Office Manager

hace 7 meses

Tlahuac, México Ezequiel Farca A tiempo completo

Office Manager (auxiliar administrativo)

Objetivo de la posición:
Brindar apoyo administrativo para el buen funcionamiento de la empresa, equipo y oficina. Es el responsable de llevar a cabo de manera eficiente las tareas administrativas y de oficina. Debe encargarse de archivar, planificar y coordinar eventos, así como redactar informes administrativos. Garantizando el buen funcionamiento diaria y correcto de la oficina.

Escolaridad:

- Licenciatura en Administración

Experiência: 3 a 5 años de experiência en administración general, administración general de oficina.

Conocimientos generales:

- Recepción
- Gestión de correspondencia y documentación
- Facturación
- Reservaciones (vuelos, hospedaje)
- Control de viáticos
- Cuentas por pagar
- Compras y adquisiciones de insumos.
- Mantenimiento de oficina
- Contabilidad básica: Elaboración y gestión de facturas y estados de cuenta
- SAP
- Excel avanzado
- Ingles básico

Competencias:

- Orientación al cliente: Brindar un servicio cordial y eficiente a visitantes y clientes.
- Organización: Mantener listas de contactos y gestionar la recepción de diversos materiales. Gestionar trabajos de mantenimiento y coordinar contratistas.
- Orientación al Detalle (Habilidad para identificar problemas y necesidades de mantenimiento con precisión)
- Comunicación efectiva: (Capacidad para comunicarse claramente con proveedores, contratistas y personal interno).
- Resolución de Problemas (Habilidad para gestionar y resolver problemas de mantenimiento y limpieza de manera oportuna y eficaz).
- Gestión documental: Organización y archivo de documentos físicos y digitales.
- Gestión de inventarios: Supervisar y mantener inventarios de suministros.
- Supervisión de Instalaciones y Reportes de Necesidades de Mantenimiento de Oficina
- Supervisión de la Limpieza de las Instalaciones
- Gestión de suministros: Asegurar la disponibilidad y el inventario adecuado de suministros de limpieza.

Actividades y funciones

Recepción
- Recepción y atención de llamadas telefónicas.
- Recepción de paquetería, insumos, muestrarios y documentos comerciales, fiscales, administrativos y legales de la empresa.
- Mantener listas de contactos internos y externos
- Atención a clientes y visitantes
- Control de ingresos y accesos mediante aplicación digital.

Gestión de Correspondencia y documentación
- Supervisar el manejo de la correspondencia entrante y saliente.
- Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales.
- Redacción y edición de informes y otros documentos oficiales.

Control de suministros
- Realizar pedidos de suministros e insumos de papelería y limpieza
- Realizar pedidos de materiales y equipos necesarios.
- Supervisar y mantener el inventario de suministros de oficina.
- Entrega d suministros
- Emitir reportes

Administración
- Control de agendas
- Control de sala de juntas
- Preparación de Juntas
- Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
- Consolidación de horas por proyecto de manera semanal.
- Realizar comunicados generales de requerimientos de área (limpieza, horas por proyecto, uso y mantenimiento de instalaciones, etc.).
- Conciliación de gastos American Express

Reservaciones
- Realizar reservación de hoteles
- Realizar búsqueda y compra de compra de vuelos

Viáticos
- Control de viáticos por viajes en proyectos

Facturación
- Elaboración y gestión de facturas
- Estados de cuenta clientes
- Realizar Cotizaciones en SAP para clientes

Supervisión de instalaciones y reportes de necesidades mantenimiento de oficina
- Realizar inspecciones regulares de las instalaciones para asegurar que todo esté en buen estado y funcionando correctamente (Puertas, pisos, baños, ventanas, escaleras, bombas, iluminación, aire acondicionado, mobiliario, equipos, computadoras, teléfonos, impresoras
- Identificar y reportar cualquier problema o irregularidad en las instalaciones, como daños, desgaste o fallas.
- Identificar y documentar las necesidades de mantenimiento de la oficina, incluyendo reparaciones menores y mayores.
- Gestionar el uso eficiente del espacio de la oficina, asegurando que los recursos y áreas comunes se utilicen de manera óptima.
- Selección de Proveedores (mantenimiento, limpieza).
- Elaborar y presentar cotizaciones de los servicios de mantenimiento necesarios y requeridos.
- Planificar y programar, en conjunto con la Gerencia de Administración y la Dirección de Operaciones trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo para minimizar las interrupciones en la operación.
- Coordinar y supervisar el trabajo de contratistas y proveedores externos que realizan reparaciones y mantenimiento.
- Crear y mantener registros detallados de todas las actividades de mantenimiento realizadas, incluyendo fechas, costos y resultados.
- Evaluar la eficacia de los trabajos de mantenimiento realizados y proponer mejoras continuas en los procesos.
- Generar informes periódicos sobre el estado de las inst

