Administración para Mantenimiento

**Quienes somos**HDM diseña, instala y da mantenimiento a sistemas de **filtración, bombeo y calentadores** para cadenas comerciales, con soluciones de alta eficiencia y enfoque sustentable (clientes: Alsea, Cinemex, KFC, Costco, Coca-Cola, entre otros**Objetivo del puesto**Asegurar el **control administrativo y documental** del área de mantenimiento, garantizando **seguimiento puntual** a correos, cotizaciones, órdenes de compra, pedidos, calendarios de servicios y pólizas de mantenimiento, para reducir retrabajos, atrasos y pendientes con clientes y proveedores.**Responsabilidades principales (funciones)**A. Gestión de correos y comunicación operativa- Revisar bandeja de correo del área (entrada, solicitudes y tickets).- Redactar y contestar correos de seguimiento con lenguaje profesional.- Dar trazabilidad: acuses, confirmaciones de agenda, actualización de estatus.- Escalar a responsable técnico cuando aplique (ingeniería, supervisor, técnico).B. Cotizaciones y soporte comercial-operativo- Elaborar **cotizaciones** a partir de formatos/precios autorizados (materiales, mano de obra, refacciones).- Solicitar información faltante al equipo técnico (fotos, medidas, piezas, diagnóstico).- Integrar evidencias y anexos requeridos por el cliente.- Mantener control de versiones y bitácora de envíos y aprobaciones.C. Programación y calendarios de servicios- Generar y mantener **calendario de mantenimiento** (mensual/semanal/diario).- Programar visitas y rutas, considerando prioridad, cobertura, recursos y tiempos.- Confirmar agenda con tienda/sitio (coordinadores) y con técnicos.- Emitir recordatorios y validar acceso, horarios y requisitos de seguridad.D. Permisos, accesos y documentación de ingreso- Gestionar solicitudes de **permisos de trabajo**, accesos, listas de personal, credenciales, seguros, etc.- Preparar documentación para ingreso a sitio: orden de servicio, alcance, EPP, formatos del cliente, etc.- Controlar vigencias y cumplimiento documental (interno/cliente).E. Pedidos, compras y coordinación con almacén- Solicitar y dar seguimiento a **pedidos de refacciones/materiales**.- Integrar requisiciones y soportes (cotización, autorización, necesidad).- Coordinar entregas con almacén/mensajería y confirmar recepción en sitio.- Control de materiales “críticos” y reposición por consumo.F. Apoyo en pólizas de mantenimiento- Controlar cartera de pólizas: alcance, frecuencias, cobertura y restricciones.- Asegurar programación conforme a póliza y evidencias de cumplimiento.- Apoyar en reportes de servicio por póliza (checklist, fotos, firmas, cierre).- Mantener histórico de servicios por cliente/sucursal.G. Control y seguimiento (KPIs operativos)- Actualizar Odoo/CRM/ERP (o plataforma definida): tickets, actividades, estatus, fechas.- Elaborar reportes semanales: pendientes, servicios programados, servicios cerrados, OCs por cobrar, cotizaciones en espera.- Identificar riesgos: atrasos, falta de OC, falta de refacción, falta de evidencia, etc.**Requisitos técnicos**- **Excel intermedio**: tablas, filtros, validaciones, formatos, gráficos simples, tablas dinámicas básicas (deseable).- **Correo corporativo (Outlook/Gmail)**: reglas, etiquetas, seguimiento, redacción ejecutiva.- **Odoo** (deseable) o experiência similar en ERP/CRM: Zoho, Dynamics, SAP, etc.- Manejo de **Google Calendar / Outlook Calendar** o herramientas de agenda.- Deseable: Asana / Trello / Monday para seguimiento de tareas.**Habilidades**- **Orden y control**: excelente manejo de pendientes y trazabilidad.- **Atención al detalle**: evita retrabajos por omisiones documentales.- **Comunicación ejecutiva**: redacción clara y profesional con clientes.- **Sentido de urgencia** sin perder calidad.- **Seguimiento insistente y respetuoso** (capacidad de “cierre”).- Trabajo bajo presión y multitarea.- Confidencialidad y manejo responsable de información.Tipo de puesto: Por periodo de pruebaDuración del contrato: 6 mesesSueldo: $10,000.00 - $12,000.00 al mesBeneficios:- Opción a contrato indefinido- Servicio de comedor con descuento- Teléfono de la empresa- Uniformes gratuitosEscolaridad:- Bachillerato trunco o en curso (Deseable)Experiência:- puestos administrativos: 3 años (Deseable)Lugar de trabajo: Empleo presencial