Office Manager

hace 2 semanas

Ciudad de México Wood Mackenzie A tiempo completo

Company Description

Wood Mackenzie is the global leader in data, analysis and consulting across the energy, chemicals, metals, mining, power and renewables sectors.

Founded in 1973, our success has always been underpinned by the simple principle of providing trusted research and advice that makes a difference to our customers. Today we have over 2,000 customers ranging from the largest global energy companies and financial institutions to governments as well as smaller market specialists.

Our teams are located around the world. This enables us to stay closely connected with customers and the markets and sectors we cover. Collectively this allows us to offer a compelling combination of global commodity analysis with detailed local market knowledge.

We are committed to supporting our people to grow and thrive. We value different perspectives and aspire to create an inclusive environment that encourages diversity and fosters a sense of belonging. We are committed to creating a workplace that works for you and encourage everyone to get involved in our Wellness, Diversity and Inclusion, and Community Engagement initiatives. We actively support flexible working and are happy to consider alternative work patterns, taking into account your needs and the needs of the team or division that you are looking to join.

Hear what our team has to say about working with us:
**Job Description**:
We are seeking an Office Manager to support our Mexico City location.

The Office Manager will hold an important role, becoming part of a global Facilities network within Woodmac, while also working closely with key stakeholders located in the office and region.

This is a broad-ranging role that offers the possibility of future expansion into other support areas.

**Activities and Responsibilities**:

- Oversee general office operation - primarily of our Mexico City office but including other Latin America offices
- Partner with Facility, Operations, Technology and Health & Safety stakeholders to ensure execution is aligned to global corporate requirements while remaining compliant with local needs
- Partner with HR function to ensure proper employee support and to raise potential issues (payroll, benefits, etc.)
- Liaise with Landlords and Managing Agents with regard to centrally supplied facilities & services (e.g. power, aircon, toilets)
- Liaise through serviced office staff with contractors regarding necessary works (e.g. electrics, plumbing, servicing filter taps) and reactive and planned maintenance to premises and building services, to include decorative and refurbishment works
- Be the point of contact for interactions with service providers regarding financial and tax services
- Manage and co-ordinate all office related contract services (e.g. stationary, supplies and provisions, printers/copiers, confidential waste, security, cleaning etc.)
- Purchase office supplies and equipment and maintain proper stock levels
- Be the first point of contact for employee queries relating to all aspects of the office and facilities management
- Manage boardroom and other meeting rooms, office areas and all duties connected to them
- Promptly manage post, filing documents/paperwork relating to invoices
- Replenish printers/photocopiers with necessary supplies (paper, toner etc)
- Manage office car parking arrangements, if applicable
- Maintain organised arrangements in the office storage areas
- Manage staff locker facilities, if applicable
- Provide local representation for central corporate carbon emissions activities, reporting and reduction targets
- Create presentations and other management-level reports, supporting the Regional Head of Facilities Americas and Executive team
- Act as a local project lead of all space planning and construction projects for the Mexico City office
- Plan and co-ordinate internal moves and changes including layouts as required from time to time

**Health & Safety**
- Achieve and maintain all relevant statutory compliances for the workplace environments, including Health & Safety work practices and requirements, Fire safety requirements, Environmental Management and Risk Assessment etc.
- Provide an effective Emergency and Out of Hours response service in support of the business; maintaining and reviewing an appropriate Business Continuity plan for facilities and office services support

**Qualifications**:
**Behaviours/Skills required**:

- Highly organised with strong attention to detail and accuracy
- Communicative, proactive and customer oriented
- Very good written communication skills
- Very good knowledge of MS Office including excel
- Self-starter
- Ability to handle very sensitive information with a high degree of confidentiality and discretion
- Able to prioritise multiple concurrent tasks

**Knowledge/Experience required**:

- Two years of experience in office administration or facilities management
- Excellent computer skills, including a high degree of proficiency in Microsoft Word, Exce

  • Office Manager

    hace 7 días

    Ciudad de México The Brick Soluciones A tiempo completo

    **Acerca del puesto Office Manager**: **Perfil: Office Manager (Confidencial)** **Rango de Sueldo de $50,000 a $60,000 mensuales brutos** **Pago **100% vía nomina** **Prestaciones superiores de ley** Aguinaldo: 30 días Prima vacacional: 50% Vacaciones: 12 días Bono por PTU: 15.2 días de salario bruto Vale de despensa: $2,000.00 mensual Apoyo...