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Caliente.mx A tiempo completo

    The **Office Manager** is responsible for the overall administration of the office, including the reception area, facilities, and administrative support. **Position tasks / Responsibilities** - People Support: Provide professional and efficient support to employees and clients, both in person and by phone, addressing their inquiries and concerns. -...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México NDA A tiempo completo

    We're an established international digital company in the exciting world of sports betting and online gaming. With about 7 years in the industry, we've grown steadily and now operate in 7 countries across Asia and Latin America. Our success comes from developing products in-house and having a dedicated team of over 3000 full-time employees. Unlike others, we...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Catena Activos Alternativos A tiempo completo

    Somos **Catena** una administradora de activos alternativos enfocada en crédito líder en México. Nuestra estrategia principal es la Deuda Privada, incluyendo dos fondos enfocados en Crédito Corporativo y el primer fondo de deuda de Bienes Raíces en México. Si eres una persona organizada, proactiva y con gusto por la atención al cliente, ¡esta es tu...

  • Office Manager

    hace 7 meses

    Tlahuac, México Catena Activos Alternativos A tiempo completo

    Somos **Catena** una administradora de activos alternativos enfocada en crédito líder en México. Nuestra estrategia principal es la Deuda Privada, incluyendo dos fondos enfocados en Crédito Corporativo y el primer fondo de deuda de Bienes Raíces en México. Si eres una persona organizada, proactiva y con gusto por la atención al cliente, ¡esta es tu...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Seguridad Privada Nacional A tiempo completo

    SEGURIDAD PRIVADA NACIONAL, está en búsqueda de tu talento como: **OFFICE MANAGER**: **Actividades a realizar**: - Manejo y conocimientos de administración en general. - Uso Avanzado de Microsoft Office 365 avanzado. - Elaborar informes, presentaciones y resúmenes (manejo adecuado de PowerPoint). - Trato con proveedores, incluyendo búsqueda de nuevos...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México BGRT BACKGROUND HUNTERS A tiempo completo

    **Vacante para la empresa BGRT BACKGROUND HUNTERS en Insurgentes / Reforma -Cuauhtémoc, Ciudad de México**: Despacho Jurídico solicita **Office Manager** **Experiência en**: - Control de oficina - Archivo físico y digital, mantener actualizado sistema de juicios. - Agenda y recordar con tiempo de anticipacion reuniones, audiencias, etc. - Compra de...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Pawerful Pet Shop SA de CV A tiempo completo

    **Vacante para la empresa Pawerful Pet Shop SA de CV en Benito Juárez, Ciudad de México**: **SOMOS UNA EMPRESA DEDICADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE ARTÍCULOS PARA MASCOTAS, CONTAMOS CON MÁS DE SEIS SUCURSALES Y ESTAMOS EN EXPANSIÓN. ESTAMOS BUSCANDO TU TALENTO PARA FORMAR PARTE DE NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO.** **Office Manager** **OFRECEMOS**: -...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Match Consulting A tiempo completo

    Aseguradora Mexicana altamente reconocida dentro de su ramo se encuentra en búsqueda de Office Manager. **Responsabilidades**: - Atender las llamadas, siendo el contacto directo de toda persona que se comunica a la oficina. - Recibir la correspondencia, las visitas externas/ internas, los proveedores, las inspecciones, el mantenimiento del edificio,...

