio al cliente hasta seguimiento de las reclamaciones. Convoca a juntas de trabajo, supervisa inventarios, realiza trámites ante oficinas gubernamentales, asociaciones, proveedores, etc. Proporciona solución a problemas de manera eficaz y expedita. Escucha y atiende las necesidades de los empleados y la oficina, promueve el orden, el respeto y un buen ambiente laboral entre los empleados.

PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

1) Supervisión del Servicio al cliente

• Planea y administra estratégicamente las actividades de servicio a clientes. Propone y sigue el presupuesto del departamento.
• Maneja las operaciones diarias en el área de servicio a clientes, organiza al equipo, provee dirección y asesoría, resuelve situaciones de inventario en JDE para que los pedidos fluyan.
• Se asegura que al final del día se facture y contabilice, que se hagan todos los movimientos positivos o negativos para mantener las ventas reales al día y se reflejen correctamente en los reportes de ventas.
• Mantiene mediciones (KPI) de diversos procesos, analiza la información para medir el desempeño e implementar mejoras (importaciones, tiempos, errores, etc.).
• Se mantiene al tanto de la calidad, cantidad y niveles de inventario, tiempos de entrega y la eficiencia de los servicios etc.
• Capacita adecuadamente a su personal en el uso de los sistemas, JDE y facturación electrónica, principalmente. Da las facilidades a IT para implementar cambios y actualizaciones en el sistema participando activamente en conferencias y pruebas en conjunto con su equipo de trabajo.

2) Soporte de ventas

a) Planeación de ventas

• Posee amplio conocimiento de las variedades de la compañía y su comercialización en México.
• Coordinar con Gerencia y Ventas la elaboración de presupuestos y pronósticos de ventas y de compras.
• Analizar la información de ventas y compras con recursos de la empresa, por ejemplo: Focus, Cube, JDE, Bases de datos, etc.
• Coordinar con el equipo de ventas la elaboración de forecast de compras, asegurar la consistencia de la información y la entrega en tiempo y forma. // Solicitar los ajustes al forecast durante el año con sales planning.
• Asegurar el conocimiento necesario del proceso de forecast y su evolución interna y externamente.
• Reportar a su jefe inmediato cualquier situación que ponga en riesgo la operación de México por falta de semilla.
• Participar a las reuniones de S&OA y otras plataformas por compartir informaciones.

b) Gestión de Ventas

• Coordinación y actualización de contratos de distribuidores y su forecast y seguimiento de su ejecución de manera trimestral.
• Analizar inventarios y preparar un reporte con una propuesta de compras trimestrales
• Proponer prorrateo cuando hay escasez de semilla a gerencia.
• Coordinar la aplicación de los descuentos a clientes en el pronóstico trimestral, planes estratégicos y notas de crédito de cierre de año.
• Recabar y validar con la gerencia general y de ventas la información de precios para elaborar la lista de precios de México antes del cierre de año, coordinar con Comunicación la impresión de las listas de precios y la entrega con servicio al cliente.
• Coordinación mensual con finanzas para el cálculo de la provisión de incentivos comerciales (fcst, plan estratégico y crecimiento anual)
• Preparar los expedientes con apoyo de Marketing Data Administrador para registro en Catalogo Nacional de Variedades Vegetales y Registros de Títulos de Obtentor, así como dar seguimiento y respuesta en tiempo a los requerimientos hechos por SNICS durante el proceso.

c) Comunicación en ventas

• Mantener comunicación constante con las gerencias con el fin de conocer las proyecciones de ventas a corto plazo, promociones, para revisar inventario y evaluar necesidades futuras.
• Mantener una comunicación y relación comercial profesional con los clientes según necesidades del departamento. Visitarlos y capacitarlos, participar en eventos de promoción.
• Mantenerse informado acerca de las fechas de recepción de las nuevas cosechas en vinculación con gerencia, ventas o cualquier otra área, según sea necesario.
• Comunicación constante con el equipo de ventas para dar seguimiento a operaciones de ventas y asegurar disponibilidad de la semilla, informarles cuando hay escasez.
• Se mantiene actualizado en el área profesional y ambiente externo laboral, atendiendo reuniones de trabajo y cursos, revisando publicaciones profesionales, estableciendo redes de comunicación personal y participando en reuniones de trabajo con asociados del gremio semillero.

