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Compañía: Campari México S.A. de C.V

Nombre de Puesto: Gerente de Oficina

Localidad del Puesto: Guadalajara

Reporta a: Director General

Nivel Organizacional (global, regional o local): Local

________________________________________

Descripción General del Puesto

El Gerente de oficina es responsable de controlar el buen funcionamiento de las oficinas de Campari México, llevando a cabo tareas de administración de recursos y suministros de oficina, supervisar a personal operativo relacionado con la gestión de la oficina, garantizando que la oficina funcione de manera eficiente y sin problemas. Es responsable de velar por la aplicación de las normas generales de oficina, creando un buen ambiente de trabajo y asegurando una excelente comunicación en general, así como en términos de seguridad.

Misión/Objetivos

El Gerente de oficina es el punto de contacto para los empleados, la operación y los programas de oficinas. Coordina las actividades de mantenimiento y reparación de cualquier desperfecto que ocurra en las instalaciones, proveeduría de materiales y equipos, mensajería y servicios generales, planificando y controlando las áreas componentes del servicio, a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y garantizar las óptimas condiciones de las instalaciones de la Compañía.

Responsabilidades Principales y Actividades

  • Administración general de oficina
  • Elaboracion, administración y gestión del presupuesto de servicios generales.
  • Coordinar labores del analista de servicios generales y personal de aseo de oficina.
  • Contacto con la administradora, recepcionistas, personal de vigilancia, estacionamiento y monitores del edificio, así como los contactos de WeWork en Ciudad de México y Monterrey.
  • Administración y gestión de tarjetas de acceso a estacionamiento y/o torniquetes con el administrador del edificio
  • Comunicar, actualizar y hacer cumplir las políticas de seguridad y operación en la oficina.
  • Garantizar que se cuente con el mobiliario en óptimo funcionamiento, así como contar con stock sufiente para el llenado de las áreas de snack, bar y artículos kits de baños.
  • Programacion de mantenimiento de rutina de todo el equipo de oficina y reparaciones en general (coordinación de términos, condiciones y renovaciones de contratos de servicio).
  • Negociación de contratos de servicios directos para oficina (personal de limpieza, difusores, aire acondicionado)
  • Brindar soporte respecto a la coordinación de traslados/viajes a Arandas, al Aeropuerto y locales de visitantes de otros países.
  • Realización de reservaciones de hotel Centinela Grand en Arandas, en el caso de visitas internacionales (de USA o Italia).
  • Llevar el control de las salas de juntas en términos de limpieza y apoyo con coffee-break, working-lunch y eventos dentro de la oficina.
  • Suministro de papelería y productos de limpieza asegurando que siempre haya existencia, o realizando pedido de solicitudes especiales de material.
  • Notificar a los camparistas de sus visitantes y autorizacion de acceso de los mismos en la recepción del lobby de la torre, previa notificación de dichas visitas.
  • Introducción de nuestra oficina a nuevos camparistas en donde se indiquen las diferentes áreas de oficina y políticas a seguir en cada uno de ellas.
  • Realización de ordenes de compra y alta de nuevos proveedores para servicios generales.
  • Implementación/ coordinación y seguimiento de la comisión mixta de higiene y seguridad para oficinas.
  • Coordinación en conjunto con el analista de servicios generales de la brigada multifuncional de Campari.
  • Coordinar anualmente montaje de altar de muertos y árbol de navidad.
  • Travel & expense focal point MX
  • Funge como punto de contacto con el equipo Global de viajes en Campari, así como con ejecutiva de servicio de la agencia de viajes asignada a Campari
  • Realizar sesión de dudas y preguntas con camparistas de nuevo ingreso una vez que realizan el onboarding- curso en línea de Concur.
  • Brinda información y asesoría en caso de ser necesario con temas de gastos / viajes
  • Soporte para viajes del lead team MX
  • Realiza la conciliación mensual de la tarjeta de crédito virtual vs boletos de avión, y es contacto principal de la misma con Santander.
  • Soporte en eventos in-office
  • Coordinación semanal en oficina de desayunos o eventos en barra del bar según acorde al calendario establecido por RH
  • Comunicación con proveedores de servicios, y elaboración de las ordenes de compra correspondientes.
  • Asegurar que se cuenten con los insumos necesarios para las actividades relacionadas con bar campari.
  • Soporte en caso de ser requerido para evento de RH.
  • Coordinación de eventos en oficina que tengan como finalidad una celebración o conmemoración de una fecha o acontecimiento relevante.
  • Asistencia a dirección general
  • Coordina y hace arreglos de viaje en base a sus preferecias y agenda de eventos.
  • Elabora reportes de gastos cada vez que se requiere de forma precisa y puntual
  • Establece relación de trabajo con asistentes o puntos de contacto dentro de la organización para coordinación de viajes, juntas o eventos especiales.
  • Mantiene un alto nivel de confidencialidad con la información recibida o compartida.
  • Asistencia al área de finanzas
  • Elabora las ordenes de compra del área y da seguimiento las facturas y pago de estas.
  • Contacto con AON y responsable de la gestión de pagos de los seguros de Campari MX

Relaciones Principales

Internas: Director General, Lead Team, Recursos Humanos y Camparistas en general.

Externas: Agencia de viajes AMEX GBT y Hoteles JW Marriot, AC Marriot y City Express en GDL, proveedores diversos, administración del edificio en GDL y administración de WeWork.

Experiencia Requerida

  • Experiencia mínima de 3-5 años en puesto similar, con equipo bajo su responsabilidad al menos 1 año.

Educación

  • Licenciatura en Administración, comunicación o afín (titulado / trunco)

Habilidades

Funcionales

  • Toma de decisiones
  • Resolución de problemas
  • Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo.
  • Liderazgo
  • Habilidades solidas de comunicación , verbal y escrita
  • Negociación.

Técnicas

  • Conocimientos básicos de contaduría / finanzas
  • Experiencia en gestion de plataforma de viajes (deseable Concur).
  • Administración de presupuesto y/o proyectos
  • Coordinación de viajes (reservas de avión y hotel), eventos

Otras

  • Dominio en Microsoft suite (Outlook, One drive, Excel, Word, PowerPoint)
  • Coupa (Deseable)
  • Inglés avanzado
  • SAP (deseable)

Our commitment to Diversity & Inclusion:

At Campari Group we believe in building more value together, thus we see diversity in all forms as a source of enrichment. Our employment policies and practices ensure that we are committed to providing equal employment opportunities in all aspects of employment without regard to any individual's race, religion, creed, color, national origin, ancestry, physical disability, mental disability, medical condition, genetic information, marital status, sex, sexual orientation, gender identity or characteristics or expression, political affiliation or activity, age, veteran status, citizenship, or any other characteristic protected by law.

Note to applicants:

Your application will be assessed based on your abilities, expertise, general knowledge and experience, not because of any confidential, proprietary or trade secret information you may possess. You must not disclose to Campari Group any such information. In the event that you are asked a question that cannot be answered without disclosure of any confidential, proprietary or trade secret information (including from a current or prior employer or their vendors or customers), you must decline to answer the question.

Notice to third party agencies:

Please refrain from cold-calling or emailing our executive leadership team or the HR community directly. The Talent Acquisition department manages centralized recruiting operations globally, including the selection and management of external suppliers. Currently, our preferred supplier list is at full capacity. To ensure we have your information on file for future consideration, we kindly request that you complete the online form provided here.

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