Event Services Coordinator

DEBERES Y RESPONSABILIDADESI. Operación de Grupos y Bodas- 1.1 Llegadas y Salidas- Participación de junta de llegadas.- Revisión de Rooming List.- Tener completo conocimiento respecto a las cualidades del hospedaje, de acuerdo con las necesidades del grupo con la inspección de habitaciones a las llegadas.- Llevar tarjetas de bienvenida a Suite Service para la amenidad de llegada.- Recibir y dar la bienvenida a los Coordinadores, Notables, Wedding Planners y Novios de una manera cortes y amable; tener la habilidad para mantener una conversación con el huésped de una manera natural y espontanea.- 1.2 Montaje de evento en locaciones- Agenda de proveedores en la fecha de su servicio con una explicación de horarios de montaje, códigos de vestimenta y conducta y señalamiento oportuno de su acceso a la propiedad.- Tener el conocimiento de información respectiva al evento en cuestión como horarios, menú, proveedores lay out, notables, etc.- Asegurarse de que el lugar de trabajo y sus alrededores se mantengan limpios y ordenados en todo momento.- Verificar que se esté llevando a cabo el montaje acorde a la información proporcionada por el departamento de Grupos y Eventos, se revisara esto en caso de cuestiones externas afecten el proceso.- 1.3 Servicio al Cliente- Proveer un servicio cortés, profesional, eficiente y flexible en todo momento.- Tener completo conocimiento de los servicios e instalaciones ofrecidos por el hotel.- Servir a nuestros huéspedes de una manera tranquila, discreta y cortes, respetando los estándares de tiempo.- 1.3 Amenidades y Actividades sobre Grupos y Bodas- Tener completo conocimiento de las actividades del Grupos/Bodas, incluyendo llegadas, salidas, eventos, actividades programadas tanto dentro como fuera del Hotel.- Coordinar con todos los departamentos las necesidades del Grupo/Boda, de una manera cortés, amable y profesional.- Asistir al coordinador y Wedding Planner a revisar la agenda del Grupo/Boda, para poder organizar las actividades del día, así como el resto de su estancia.- Reportar las quejas o problemas de huéspedes del Grupo/Boda a los coordinadores y Gerentes del hotel, y encontrar una solución inmediata dando seguimiento al mismo.- Comunicar a los centros de consumo las reservaciones solicitadas por medio de nuestro departamento.Habilidad para poder coordinar eventos y comunicar apropiadamente la información a todos los departamentos.