  • Office Manager

    hace 4 semanas

    Ciudad de México Page Personnel A tiempo completo

    Apoyar en temas administrativos - Experiência mínima de 5 años como Asistente / Office Manager **Sobre nuestro cliente**: Compañía global del sector financiero **Descripción**: Principales responsabilidades - Trato con proveedores - Administración general de la oficina - Expenses reports - Coordinación de coffebreaks - Seguimiento a clientes...

  • Project Manager Office

    hace 4 semanas

    Ciudad de México REVOLUTION A tiempo completo

    **PROJECT MANAGER OFFICE** **Escolaridad**:  Lic. Administración, Contaduría, o Afín. **Conocimientos y Habilidades**:Excel Avanzado, Ingles Avanzado,Pensamiento Analítico. **Actividades a Realizar**:Responsable de garantizar el éxito de proyectos, Solucionar problemas de la empresa respecto a cuestiones administrativas y operativas, optimizar los...

  • Office Manager

    hace 1 mes

    Ciudad de México EMPRESAS BH A tiempo completo

    Importante empresa líder en el sector, se encuentra en búsqueda de **Office Manager** Requerimos: Licenciatura en administración o carrera del área comercial. Gestión del espacio de coworking Atención a usuarios Control de pagos Manejo de inventario Manejo de reportes Atención en recepción Seguimiento a clientes Manejo de herramientas de...

  • Office Manager

    hace 7 días

    Ciudad de México Page Personnel A tiempo completo

    Asistir al directores en temas administrativos - Experiência mínima de 5 años como Asistente / Office Manager **Sobre nuestro cliente**: Empresa transnacional del sector financiero **Descripción**: Principales responsabilidades - Gestionar solicitudes de compra - Gestionar gastos y presupuestos - Control y manejo de reembolsos - Gestionar el pago de...

  • Office Manager

    hace 7 días

    Ciudad de México Page Personnel A tiempo completo

    Apoyar en temas administrativos, visión corporativa elevada - Experiência mínima de 5 años como Asistente / Office Manager **Sobre nuestro cliente**: Compañía global especializada en el sector de banca **Descripción**: Principales responsabilidades - Apoyo con temas de seguridad y facilities - Coordinación y trato con proveedores - Control de...

  • Office Manager

    hace 1 mes

    Ciudad de México Colektia A tiempo completo

    **Colektia es la primera empresa de cobranza basada en inteligencia artificial y considerada una de las startups con mayor oportunidad de crecimiento en Latinoamérica. Estamos buscando personas que quieran construir algo memorable.** **Si te gustan los retos y deseas llevar tu desarrollo profesional al siguiente nível, queremos conocerte. Algunas cosas...

  • Office Manager

    hace 1 mes

    Ciudad de México Comercializadora Epya A tiempo completo

    Agencia de Mercadotecnia ubicada en Santa Fe busca Office Manager - Mensajero **Responsabilidades**: - Servir como persona de contacto para las tareas del gerente de oficina, que incluyen: -mantenimiento, mensajería, suministros, equipo, compras. - Organizar el diseño de la oficina y solicitar material y equipo - Mantenimiento preventivo y correctivo,...

  • Responsable de Recepción y Office Manager

    hace 1 mes

    Ciudad de México Recurso óptimo A tiempo completo

    Nos encontramos en búsqueda de un responsable de recepción y así mismo Office Manager, que cuente con una grana actitud de servicio. Debes tener experiência en la posición mínimo un año y hablar inglés. **Requisitos**: Licenciatura concluida Estabilidad laboral y experiência comprobable Actitud de servicio, dinamismo y resolutor. Trabajo 100%...

  • Front Office Manager

    hace 4 semanas

    México Reclutamiento Bahía A tiempo completo

    **Vacante para la empresa Reclutamiento Bahía en Rivera Nayarit -Bahía de Banderas, Nayarit**: Front office manager/ gerente de recepción Excelente cadena hotelera busca: Front Office Manager - Experiência en hotelería mínima 4 años en all inclusive 4/5 diamantes. - Inglés avanzado, hablado, escrito y leído. - Disponibilidad de horario. - Liderazgo...

