Back Office Manager

En Cognify estamos buscando nuestro Back Office Manager para unirse a nuestro equipo dinámico y en constante crecimiento. Si te apasiona el mundo de las finanzas, quieres ser parte de una industria con mucha proyección y tienes experiencia en la gestión de Back office de agencias de publicidad esta es tu oportunidad

En esta posición, la autogestión y el accountability son claves para el éxito. Buscamos a alguien que sea proactivo, responsable y capaz de tomar decisiones de forma independiente, siempre con el objetivo de alcanzar los mejores resultados.

La misión es
ser la columna vertebral de Cognify a nivel administrativo, gestionar el día a día de la agencia mediante su ERP garantizando que la agencia funcione como un reloj suizo optimizando procesos en finanzas, RH y supervisando el cumplimiento legal, permitiendo a los socios enfocarse en clientes y crecimiento estratégico del negocio.

1. Responsabilidades

A. Tesorería y Flujo de Efectivo (El Oxígeno)

• Cobranza Activa:
  No solo mandar la factura, sino perseguir el pago con clientes para asegurar el flujo de efectivo.
• Gestión de Bancos:
  Manejo de tokens, programación de pagos a proveedores
• Gestión de Proveedor de nómina:
  Supervisión y comunicación con proveedor de nómina
• Gestión de proveedor de contabilidad:
  Supervisión y comunicación con proveedor de contabilidad y estratégica fiscal.
• Facturación:
  Asegurar que cada factura emitida cumpla requisitos fiscales para cumplimiento con el SAT.

B. Rentabilidad de Proyectos (El Negocio)

• Control de Horas vs. Fee:
  Reporteo de horas de trabajo asignadas a proyectos de la agencia mediante la explotación de datos directos del ERP
• Gestión de Freelancers:
  Controlar el presupuesto de externos. Asegurar que firmen contrato, entreguen factura y pago.
• Reporteo Mensual:
  Reporte y estatus mensual con CFO, CEO y socios de la agencia con análisis de proyectos, estatus de facturación, y flujo de efectivo, con información extraída desde ERP

C. Administración de Talento (La Gente)

• Onboarding Operativo:
  Gestión de talento nuevo capacitando en procesos administrativos, asegurándose de la firma de contrato, asignación de equipo de cómputo, habilitación de correo, y acceso a canales de información.
• Incidencias de nómina:
  Reportar al contador externo las faltas, vacaciones, bonos o comisiones para que la nómina salga perfecta.
• Expedientes al día:
  Cuidar que todos tengan sus contratos de confidencialidad y laborales firmados (vital para el blindaje que te recomendó tu amigo de RH).

D. Infraestructura y "Office Management"

• Gestión de Software:
  Administrar las licencias (Adobe, Microsoft, CRM). Dar de baja a los usuarios que se van para no pagar licencias fantasma.
• Compras:
  Negociar con proveedores (laptops, seguros, insumos) para cuidar los costos fijos.

E. Implementación ERP

• Acompañar al equipo CLevel para la implementación de un nuevo ERP

2. Perfil del Candidato Ideal

• Formación:
  Lic. en Administración, Finanzas o Contabilidad.
• Experiencia:
  5+ años en puestos administrativos, preferentemente en
  Agencias de Publicidad, Consultoras o Despachos
  (donde se venden servicios/horas).
• Conocimientos Técnicos:
• Manejo avanzado de ERP (preferiblemente
  Odoo
  o sistemas basados en la nube).
• Entendimiento sólido de contabilidad, nómina y cumplimiento fiscal mexicano (RGPM).
• Capacidad para diseñar flujos operativos y matrices de responsabilidades (RACI).
• Personalidad:
• Ordenado/a:
  Que tenga un alto enfoque de orden todo en carpetas (físicas y en la nube).
• Firme pero amable:
  Que sepa cobrarle a un cliente o negarle un gasto innecesario a un creativo sin friccionar.
• Tech-savvy:
  Que sepa usar plataformas de bancos, facturación y sistemas en la nube avanzado sin ayuda.
• Confidencialidad:
  Alto sentido de cuidado de datos sensibles de la empresa

3. Ofrecemos

• Oportunidad de trabajo 80% remoto, pero indispensable que radique en CDMX o área metropolitana.
• Salario competitivo y negociable según experiencia y habilidades.
• Beneficios adicionales superiores a los establecidos por ley.
• Posición clave en un área con gran proyección y oportunidad de crecimiento. Interesados enviar CV y pretensiones económicas (indispensable) a y