d) Calidad en proceso de ventas

• Supervisa el seguimiento de reclamaciones: proporcionar a los vendedores información de ventas y calidad de los lotes involucrados.
• Reporta a su gerencia las quejas, comentarios y sugerencias de los clientes por problemáticas relacionadas con las importaciones y despachos de semilla, dándoles el seguimiento oportuno.
• Se mantiene capacitado en sistema Aquarius del proceso de HMC en reclamaciones.
• De manera activa da seguimiento a las acciones de mejora continua del proceso de ventas según necesidades de la compañía y requerimientos de los clientes.
• Proponer procesos de mejora continua.

3) Supervisión del personal

• Supervisa, asesora y entrena a su personal; promoviendo que cumpla con las expectativas de productividad, con precisión eliminando ineficiencias e identificando las oportunidades de crecimiento.
• Se asegura que se cumplan las políticas internas de HM.Clause, las leyes locales, estatales y federales, así como las regulaciones fitosanitarias en materia de importación y exportación de semillas.
• Implementa y vigila el cumplimiento de las políticas relacionadas con los Recursos Humanos, recomendando cambios y actualizaciones a las mismas.
• Asegura que todas las acciones relacionadas con el personal cumplan con los requisitos de la legislación existente, para lo cual obtiene asesoría del departamento de recursos humanos y legal; conduce investigaciones; mantiene los registros correctos y actualizados y representa a la empresa ante las autoridades del trabajo preparando estrategias, reuniendo y presentando información.
• Cumple con las reglas de seguridad federales, estatales, locales y del Grupo Limagrain, interpretando estándares, vigilando el apego a las normas, asesorando en acciones que son necesarias implementar, presentado reportes y estadísticas de seguridad.
• Está al tanto de la puntualidad y asistencia del personal, así como sus actividades diarias. Asignando, coordina y monitorea funciones administrativas en casos de ausencia.
• Mantiene comunicación constante con Recursos Humanos, se informa de las políticas de personal y seguridad vigentes, se asesora y las implementa en el sitio.
• Determina necesidades y programa cursos y capacitaciones para el personal del sitio y las propone para el plan de capacitación anual que elabora Recursos Humanos.

COMPETENCIAS:

• Habilidades interpersonales - Demostrado fuertes habilidades de presentación oral y escrita. Capacidad para trabajar en todos los niveles de la organización. Mentor / entrenador y facilitar recursos para los informes directos. Efectivamente presente información y responder adecuadamente a las preguntas de los ejecutivos, los compañeros, el personal, los organismos externos y auditores.

• Trabajo en equipo - Jugador de equipo con una actitud positiva. Capacidad para facilitar el trabajo en equipo entre el personal, así como con otros grupos en toda la organización. Capacidad para construir la confianza con todas las áreas funcionales de la organización.

• Juicio - exposiciones de juicio exacto, responsables de las decisiones tomadas en el ámbito de la responsabilidad, con el foco en reuniones establecido metas y objetivos a corto y largo plazo y el trabajo de hacer autónomamente decisiones independientes.

• Profesionalismo - Altamente auto-motivados, con fuertes habilidades de organización, plazo y orientado a resultados con un alto grado de integridad.

• Adaptabilidad - Capaz de hacer frente al cambio frecuente, retrasos o eventos inesperados. Cómodo con ritmo rápido, puesto en marcha y desafiante entorno. Capacidad para planificar, organizar y priorizar el trabajo.

• Asistencia/puntualidad – Se asegura de completar sus responsabilidades de trabajo de manera oportuna.

• Confiabilidad - Autodirigido con la capacidad de trabajar de forma independiente, así como con los grupos. Habilidades de organización fuertes, demuestran la capacidad de iniciar y gestionar múltiples proyectos, con el resultado final del presente.

• Manejo de datos – tiene el gusto para organizar, analizar y proponer mejoras y soluciones basado en datos. Experiencia en proponer KPIs, monitorearlos y llegar a las metas con su equipo de negocio.

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

• Escolaridad: Licenciatura Administración de empresas o carrera similar, con un mínimo de 3 años de experiencia en puesto similar.
• Idioma: Inglés avanzado
• Amplio dominio de Excel o Access u otras base de datos.

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