Grants Coordinator

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster.

Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 50 countries and more than 25 U.S.

cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions.

If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Alcance del programaEl IRC lleva casi 30 años trabajando en la programación centrada en la prevención y respuesta a la violencia contra los grupos más vulnerables en contextos humanitarios y es especialmente reconocida y respetada entre los actores humanitarios y de desarrollo por su liderazgo técnico en la prevención y respuesta a la violencia basada en género (VBG) y la programación de protección infantil. El IRC fue una de las primeras organizaciones humanitarias en responder en todos los puntos del arco de esta crisis regional; con una oficina en El Salvador que cubre la programación en Honduras y Guatemala, y con programas en la parte estadounidense enfocados en el reasentamiento y la integración. El trabajo de IRC en México apoya a las poblaciones de migrantes en todo el país, tanto aquellos que están en tránsito como aquellos que ven a México como un destino. Las áreas actuales del programa incluyen recuperación económica y desarrollo, el acceso a información, orientación cultural y una variedad de actividades de protección (apoyo psicosocial, empoderamiento de protección de mujeres, apoyo a poblaciones vulnerables, monitoreo de protección, etc.).

Alcance del rolBasado en Ciudad de México, el/la Coordinador/a de Subvenciones será el/la responsable general de la gestión de subvenciones para los programas de país en México y, además, contribuirá al desarrollo de propuestas de financiamiento. Reportando a la Directora Adjunta de Programas (DDP), él/ella trabajará en estrecha colaboración con los responsables de los equipos de terreno, finanzas, monitorio y evaluación y operaciones asegurándose del cumplimento de las regulaciones de los donantes.

La gestión abarcará todo el ciclo de vida de las subvenciones, incluyendo posibles propuestas, propuestas, subvenciones activas y cierres narrativos, financieros y otros que sean solicitados por los donantes.

Líneas de reporte:
Esta posición le reporta a: Dirección Adjunta de ProgramasA esta posición le reporta (n): Oficial de Informes y Gerente de Asociaciones.

Relaciones clave En el país:

Directora Adjunta de Programas (DDP), Director de País (CD), equipos de programas, finanzas, cadena de suministro y miembros del equipo de dirección.

En la región:

Equipo regional de apoyo al programa y subvenciones, director regional de finanzas, coordinador regional de acciones de medición y otros miembros del equipo regional.

Responsibilidades

Posicionamiento y desarrollo de propuestas

• Apoyar al DDP y al CD en la identificación de nuevas oportunidades de financiamiento, el mantenimiento de relaciones con los donantes y socios y la actualización de la Estrategia de Movilización de Recursos del país.
• Garantizar que se lleve a cabo el seguimiento, la investigación y el análisis de las estrategias de los donantes y se comparta con el personal pertinente del programa del país.
• Participar en el desarrollo de la propuesta, trabajando con el equipo de programas y garantizando una revisión precisa a nivel de la sede, reuniendo aportes de los coordinadores técnicos, asesores técnicos, el personal de monitoreo y evaluación y la Unidad Regional.
• En estrecha colaboración con el CD, actúe como la persona clave para coordinar las respuestas a las oportunidades de financiamiento, incluido el establecimiento de líneas de tiempo para el desarrollo y aprobación de propuestas.
• Asegurar que el sistema de IRC para manejar el desarrollo de propuestas con los departamentos de administración, programas, finanzas y operaciones sea comprendido y respetado, y dé como resultado propuestas relevantes y de calidad;
• Liderar el desarrollo de propuestas para presentarlas a donantes en coordinación con los líderes del sector y los equipos de finanzas y operaciones;
• Contribuir al desarrollo del presupuesto en coordinación con finanzas, programas y operaciones y asegurar que el presupuesto se alineé con la intervención propuesta y se incluyan los costos correctos.
• Asegurar que se sigan procedimientos de desarrollo de propuestas según regulaciones internas.
• Asistir a la alta gerencia en el enlace con los donantes y actuar como punto focal con los donantes en el país para oportunidades de financiamiento.
• Asegurar el enlace con los donantes cuando surja la necesidad y / o en ausencia de puntos focales de donantes regulares del IRC y asegurar la representación de los donantes a solicitud del DP o DDP
• Gestionar el sistema interno de seguimiento de oportunidades (OTIS - Opportunity Tracking Information System) manteniéndolo actualizado.