  • Office Manager

    hace 7 meses

    Tlahuac, México MRI Network A tiempo completo

    **Office Manager** **Departamento: Operaciones, División: Logística CDMX** **Misión del Puesto** Potenciar la acción comercial en el territorio asignado en coordinación con el resto de las divisiones del Grupo y el Regional Manager, para la consecución de los objetivos y estrategias económicas y de actividad definidas por la empresa, y...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Antares HR A tiempo completo

    En AntaresHR, conectamos talento excepcional con oportunidades únicas. Actualmente, estamos buscando una posición de **Office Manager** para una empresa de consultoría y asesoría a empresas. Esta posición es crucial para ayudar a que se cumplan los objetivos con los más altos níveles de calidad en el servicio. **¿Qué Harás?** Como **Office...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México IGE A tiempo completo

    **Position: Office Manager / Design Studio - Bilingual** Role-Mission : Our company is opening a new small office and design studio in Mexico City to support our operations in the US. We are looking for a capable individual to assist with the studio's implementation, hiring, and management of the new personnel and overall office. We want someone with...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Human Capital International (HCI) A tiempo completo

    Empresa de renta de espacios de trabajo compartidos y oficinas privadas busca **OFFICE MANAGER** para su centro de trabajo ubicado en Bosques de las Lomas. Horario: Lunes a Viernes Ubicación: Colonia Bosques de las Lomas, Santa Fé. Salario: $10,000 a $13,000 pesos + Prestaciones de Ley - Las principales responsabilidades del puesto son:_ - Atender a...

  • Manager de Ventas Home Office

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Human Access A tiempo completo

    Importante empresa dedicada a pymes está en búsqueda de tu talento como: Community manager Ofrecemos: - Salario Base Mensual libres - Bono por alcance de Meta - Bono de $1,000 por venta - Bono de Excelencia $7,500 - Prestaciones de Ley - Premios al empleado del mes Buscamos - Experiência de 2 años - Facilidad de Palabra - Lic Concluida (de preferencia...

  • Administrative Assistant/ Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Meta A tiempo completo

    **Administrative Assistant/ Office Manager Responsibilities**: - Coordinate internal and external meetings - Manage complex calendar set-up and movement - Prepare expense reports and purchase requisitions - Coordinate both domestic and international travel arrangements - Organize space planning, strategic offsite events and team all-hands meetings - Build...

  • Office Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México MGGL Servicios A tiempo completo

    **MGGL somos una firma líder jurídica especializada en el litigio y asesoría laboral para el sector empresarial, por crecimiento nos esncontramos en búsqueda de tu talento como**: **Office Manager / Asistente de Dirección** **Requisitos**: Licenciatura en área administrativa o afines Inglés Avanzado Indispensable 3 años de experiência en puestos...

  • Content Social Media Manager

    hace 6 meses

    Tlahuac, México UNISER A tiempo completo

    **Vacante para la empresa UNISER en Benito Juárez, Ciudad de México**: **CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y EXPERIENCIA COMPROBABLES**: - Experiência como Content Manager y Social Media Manager - Planificación, estrategia y establecimiento de objetivos - Generación de parrilla y programación de contenido en RRSS - Generación de audiencias en RRSS -...

  • Gerente Ti

    hace 6 meses

    Tlahuac, México ADMINISTRATIVE MANAGER A tiempo completo

    Education: Systems Engineering, bilingual Knowledge: - Administration and maintenance of servers and networks, - Administration of computer and communication equipment, - Systems development, - Configuring switches, - Creation, development and administration of web pages, - Management of switches, CISCO routers, access points, - ERP, CRM and BI...

  • Office Assistant

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Biz Latin Hub A tiempo completo

    **Job Title**:Office & Data Entry Assistant **Type of Contract**:Full Time/Indefinite **Job Modality**: On-site **Location**:Mexico City, Mexico **About Our Client**: This company has been at the forefront of delivering Integrated Office & Facilities Management, Mail, and Print Services Outsourcing in the U.S. They are proud to be one of the largest...

  • Channel Manager Ti

    hace 6 meses

    Tlahuac, México Training Talent A tiempo completo

    **Vacante para la empresa Training Talent en Benito Juárez, Ciudad de México**: Un gran lugar para trabajar y desarrollarte a largo plazo, somos un grupo de empresas dedicas a soluciones de software corporativo, socios premier de Microsoft, AWS, Cisco y colaborador de mayoristas como Licencias on Line, Ingram, Team, etc. buscamos un Gerente de Canales TI...

  • Community Manager Trainee

    hace 6 meses

    Tlahuac, México ABCW GLOBAL A tiempo completo

    **Vacante para la empresa ABCW GLOBAL en Benito Juárez, Ciudad de México**: ¿Te gustaría ser parte del equipo? Nuestro Community Manager Trainee da apoyo al equipo, llevando cuentas pequeñas mientras desarrolla su experiência, generando mayor participación a través de las redes sociales. **Requisitos**: - Lic. en comunicación social, marketing o...