Coordinador de Servicio Técnico

Coordinador (a) de Servicio Técnico

 Objetivo del puesto

Asegurar la operación eficiente y rentable del área de Servicio Técnico mediante la coordinación del programa de servicios, la gestión administrativa y logística, el seguimiento de indicadores y el control de inventarios, garantizando la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los estándares de calidad y tiempos de respuesta.

1. Ejecución y Operación de Servicios

• Apertura y cerrar las órdenes de servicio en CRM, asegurando el registro correcto y cierre en tiempo y forma.

• Dar seguimiento diario a servicios activos, reasignaciones, urgencias y prioridades.

• Supervisar el cumplimiento del programa de servicios y los tiempos de respuesta.

• Validar reportes, fotografías, y documentación entregada por los técnicos.

• Monitorear el desempeño individual y grupal (productividad, SLA, tiempos de atención).

• Coordinar con el área de Postventa y Ventas casos especiales o escalados.

Tiempo estimado: 35% de la jornada semanal (16 h/semana)

2. Planeación y Programa de Servicios

• Elaborar y mantener actualizado el programa semanal y mensual de servicios, asignando técnicos conforme a cargas, zonas y prioridades.

• Confirmar visitas con los clientes, horarios y accesos antes de la ejecución.

• Reagendar servicios según disponibilidad de técnicos, refacciones o requerimientos del cliente.

• Asegurar la correcta comunicación del programa a los técnicos y áreas relacionadas (almacén, ventas, postventa).

• Dar seguimiento al cumplimiento del programa y reportar desviaciones.

Tiempo estimado: 20% de la jornada (9 h/semana)

3. Gestión Administrativa y Control de Sistemas

• Administrar el CRM de Servicio Técnico (órdenes, cierres, reportes, tiempos y estatus).

• Validar monitores e indicadores (KPIs) semanales y mensuales del área.

• Detectar y corregir errores en sistema (SAP y CRM) para asegurar información confiable.

• Supervisar el papeleo administrativo requerido para ingreso a sitios de servicio (credenciales, exámenes médicos, cursos, permisos, etc.).

• Realizar inventarios cíclicos mensuales y monitorear los inventarios individuales de técnicos, conciliando diferencias.

• Controlar documentación de cierres, facturación, gastos y reportes.

Tiempo estimado: 25% de la jornada (11 h/semana)

 4. Logística y Apoyo Operativo

• Coordinar con el almacén los envíos urgentes de refacciones o materiales para asegurar la continuidad del servicio.

• Aprobar y gestionar gastos de viáticos, boletos de avión, hospedaje y reserva de autos.

• Confirmar itinerarios y disponibilidad de técnicos para servicios foráneos.

• Dar seguimiento a cotizaciones, pedidos y trabajos con talleres externos, validando calidad, tiempos y costos.

• Monitorear la correcta aplicación de refacciones y materiales en campo.

Tiempo estimado: 15% de la jornada (7 h/semana)

 5. Comunicación, Indicadores y Mejora Continua

• Elaborar reportes semanales y mensuales de desempeño.

• Detectar oportunidades de mejora en procesos, controles e integración entre áreas.

• Participar en reuniones de Postventa, Ventas y Servicio para alinear objetivos.

• Proponer estrategias de eficiencia y optimización del recurso técnico.

• Capacitar y acompañar al personal técnico en temas administrativos o de proceso.

Tiempo estimado: 5% de la jornada (2 h/semana)

Competencias Clave

• Liderazgo firme y empático

• Planeación operativa y control administrativo

• Comunicación efectiva

• Análisis de datos y seguimiento de KPIs

• Resolución de problemas y toma de decisiones

• Organización, disciplina y atención al detalle

 Perfil Requerido

• Ingeniería o carrera afín.

• Experiencia mínima de 3 años en coordinación técnica o de servicio.

• Manejo de SAP, CRM (Salesforce o similar) y Excel avanzado.

• Conocimiento en procesos técnicos, inventarios, logística y control administrativo.

• Habilidad para coordinar equipos multidisciplinarios y asegurar el cumplimiento de objetivos.

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