Gestión de subvenciones y cumplimiento

• Revisar los acuerdos de donantes y coordinar con el equipo regional para la aprobación
• Asegurar que las subvenciones o contratos de IRC en México estén bien administrados (incluido el mantenimiento de archivos completos de subvenciones) y se implementen de conformidad con las regulaciones pertinentes de los donantes y los procedimientos de IRC.
• Apoyar la coordinación de las reuniones del ciclo de proyectos (PCM) para garantizar que haya un seguimiento programático y financiero efectivo de los proyectos y conforme a las regulaciones del IRC y de los donantes.
• Escalar al CD, DDP y el equipo regional de programas y apoyo a subvenciones cuando haya desafíos en la ejecución de los proyectos para garantizar una gestión efectiva y de acorde a las normas y requerimientos de donantes.
• Proporcionar información y actualizaciones al grupo de liderazgo de IRC sobre todos los asuntos relacionados con el desarrollo empresarial y la gestión de subvenciones.
• Garantizar que se sigan las normas relevantes de adquisición de donantes para todas las subvenciones.
• Actuar como punto focal para las comunicaciones con las oficinas centrales de la región de América Latino y de la sede en temas de subvenciones
  
  Monitoreo y evaluación
• Proporcionar información y actualizaciones sobre todos los asuntos relacionados con el desarrollo empresarial y la gestión de subvenciones.
• Revisar los informes de donantes elaborados por los equipos de proyectos para verificar su precisión, calidad y cumplimiento de los requisitos de los donantes.
• Realizar reuniones de monitoreo de subvenciones para garantizar que las subvenciones se implementen de conformidad con las regulaciones del IRC y de los donantes, garantizando una gestión financiera sólida, aperturas y cierres operativos precisos y el seguimiento y la evaluación de la programación.

Relacionamiento con Socios y Gestión de Asociaciones:

• Asegurar una gestión de subcontratación de calidad de conformidad con el Sistema de gestión de socios del IRC ( ̈PEERS ̈)
• Participar en la determinación del alcance de los socios durante las etapas previas a la adjudicación y en el desarrollo de la propuesta (coordinación de acuerdos de trabajo en equipo, comunicación sobre los aportes técnicos y presupuestarios solicitados, etc.).
• Revisar los informes de investigación de los socios de subcontratación, evaluaciones previas a la adjudicación, acuerdos de subcontratación y modificaciones preparados por el equipo de Subvenciones.
• Trabajar con el equipo de país para organizar reuniones de apertura, revisión y cierre de subcontrataciones con los socios, así como visitas de monitoreo del programa y cumplimiento.
  Comunicaciones con donantes
• Trabajar con los gerentes de programa para desarrollar y producir materiales de comunicación e información de los proyectos de IRC México, como folletos, posters, hojas informativas, notas de promoción, documentos de posición, boletines, etc.
• En colaboración con equipo de monitorio y evaluación y los gerentes de programa, facilitar el desarrollo de historias de éxito, lecciones aprendidas, experiencias personales (blogs) del personal del programa de terreno
• Proporcionar documentos informativos e informes de situación, así como apoyar a los departamentos de comunicación de la sede en el desarrollo de materiales de comunicación externa.

Otros

• Desarrollar la capacidad de gestión de subvenciones de los equipos de terreno facilitando capacitaciones y brindando apoyo de seguimiento individual en la redacción de informes, gestión de presupuestos, seguimiento de indicadores, herramientas específicas de IRC y otros temas según sea necesario.
• Si es necesario, cuando sea necesario, realice visitas de monitoreo a las ubicaciones de terreno, si los protocolos de seguridad lo permiten.
• Actuar como custodio de la documentación del conocimiento institucional y las actividades del programa en coordinación con los supervisores y coordinadores del sector.

Educación y/o requisitos técnicos:

• Licenciatura concluida en Administración, Finanzas, Economía o áreas a fin.
• Deseable posgrado en un campo relevante.
• Manejo de paquetería office (nivel intermedio).
• Conocimiento del idioma inglés a nivel de negocios (nivel avanzado).
• Deseable experiencia en el trabajo de contexto humanitario; con personas en situaciones de vulnerabilidad, refugiadas o en situaciones de movilidad.
  

Experiencia laboral:

• Mínimo 7 años de experiencia en gestión de programas y gestión de subvenciones, en desarrollo propuestas, ciclos de planificación y gestión de proyectos, y diseño de programas.
• Mínimo 6 años de experiencia gestionando equipos y/o proyectos.
• Comprensión demostrable de los ciclos de planificación y gestión de proyectos con donantes institucionales y privados, y fuertes habilidades de diseño de programas.
• Se requiere conocimiento previo de los donantes y las regulaciones gubernamentales (ACNUR, USAID, ECHO, SIDA, UNICEF, donantes privados, etc.).
• Se requiere disponibilidad para viajar a los sitios de terreno y países en la región.

Esta descripción del trabajo no es una lista exhaustiva de las habilidades, el esfuerzo, los deberes y las responsabilidades asociadas al puesto.

#Li-6

Standard of Professional Conduct:

The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct.

These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.

Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect.

The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting.

We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.

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