  • Office Manager Bilingue/ Assistant

    hace 4 semanas

    Ciudad de México HOFBRAS A tiempo completo

    **Únete a la gran familia como Office Manager.** **Zona a laborar: Santa Fe** **Buscamos**: - Lic. en administración de empresas. - Experiência en manejo y coordinación de espacios de trabajo. - Experiência como asistente personal - Excel intermedio. **Descripción del Puesto**: - Planificación y organización de la agenda diaria de la...

  • Manager of Engineering

    hace 1 mes

    Ciudad de México Equinox Engineering A tiempo completo

    **Manager of Engineering/ Office Manager** **Equinox Engineering - Professional Opportunity in Mexico City** - Position: Manager of Engineering & Office Manager_ **Key Responsibilities**: - Leading and supporting the growth of a multidisciplinary Engineering team ensuring quality and best practices for project delivery in the Oil & Gas sector. - Overseeing...

  • Secretaria / Office Manager

    hace 1 mes

    Ciudad de México DSI Mexico A tiempo completo

    Importante Consultoría Internacional en Cultura del cambio te invita a formar parte de su equipo como: - Secretaria / Office Manager Requisitos: _ - **EXCELENTE PRESENTACIÓN**: - Escolaridad: Licenciatura terminada en área económico - administrativa - Disponibilidad de tiempo completo L-V de 8:30 am a 5:30 pm - Inglés 50% - Experiência mínima de 3...

  • Manager of Engineering

    hace 1 mes

    Ciudad de México Equinox Engineering A tiempo completo

    **Equinox Engineering - Professional Opportunity in Mexico City** - Position: Manager of Engineering_ **Key Responsibilities**: - Ensure that department practices align with the policies and procedures of the organization. - Develop and use accurate, relevant financial and technical information for decision-making. - Consult with the President & CEO and...

  • Office Manager

    hace 1 mes

    Santiago de Querétaro, México Zetta A tiempo completo

    Estamos buscando un Project Manager altamente motivado y con experiencia para liderar nuestros proyectos con éxito. Si eres un líder proactivo, orientado a resultados y con excelentes habilidades de comunicación, ¡te estamos buscando!Responsabilidades:Planificar, ejecutar y supervisar proyectos desde el inicio hasta la finalización.Coordinar y dirigir...

  • Office Assistant

    hace 4 semanas

    Ciudad de México Page Personnel A tiempo completo

    Asistir a nível gerencia en temas administrativos - Experiência mínima de 3 años como Asistente / Office Manager **Sobre nuestro cliente**: Empresa transnacional del sector de retail **Descripción**: Principales responsabilidades - Gestión y agenda a nível dirección - Administración de la oficina - Coordinación de viajes y transporte -...

  • Office Manager

    hace 4 semanas

    Santiago de Querétaro, México Zetta A tiempo completo

    Estamos buscando un Project Manager altamente motivado y con experiencia para liderar nuestros proyectos con éxito. Si eres un líder proactivo, orientado a resultados y con excelentes habilidades de comunicación, ¡te estamos buscando! Responsabilidades: Planificar, ejecutar y supervisar proyectos desde el inicio hasta la finalización. Coordinar y...

  • Office Manager

    hace 1 mes

    Colonia Bosques de las Lomas, México GRUPO GWEP A tiempo completo

    **OFFICE MANAGER - RECEPCIONISTA** Somos Sector InmobiliarioCREAMOS OASIS URBANOS **Requerimos**: Office Manager para llevar el control de la oficina corporativa y brindar atención al personal interno y externo en sus requerimientos de información; dentro del día a día, esperamos que la persona pueda usar sus capacidades para fomentar la cultura...

  • Asistente Administrativa

    hace 4 semanas

    México ePeople Consulting A tiempo completo

    Para empresa de sector Inmobiliario buscamos **ASISTENTE ADMINISTRATIVA & OFFICE MANAGER** Lic. en Administración o carrera afín titulada **Inglés Conversacional** Excelente presentación Zona de trabajo: Alcaldía Miguel Hidalgo Experiência **Indispensable de 5 años en el mismo puesto** en Corporativos grandes, realizando las siguientes...

  • Project Manager

    hace 4 semanas

    Ciudad de México EMCA Recursos Humanos A tiempo completo

    **Project Manager** **Requisitos**: Edad: 30 a 40 Sexo: Indistinto Escolaridad: Ingeniero industrial, contador o Lic. en administración Experiência mínima de 3 años en puesto similar Indispensable experiência previa en planeación de proyectos o como project manager Manejo de paquetería office Funciones Responsable de los procesos de: -...