Responsable de Viajes y Eventos

**OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO**Bajo la supervisión directa del Coordinador Regional de Administración & Finanzas, el/la Responsable Welcome asegura el funcionamiento del Departamento de Welcome de la Delegación Regional de México.**RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES)****Como Responsable de Welcome de la Delegación Regional del CICR en México**:El/la Responsable Welcome gestiona el equipo de welcome de México y capacita, asesora y apoya a los oficiales Welcome de (Guatemala, Salvador, Honduras y Nicaragua).El/la Responsable Welcome asegura el seguimiento de la Recepcionista y el Oficial Welcome.Es responsable de la recepción de los delegados del CICR, sus familias y visitantes. Organiza los viajes de acuerdo a los requerimientos, asegura la obtención de las visas necesarias y el alojamiento para toda la delegación de México y también lo hace para los delegados CICR visitantes.Gestiona pedidos especiales de Ginebra para colegas en tránsito por México o de otras delegaciones, da apoyo en visados especiales, hospedajes y compra de boletos, que no corresponden a la operación de México.Negocia convenios con aerolineas, hoteles y arrendadoras. Asegura que se apliquen las tarifas negociadas locales y regionales.Interlocutor, capacitador y orientador en el area de welcome con la misiones de la DR.**Welcome**- Asegura que los delegados, sus familias y visitantes de la Delegación de México tengan una adecuada recepción.- Asegura la coordinación con la Logística y con el equipo Premises de los traslados hasta/desde el aeropuerto.- Asegura la entrega de los boletines de bienvenida para los delegados CICR y personal que viaje a México.- Asegura la actualización de los expedientes Welcome de la delegación.- Asegura la actualización de la base de datos Welcome de México.- Atiende solicitudes extemporáneas de forma urgente en horarios no laborables.**Agencia de viajes**- Organiza viajes, hospedaje y traslados para la Delegación de México. Debe asegurar que todos los requerimientos de viajes hayan sido organizados correctamente.- Organiza viajes y traslados de acuerdo a las políticas internas del CICR.- Identificación y negociación con aerolíneas y hoteles en México y los países de la región en estrecha coordinación con el Coordinador Regional de Administración & Finanzas.- Responsable de generar el soporte a tiempo y forma para el pago oportuno de la operación de la agencia de viajes.- Licita agencias de viajes en caso necesario junto con Logística (Revisando SLAS y KPIS )- Revisa la operación de viajes directamente con los ejecutivos, para la mejora continua de la operación.- Es responsable de mantener la relación con los proveedores.**Vuelos Internacionales**- Cotiza, reserva y compra los boletos de viajes internacionales de los colegas de la Delegación.- Prepara las facturas relacionadas a las gestiones de los vuelos internacionales.- Gestiona los traslados relacionados a los viajes internacionales de los expatriados hasta/desde el aeropuerto.- Cotiza, reserva y compra los boletos de viajes internacionales solicitados por Ginebra, Misiones y otras delegaciones.**Hospedaje**- Para viajes de Misiones, gestiona directamente con la asistente welcome de cada país la solicitud de traslado y hospedaje de acuerdo al itinerario- Asegura el pago de los servicios de hospedaje en los lugares lejanos donde no se acepta la plataforma AMEX o la forma de pago.**Visas - expedientes de expatriados**- Asegura que las visas sean obtenidas oportunamente.- Apoya a la obtención y renovación de visas para el personal expatriado y sus familias.- Es el contacto con las autoridades mexicanas relevantes para la obtención de visas, extensiones de visas, permisos de residencia para el personal expatriado y las tarjetas de identificación ante la SRE.- Asegura el mantenimiento de un sistema de archivado para cada expatriado y visitantes.- Asegura la obtención de visas solicitadas por Ginebra para personal móvil que no pertenece a la delegación de México**Eventos y Visitas especiales**- Encargada de gestionar y coordinar con los colegas internos y de otras misiones visitas especiales, para la gestión de hospedaje, traslados e itinerarios de vuelos de acuerdo a las agendas.- Supervisa con cada oficial welcome que los servicios de welcome y logísticos estén gestionados en tiempo y forma de acuerdo con las solicitudes.**Soporte a Misiones, Seminarios y Capacitación**- Realiza visitas de apoyo a misiones- Realiza entrevistas técnicas para las contrataciones en otras misiones de oficial welcome- Realiza las pruebas técnicas de temas welcome para la posición de oficial welcome.- Orienta y capacita a los oficiales welcome en las tareas del departamento de welcome- Realiza el Programa de Seminarios y Capacitación en temas de Welcome sobre la organización de capacitaciones y mejora de procesos internos.- Comparte