Gerente de Eventos y Convenciones

El Gerente de Servicios de Conferencias facilita todos los aspectos del proceso de planeación de conferencias y eventos, incluyendo las funciones de banquetes y los arreglos de salas de juntas, fungiendo como el enlace principal entre el organizador del evento o cliente y el resort. Este puesto garantiza que toda la información del evento se comunique de manera precisa entre los departamentos, brindando una experiencia fluida y de alta calidad que cumpla o supere las expectativas del cliente desde la etapa previa a la apertura del resort en adelante.

Funciones Esenciales

• Elaborar los resúmenes de grupo diez (10) días antes de la llegada del grupo y revisar todos los detalles durante la junta semanal de personal.
• Cumplir con los procedimientos operativos estándar del departamento de Banquetes y Servicios de Conferencias.
• Colaborar en establecer y mantener el posicionamiento del resort como el recinto más exclusivo de la zona dentro de las comunidades social y corporativa.
• Seguir los procedimientos operativos estándar establecidos para todo el personal, a fin de atender de manera oportuna y minuciosa cada etapa del proceso de planeación de eventos, conforme a los estándares de protocolo del hotel.
• Garantizar el éxito de todas las inspecciones de sitio y visitas de clientes al resort mediante una planeación cuidadosa y la comunicación anticipada de información precisa a todos los departamentos.
• Lograr de manera proactiva puntajes de Medallia consistentemente altos, estableciendo una buena relación con los clientes, completando el trabajo de preparación de forma precisa y manteniéndose visible durante la conferencia para garantizar que se cumplan las expectativas del cliente.
• Generar negocios de alto rendimiento en ingresos para todas las habitaciones contratadas, espacios para eventos y servicios de banquetes.
• Realizar juntas previas y posteriores a la conferencia con los clientes, según corresponda.
• Garantizar que todas las cuentas de clientes actuales y futuros reciban atención conforme a los estándares del resort.
• Comunicarse con los Gerentes de Banquetes respecto a todas las funciones de banquetes relacionadas y transmitir las solicitudes de los clientes a los departamentos correspondientes.
• Garantizar que las Órdenes de Evento de Banquetes (BEO) sean precisas y proporcionar toda la información relevante a los departamentos correspondientes con al menos 15 días de anticipación al inicio del evento.
• Cumplir con las políticas de venta establecidas por el Director de Ventas y Mercadotecnia.
• Permanecer disponible para los gerentes del resort mientras se encuentre en la propiedad.
• Mantenerse al tanto de los ingresos del departamento y realizar ventas adicionales (upselling) en cada oportunidad posible.
• Participar en todas las juntas regulares y operativas según se requiera.

Requisitos Mínimos

• Horario de trabajo flexible, incluyendo fines de semana y días festivos, para atender las demandas de una operación de 24 horas.
• Se requiere un mínimo de 3 a 5 años de experiencia en servicios de conferencias, preferentemente como gerente en un hotel de convenciones de gran tamaño.
• Sólidos conocimientos informáticos, con la capacidad técnica y/o aptitud para utilizar plenamente Microsoft Word, Delphi, Excel, Outlook y otros sistemas de administración.
• Se requiere experiencia con conferencias de gran escala (citywide).
• Se prefiere experiencia en hoteles de lujo o de categoría superior.
• Atención excepcional al detalle y capacidad para manejar convenciones muy grandes, complejas y multifacéticas.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Se prefiere la certificación CMP o una designación similar de la industria.